Modelli gratuiti per la vostra associazione
20 documenti che servono davvero nella vita di un'associazione: libri sociali, assemblee, soci e quote, ricevute, volontari, raccolte fondi e attrezzature. In PDF da stampare, in Excel o in Word da compilare al computer — e alcuni si compilano direttamente online.
Nessuna registrazione, nessuna email da lasciare, nessun costo
Preferite non partire da un foglio bianco? Verbali, convocazione, delega, domanda di ammissione e ricevute si compilano anche online: inserite i dati e scaricate il documento già pronto in Word.
Apri il generatoreAssemblee e libri sociali
Verbale di assemblea
Il verbale si scrive la sera stessa, di fretta, e nove volte su dieci si copia quello dell'anno prima cambiando le date. Poi arriva la volta in cui serve dimostrare come è stata presa una decisione — un contributo, una banca, una controversia fra soci — e quel foglio deve reggere da solo, senza nessuno accanto che spieghi cosa si intendeva.
Convocazione dell'assemblea
La convocazione è il punto in cui si decide se un'assemblea reggerà a una contestazione. Un messaggio nel gruppo, un cartello in sede, un ordine del giorno che dice solo «bilancio»: sono i vizi che fanno annullare le delibere, anche a distanza di mesi e anche se in sala nessuno aveva obiezioni.
Delega per l'assemblea
La busta di deleghe firmate e senza nome, raccolte «per sicurezza» prima dell'assemblea, è una delle abitudini più diffuse nelle associazioni. Ed è anche una delle poche che la legge esclude espressamente.
Verbale del consiglio direttivo
Il consiglio direttivo decide quasi tutto: ammissioni, spese, rimborsi, convocazioni. Eppure il suo libro dei verbali è spesso il più trascurato, scritto a memoria giorni dopo o tenuto su fogli sparsi. È il documento che dimostra, anni dopo, chi ha deciso cosa.
Soci e quote
Libro soci
L'elenco dei soci sta in un foglio Excel fatto da qualcuno tre anni fa, le quote incassate in un quaderno, gli indirizzi email nella rubrica di un telefono. Finché il tesoriere è sempre lo stesso funziona. Il giorno che cambia, l'associazione scopre di non avere un elenco: ne ha tre versioni diverse, e nessuno sa quale sia quella buona.
Domanda di ammissione a socio
Il modulo di iscrizione è spesso l'eredità di chi c'era prima: chiede la professione, lo stato civile, a volte il certificato medico, e ha in fondo la casella «autorizzo il trattamento dei dati». E intanto nessuno ricorda che socio non si diventa pagando la quota, ma quando il consiglio direttivo delibera l'ammissione.
Ricevuta della quota associativa
Il rinnovo delle quote arriva ogni anno nello stesso periodo, e ogni anno il blocchetto delle ricevute è finito, o i numeri sono saltati, o nessuno ricorda chi ha pagato in contanti al banchetto. Una ricevuta ordinata è la prova più semplice che una quota è stata versata.
Volontari e turni
Registro dei volontari
Il registro dei volontari è l'unico libro sociale per cui serve una vidimazione, e in moltissime associazioni è un quaderno comprato in cartoleria con le colonne disegnate a righello. Funziona finché non salta un numero, o finché non bisogna dimostrare chi era in attività — e assicurato — in una certa data.
Richiesta di rimborso spese del volontario
Il rimborso ai volontari è l'unico denaro che un'associazione può dare a chi presta servizio, ed è anche il punto in cui si scivola più facilmente in un compenso vietato: la cifra uguale per tutti a fine mese, il «forfait carburante», il rimborso senza nessun giustificativo.
Foglio turni dei volontari
Il gruppo WhatsApp dove si chiede chi c'è sabato, il cartellone in sede con le caselle scritte a matita, il coordinatore che la domenica sera ricompone la settimana a memoria. Finché un turno resta scoperto e ci si accorge che nessuno sapeva di doverlo coprire.
Contabilità, donazioni e raccolte fondi
Prima nota
In quasi tutte le associazioni la contabilità dell'anno si fa a marzo, in tre settimane, ricostruendo a ritroso scontrini e bonifici. Non per pigrizia: tenerla in ordine su un foglio significa ricordarsi di aprirlo ogni volta che passa un euro, e non succede. Poi il saldo non torna e nessuno sa da quale riga sia partito lo scarto.
Ricevuta per erogazione liberale
«Mi serve la ricevuta per il 730» arriva sempre mesi dopo la donazione. E a quel punto il problema non è il foglio: è sapere se quella somma era davvero detraibile, e se è arrivata con un mezzo che lo consente.
Rendiconto della raccolta fondi occasionale
La cena di primavera, il banchetto delle uova di Pasqua, la campagna di Natale: tre raccolte, tre rendiconti. Quasi tutte le associazioni ne fanno uno solo con la somma di fine anno, ed è proprio quello che la norma non permette.
Altri modelli
Sollecito della quota associativa
A marzo l'elenco di chi non ha rinnovato è lungo, e nessuno ha voglia di fare la parte di chi chiede soldi agli amici. Così il sollecito non parte, oppure parte come messaggio nel gruppo, con un tono che non piace a nessuno. Poi arriva l'assemblea e bisogna decidere chi vota, senza aver mai scritto a chi non era in regola.
Lettera di recesso del socio
Un socio che se ne va lo dice a voce, al telefono o in un messaggio al presidente. Nessuno scrive niente, la riga resta nel libro soci e l'anno dopo gli arriva la convocazione, oppure viene contato nel quorum. Il giorno in cui qualcuno chiede da quando non era più socio, la risposta non c'è.
Dimissioni da consigliere
Il tesoriere che se ne va a metà mandato lo annuncia alla fine di una riunione, e da quel momento nessuno sa bene chi firma i pagamenti, chi ha le credenziali della banca e se il consiglio è ancora al completo. Le dimissioni si danno in un minuto; tutto quello che viene dopo richiede che siano scritte.
Liberatoria per foto e video
Le foto della festa vanno sulla pagina Facebook la sera stessa, e nessuno si è chiesto se tutte le persone ritratte fossero d'accordo, o se fra loro ci fossero dei bambini. Finché una mamma chiede di togliere la foto del figlio, e l'associazione scopre di non avere niente di scritto.
Informativa privacy per i soci
L'informativa dell'associazione è spesso di tre pagine, copiata anni fa dal sito di un'azienda: cita la «legge 675», parla di marketing e finisce con la casella «acconsento». Nessuno l'ha mai letta, e non dice le due cose che servono davvero: chi tratta i dati dei soci e per farci cosa.
Richiesta di contributo o patrocinio al Comune
La festa è fra due mesi e qualcuno dice «chiediamo il patrocinio al Comune». Si scrive una mail all'assessore, che risponde di passare dall'ufficio, dove scoprite che c'era un regolamento, un modulo e una scadenza. Spesso già passata.
Perché sono gratis davvero
Perché un modello dietro a un modulo da compilare non lo scarica nessuno, e soprattutto non lo linka nessuno. Preferiamo che questi fogli girino: se vi bastano, ci fa piacere lo stesso — molte associazioni vanno avanti benissimo con un raccoglitore e un file Excel, e non abbiamo nessun motivo per raccontarvi il contrario.
Questi fogli smettono di bastare quando i soci diventano cento, i volontari da assicurare trenta, o il saldo non torna e servono dodici mesi da ricontrollare. Quello è il lavoro di SempliCo — e questi fogli escono dallo stesso motore che li stampa dentro il gestionale.
Vi avvisiamo quando ne pubblichiamo uno nuovo
Un'email il giovedì: un modello, una scadenza in arrivo, una guida. I file di questa pagina restano gratis e senza registrazione, adesso e dopo.
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