La delega per l'assemblea dell'associazione: come si scrive, a chi si può dare, quante se ne possono tenere (con fac-simile)

Quando serve una delega?

Serve quando un socio non può partecipare all'assemblea, né di persona né collegandosi a
distanza, e vuole che il suo voto conti lo stesso. Con la delega autorizza un altro socio a
presentarsi e a votare al posto suo.

Prima di tutto, una verifica: se il vostro statuto permette di partecipare in
videoconferenza, spesso la delega non serve. Dal 2024 la partecipazione a distanza è ammessa
anche quando lo statuto non la prevede, purché non la vieti espressamente
(ne abbiamo scritto qui).
Un socio che si collega vota da sé, e nessuno deve contare le deleghe.

Quando però la persona non può proprio esserci, la delega resta lo strumento giusto. Le
regole sono poche, ma quasi tutti i fac-simile che si trovano in rete vengono dal mondo dei
condomini o delle società, e ne dimenticano una o due.

Che cosa dice la legge?

Per le associazioni iscritte al RUNTS, comprese ODV e APS, la regola sta nell'art. 24,
comma 3, del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017). Il testo vigente dice tre cose:

1. Se lo statuto non dispone diversamente, ogni associato può farsi rappresentare in
   assemblea da un altro associato, con delega scritta, anche in calce all'avviso di
   convocazione.
2. Ogni associato può rappresentare al massimo tre associati nelle associazioni con meno
   di cinquecento associati, e al massimo cinque in quelle che ne hanno almeno cinquecento.
3. Si applicano, in quanto compatibili, i commi quarto e quinto dell'art. 2372 del
   codice civile, la norma sulle assemblee delle società.

La prima regola ha una conseguenza pratica: la delega si dà a un socio. Non al coniuge, non
al commercialista, non a un volontario che socio non è.

Quante deleghe può tenere un socio?

Nella grande maggioranza delle associazioni, con meno di cinquecento soci, tre. Il
delegato vota quindi per sé e per un massimo di altri tre: quattro voti in tutto.

Associati iscritti	Deleghe massime per ogni associato	Voti massimi in mano a una persona
Meno di 500	3	4 (il proprio + 3)
500 o più	5	6 (il proprio + 5)

Il tetto vale anche per le associazioni molto piccole. Nel 2019 la Regione Molise ha
chiesto al Ministero del Lavoro se una ODV di sette o otto soci potesse davvero prevedere tre
deleghe a testa, visto che in casi estremi due persone avrebbero deciso tutto. Il Ministero,
con la nota n. 5093 del 30 maggio 2019, ha risposto che la Regione non può rifiutare lo
statuto per questo motivo: dentro la soglia di legge l'associazione è libera di decidere, e
può anche scendere sotto il tetto, per esempio prevedendo una sola delega a testa o
nessuna.

Lo statuto può alzare il limite?

Qui la norma non è del tutto chiara, e ve lo diciamo invece di darvi una risposta netta.

L'art. 24 comma 3 si apre con «se l'atto costitutivo o lo statuto non dispongono
diversamente». C'è chi legge questo inciso come un rinvio allo statuto per tutto il comma,
numero di deleghe compreso. La nota ministeriale del 2019, però, parla di attenersi alle
soglie «o derogarvi al ribasso». Il senso più piano è che il tetto di tre (o cinque) è un
massimo, e che lo statuto può ridurlo ma non superarlo. Una presa di posizione ufficiale che
dica espressamente «lo statuto non può alzarlo» non ci risulta.

Scegliete la lettura prudente: tre deleghe al massimo. Se il vostro statuto ne prevede di
più, parlatene con chi vi segue la parte legale prima della prossima modifica statutaria
(come si modifica lo statuto dopo l'iscrizione).

Un caso a parte riguarda le associazioni con almeno cinquecento soci che fanno assemblee
separate (art. 24 comma 5). Secondo la massima n. 18 del Consiglio Notarile di Milano
(settembre 2024), i delegati che le assemblee separate eleggono per andare all'assemblea
generale non sono soggetti al limite delle cinque deleghe: non rappresentano il singolo
socio, ma l'intera assemblea che li ha nominati. È un orientamento dei notai, autorevole ma
non vincolante, e riguarda pochissime associazioni.

Il presidente può ricevere deleghe?

No, ed è l'errore più diffuso. È anche quello che rende inutili molti moduli scaricati,
che lasciano il nome del delegato in bianco «da consegnare al presidente».

Il quinto comma dell'art. 2372 del codice civile, richiamato dal Codice del Terzo settore,
dice che la rappresentanza non può essere conferita ai membri degli organi amministrativi o
di controllo, né ai dipendenti. Per un'associazione vuol dire:

• i componenti del consiglio direttivo, presidente compreso;
• i componenti dell'organo di controllo e il revisore, se ci sono;
• i dipendenti dell'associazione.

Il richiamo è «in quanto compatibile», e qualcuno potrebbe chiedersi se la regola valga
davvero per le associazioni. Il Ministero l'ha detto senza giri di parole nella stessa nota
del 2019: il principio è «certamente applicabile», perché separa chi amministra da chi
delibera. In assemblea si approva il bilancio preparato dal direttivo e si votano i
consiglieri. Se il direttivo arriva con le deleghe di mezza assemblea, finisce per votare su
sé stesso.

Il quarto comma, anch'esso richiamato, riguarda un caso più raro: se la delega è data a un
ente (per esempio un'associazione socia di un'altra), quell'ente può farsi sostituire solo
da un proprio dipendente o collaboratore.

Cosa deve contenere la delega?

La legge chiede solo che sia scritta. Nessun modello è obbligatorio. Perché regga,
però, dal foglio devono risultare:

Elemento	Perché serve
Nome e cognome del socio che delega	Chi si fa rappresentare
Nome e cognome del socio delegato	Chi vota al suo posto: mai in bianco
Associazione, data e ora dell'assemblea	La delega vale per quella riunione
Prima e seconda convocazione	Così vale anche se la prima va deserta
Eventuali istruzioni di voto	Facoltative, ma chiariscono la volontà
Data e firma del socio che delega	Senza firma non c'è delega

La regola del «nome mai in bianco» sta nel terzo comma dell'art. 2372, che il Codice del
Terzo settore non richiama espressamente. Vale comunque la pena rispettarla: una delega
in bianco finisce di solito nelle mani del presidente, che per le ragioni viste sopra non può
usarla. E una delega senza nome non permette di contare le deleghe per persona, perché non si
sa chi le tiene.

La copia del documento d'identità non è richiesta dalla legge. Alcuni statuti la chiedono:
in quel caso va allegata.

Fac-simile di delega

Potete copiarlo, anche in calce all'avviso di convocazione, come permette l'art. 24. Se
preferite compilarlo online e scaricarlo già pronto in Word, potete usare il
generatore di documenti di
SempliCo, oppure partire dal modello di delega per l'assemblea
da scaricare in bianco.

DELEGA PER L'ASSEMBLEA DEGLI ASSOCIATI

Il/La sottoscritto/a ____, associato/a dell'associazione
______ ,

DELEGA

l'associato/a ____ a rappresentarlo/a nell'assemblea degli
associati convocata per il giorno /_/ alle ore in prima convocazione
e, occorrendo, per il giorno /_/__ alle ore _ in seconda convocazione,
presso ___, con il seguente ordine del giorno:
________ ,

approvando fin d'ora il suo operato.

Eventuali istruzioni di voto: ______

Dichiara di essere a conoscenza che la delega non può essere conferita ai componenti del
consiglio direttivo, dell'organo di controllo né ai dipendenti dell'associazione.

Luogo e data ____ Firma ________

Se ci sono istruzioni di voto, il delegato accetta la delega impegnandosi a seguirle. Se
non ci sono, vota secondo il proprio giudizio. Scrivetelo nella lettera di convocazione, così
nessuno scopre la differenza il giorno dell'assemblea.

Cosa si fa delle deleghe il giorno dell'assemblea?

Chi presiede, o il segretario, le raccoglie prima di aprire la seduta e controlla quattro
cose:

1. Il socio che delega ha diritto di voto. Per l'art. 24 comma 1 votano gli iscritti da
   almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa previsione dello statuto. Chi non
   può votare di persona non può farlo neanche per delega. Il
   libro soci aggiornato serve proprio qui.
2. Il delegato è un associato e non fa parte del direttivo o dell'organo di controllo.
3. Nessuno supera il tetto di tre (o cinque) deleghe.
4. La delega è firmata e il nome del delegato è scritto.

Nel verbale si annota quanti soci sono presenti di persona e quanti per delega, e si
allegano le deleghe o se ne conserva copia insieme al verbale. È questo che vi permette,
anche a distanza di anni, di dimostrare che l'assemblea era validamente costituita. I soci
rappresentati per delega contano come presenti ai fini del quorum
(come si contano i presenti).

Se una delega non passa il controllo, non conta: quel socio risulta assente. Non ha senso
dichiarare nulla l'intera assemblea per una delega irregolare, ma se le deleghe irregolari
sono state decisive per raggiungere il quorum o la maggioranza, la delibera diventa
contestabile. Meglio accorgersene prima dell'apertura che dopo.

E se la vostra associazione non è iscritta al RUNTS?

L'art. 24 vale per le associazioni del Terzo settore. Per un'associazione non iscritta, le
regole sulla rappresentanza in assemblea sono quelle dello statuto: il codice civile, per
le associazioni, non ne detta di proprie. Se lo statuto tace, conviene comunque seguire lo
stesso schema, con delega scritta, nominativa, a un socio, con un tetto per persona. È il più
difeso e il più facile da spiegare a chiunque vi chieda conto di un voto.

In breve

• La delega si dà per iscritto e a un altro socio.
• Ogni socio ne tiene al massimo tre (cinque sopra i cinquecento soci). Lo statuto può
  ridurre il numero; sull'aumento la norma non è chiara, quindi non superate il tetto.
• Direttivo, organo di controllo e dipendenti non possono ricevere deleghe, presidente
  compreso.
• Il nome del delegato va scritto sempre.
• Le deleghe si controllano prima della seduta e si conservano con il verbale.

Chi tiene il libro soci su un gestionale, SempliCo o un altro, può verificare in pochi
secondi chi ha diritto di voto e da quando. Ma la regola che fa cadere più deleghe non
dipende da nessun software: il presidente non può riceverne.