Organizzazioni di volontariato
Il gestionale per una ODV, dove i volontari non sono una casella
Per una ODV i volontari non sono un'anagrafica in più: sono il requisito per restare iscritti alla vostra sezione del RUNTS. Registro dell'art. 17, polizze dell'art. 18, rimborsi documentati e rendiconto per cassa — nello stesso posto, e già collegati fra loro.
Nessuna carta di credito · Tutti i moduli visibili · Alla scadenza non parte nessun addebito
Cosa cambia, se siete una ODV e non una APS
Cinque cose che il Codice del Terzo Settore chiede a voi e non a un'associazione di promozione sociale. Ogni riga porta l'articolo: potete verificarla, ed è quello che vi consigliamo di fare con qualunque cosa leggiate sul sito di un fornitore.
Art. 32 c. 1 CTS
I volontari non sono un dettaglio: sono il requisito
Una ODV svolge la propria attività «avvalendosi in modo prevalente dell'attività di volontariato dei propri associati». Non è una descrizione, è la condizione per stare in quella sezione del registro: se i volontari smettono di essere prevalenti, non siete più una ODV. Un'APS quel vincolo non ce l'ha.
Art. 17 c. 1 CTS
Il registro dei volontari, e la vidimazione
I volontari non occasionali vanno iscritti in un apposito registro. È l'unico libro sociale per cui serve una vidimazione, e in moltissime ODV è ancora un quaderno: la numerazione salta, le date di cessazione non si scrivono, e nessuno sa dire chi oggi risulti in attività.
Art. 18 c. 1 CTS
L'assicurazione è obbligatoria, e parte dal registro
Infortuni, malattie connesse all'attività e responsabilità civile verso terzi. Il D.M. 6 ottobre 2021 ammette le polizze collettive e lega la decorrenza della copertura all'iscrizione nel registro: una data scritta in ritardo non è un ritardo burocratico, è un giorno scoperto.
Art. 33 c. 1 CTS
Il rapporto fra lavoratori e volontari, che qualcuno vi chiederà
Una ODV può avere dipendenti o collaboratori, ma «il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari». Per dimostrare di rispettarlo dovete saper dire quanti volontari avete a una certa data — e l'unico documento che lo prova è il registro.
Art. 33 c. 3 CTS
Ai volontari si rimborsano solo spese documentate
Per l'attività di interesse generale prestata, una ODV può ricevere soltanto il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate. Significa che ogni rimborso deve avere una pezza d'appoggio e una riga in contabilità: è la parte che di solito si scopre a marzo, ricostruendo un anno di scontrini.
Cosa fa SempliCo su ognuno di questi punti
Sei cose concrete, tutte verificabili aprendo il gestionale in prova. Se una di queste righe non corrispondesse a quello che trovate dentro, sarebbe un difetto da segnalarci.
Registro con numerazione che non si ricicla
Il numero di registro è progressivo per associazione e non torna mai indietro, nemmeno cancellando l'ultima iscrizione: su un documento che prova chi era coperto e quando, un numero riassegnato a una persona diversa rende ambiguo il richiamo in una polizza numerica. Occasionali e non occasionali restano distinti.
Come funzionaStampa pronta da portare a vidimare
Intestata alla vostra associazione, con le pagine numerate. La vidimazione resta un adempimento vostro — la fa un notaio o un altro pubblico ufficiale abilitato, non un software.
Come funzionaPolizza collettiva con le tre coperture separate
Infortuni, malattie e RC terzi sono registrate una per una, perché capita che una polizza ne copra solo una parte: dirvi «coperti» quando ne manca una sarebbe la bugia più costosa che un gestionale possa raccontarvi.
Come funzionaAllarme sui volontari scoperti
Se oggi ci sono volontari in attività senza una polizza valida a quella data, lo vedete entrando, non dopo un infortunio. Il conteggio dei volontari in attività è anche il numero che vi serve per il rapporto dell'art. 33.
Come funzionaRimborsi spese che scrivono da soli in contabilità
Il rimborso registrato sul turno del volontario diventa un'uscita in contabilità, con il suo nome e sulla voce di rendiconto che avete scelto. A marzo il rendiconto è già lì, invece di essere tre settimane di ricostruzione a ritroso.
Come funzionaRendiconto per cassa e raccolte fondi
Modello D e Modello E (il rendiconto aggregato per gli ETS sotto i 60.000 euro di entrate), più il rendiconto della singola raccolta pubblica di fondi, che va allegato al bilancio e che quasi nessuno vi prepara.
Come funzionaCosa non facciamo per voi
Scritto qui, non scoperto durante la prova.
- —Non vidimiamo il registro dei volontari e non lo dichiariamo «a norma» in nome vostro: la stampa la produciamo noi, la vidimazione e la responsabilità della tenuta restano dell'ente.
- —Non depositiamo il bilancio al RUNTS al posto vostro. Nessun software può farlo — se qualcuno vi dice di sì, chiedete una dimostrazione dal vivo.
- —Non emettiamo fatture elettroniche verso lo SDI: se la vostra ODV ha un'attività commerciale che le emette, vi serve anche un altro strumento.
- —Non ci sostituiamo al commercialista sulla scelta del modello di bilancio, né vi diciamo se un'attività rientra fra quelle diverse dell'art. 6: sono valutazioni che restano vostre e del vostro consulente.
- —Non gestiamo allertamenti e collegamenti con le sale operative regionali: per quello servono i gestionali verticali del soccorso, e ve lo diciamo prima, non alla terza fattura.
Quanto costa a una ODV
Starter €19,00 al mese IVA inclusa: contabilità e libri sociali, soci e quote, registro dei volontari e polizze. Il registro non è nel piano più caro — se avete volontari, c'è e basta. Se vi servono anche mezzi, turni, magazzino ed eventi, la Full Suite costa €39,00 al mese; un modulo singolo sopra lo Starter costa €7,00 al mese.
Domande che ci fanno le ODV
Va bene anche se siamo una ODV piccola, con quindici volontari?
Sì, ed è il caso per cui è pensato. Il registro dei volontari e le polizze sono nel piano Starter, non nel più caro: se avete volontari, il registro c'è. Gli obblighi dell'art. 17 e dell'art. 18 non si graduano per dimensione — valgono uguali a quindici volontari e a duecento.
Il registro tenuto con SempliCo è già vidimato?
No, e diffidate di chi ve lo dice. SempliCo produce la stampa numerata e coerente, pronta da portare a vidimare; la vidimazione è un atto di un notaio o di un altro pubblico ufficiale abilitato. Se tenete il registro in formato elettronico, il D.M. 6 ottobre 2021 chiede che il sistema assicuri inalterabilità delle scritture e data delle registrazioni: come si dimostra, e su cosa le fonti divergono, lo trovate nella guida dedicata.
Siamo una ODV di protezione civile: ci serve altro?
Probabilmente sì, e conviene saperlo prima. Se il vostro lavoro è fatto di mezzi, turni di reperibilità e magazzino operativo, quei tre moduli ci sono e sono collegati alla contabilità. Se invece vi serve il collegamento con le sale operative regionali o la gestione degli allertamenti, SempliCo non lo fa: quello è il terreno dei gestionali verticali per il soccorso.
Che differenza c'è rispetto a un gestionale per APS?
Le due forme condividono quasi tutto — libri sociali, quote, rendiconto — e stanno in due sezioni diverse del RUNTS (art. 46). La differenza sta nei volontari: per una ODV sono il requisito di esistenza (art. 32), il registro è un obbligo (art. 17), l'assicurazione pure (art. 18) e il rapporto fra lavoratori e volontari è vincolato (art. 33). Un gestionale che tratta i volontari come una casella sulla scheda del socio funziona per una APS, non per voi.
Approfondimenti sul registro, sulle polizze e sui rimborsi: le guide sui volontari.
Non siete una ODV?
Gli obblighi cambiano con la forma giuridica, e cambiano anche le pagine.
Siete una APS
Potete svolgere l'attività anche verso chi socio non è, e il vostro limite sul personale ha due misure invece di una.
Aprite la paginaSiete una Pro Loco
Quasi sempre siete anche una APS, ma il vostro anno è fatto di manifestazioni: cassa dell'evento, magazzino e rendiconto della raccolta fondi.
Aprite la paginaSiete una parrocchia
Il Codice si applica solo al vostro ramo ETS, e chiede scritture contabili tenute separatamente da quelle dell'ente religioso.
Aprite la paginaIscrivete il primo volontario stasera
Sette giorni, tutti i moduli, senza carta di credito. Il tempo di caricare i volontari che avete e di vedere se il registro stampato somiglia a quello che vi serve.
Dati cifrati e isolati per associazione · I dati restano vostri, sempre esportabili