I libri obbligatori
L'art. 15 del Codice del Terzo settore elenca i libri che gli ETS devono tenere: il libro degli associati, il libro delle adunanze e deliberazioni delle assemblee, quello dell'organo di amministrazione e quello dell'organo di controllo, se c'è. A questi si aggiunge il registro dei volontari per chi se ne avvale in modo non occasionale.
Convocare l'assemblea
Il Codice del Terzo settore non disciplina la convocazione: le regole stanno nel codice civile e nello statuto. L'assemblea va convocata almeno una volta l'anno per il bilancio (art. 20 c.c.), nelle forme previste dallo statuto o, se tace, con avviso personale che contenga l'ordine del giorno (art. 8 disp. att. c.c.).
Il preavviso lo fissa lo statuto. Le «varie ed eventuali» servono a discutere, non a deliberare.
Chi vota, e con quante deleghe
Salvo diversa previsione statutaria, votano gli iscritti nel libro degli associati da almeno tre mesi, e ciascuno può rappresentare fino a tre soci (cinque nelle associazioni con almeno cinquecento associati) con delega scritta (art. 24 CTS). La delega con il nome in bianco non è ammessa.
Il quorum si calcola sul libro soci: se non è aggiornato, i presenti non si contano, si stimano.
I verbali
Ogni riunione di assemblea e di consiglio produce un verbale numerato, conservato nel libro corrispondente. Va scritta per intero la decisione — importi, beneficiari, condizioni — più che la discussione.
Statuto e regolamenti
Quasi ogni regola di questa guida è «salvo diversa previsione dello statuto». Rileggerlo prima di convocare, e modificarlo quando impone forme impraticabili, è il modo più semplice per non sbagliare.
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