Rimborso spese dei volontari: modulo gratuito in Word e PDF
Il rimborso ai volontari è l'unico denaro che un'associazione può dare a chi presta servizio, ed è anche il punto in cui si scivola più facilmente in un compenso vietato: la cifra uguale per tutti a fine mese, il «forfait carburante», il rimborso senza nessun giustificativo.
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Cosa c'è dentro
- Dati del volontario e attività per cui ha sostenuto le spese
- Tabella delle spese documentate, con i giustificativi allegati
- Sezione separata per le spese in autocertificazione, con i limiti di legge
- Dichiarazione ai sensi dell'art. 46 del DPR 445/2000
- Riquadro per l'approvazione e la data di pagamento
Come si compila
Le cose che conviene sapere prima di riempirlo, non dopo.
Si rimborsano solo spese effettivamente sostenute
L'art. 17 comma 3 del Codice del Terzo Settore dice che al volontario possono essere rimborsate soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l'attività prestata, entro limiti massimi e alle condizioni stabilite dall'ente. I rimborsi spese di tipo forfetario sono vietati.
Prima serve la delibera
I tipi di spesa rimborsabili e i limiti li stabilisce l'ente, prima. Un rimborso pagato senza aver mai deliberato nulla è fuori regola anche se la spesa è vera: il modello ha un campo per gli estremi della delibera.
L'autocertificazione ha tetti precisi
L'art. 17 comma 4 consente di rimborsare spese autocertificate con dichiarazione sostitutiva (art. 46 DPR 445/2000) entro 10 euro al giorno e 150 euro al mese per volontario, se l'organo sociale competente ha deliberato sulle tipologie di spesa e sulle attività per cui è ammessa. Non vale per le attività di donazione di sangue e di organi. Autocertificato non significa forfetario: la spesa deve comunque esserci stata.
I rimborsi chilometrici vanno calcolati, non stimati
Tratta, chilometri e tariffa per chilometro deliberata dall'ente: con questi tre dati il rimborso si spiega guardando quanto ha speso il volontario. Se si spiega guardando quanto ha lavorato, è un compenso.
Dove questo foglio non arriva
Il modulo di carta non controlla se lo stesso volontario, sommando tutte le richieste del mese, ha superato i 150 euro in autocertificazione. È un conto che va fatto a parte, volontario per volontario.
Domande frequenti
Si può dare ai volontari un rimborso forfettario mensile?
No. L'art. 17 comma 3 CTS vieta i rimborsi spese di tipo forfetario. Una somma uguale per tutti, non legata a spese reali, rischia di essere riqualificata come compenso.
I limiti di 10 e 150 euro sono cambiati nel 2024?
La legge 104/2024 ha modificato molti articoli del Codice, ma non l'art. 17 né gli importi dell'autocertificazione. Le modifiche di cui si è parlato riguardano lo sport.
I giustificativi vanno conservati?
Sì, insieme alla richiesta: sono la prova che la spesa c'è stata. Per le spese autocertificate la prova è la dichiarazione stessa, con la copia del documento d'identità del volontario.
E se un giorno non basta più
Questo foglio lo compilate a mano, e va benissimo così: per molte associazioni è tutto quello che serve. SempliCo lo tiene aggiornato da solo — stessa impaginazione, stesse colonne — e lo stampa già pronto quando serve.
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