Verbale di assemblea per l'approvazione del bilancio: cosa deve contenere (con fac-simile)

Perché questo verbale non è una formalità

Ogni anno, in un'associazione, arriva il momento in cui il tesoriere presenta i conti e l'assemblea li approva. Spesso la discussione dura pochi minuti: qualche domanda, un applauso, si passa oltre. Ma quei pochi minuti devono lasciare una traccia scritta precisa, perché il verbale di quell'assemblea è l'unico documento che prova, in caso di controllo o di contestazione, che il bilancio è stato davvero approvato da chi aveva il potere di approvarlo, nei modi e con le maggioranze previste dallo statuto.

Non è un dettaglio burocratico. Se un domani un socio contesta la validità del bilancio, se la banca chiede la delibera per aprire un conto, se il commercialista deve depositarlo al RUNTS, o se un ente pubblico controlla un contributo, il primo documento che viene chiesto è proprio questo verbale. Un verbale scritto male — o mai scritto — non annulla il bilancio in automatico, ma toglie all'associazione lo strumento con cui difenderlo.

Chi deve convocare l'assemblea, e quando

L'obbligo di convocazione nasce dall'art. 20 del Codice civile: gli amministratori devono convocare l'assemblea almeno una volta l'anno per l'approvazione del bilancio, oltre a tutte le altre volte in cui se ne ravvisi la necessità o lo richieda almeno un decimo degli associati. Se chi amministra resta inerte davanti a una richiesta legittima, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale.

La norma, però, dice "una volta l'anno": non fissa un termine preciso rispetto alla chiusura dell'esercizio. È lo statuto dell'associazione a stabilire di solito un termine — spesso quattro mesi dalla chiusura dell'esercizio, sul modello (non vincolante per le associazioni, ma diffuso per prassi) dell'art. 2364 c.c. dettato per le società. Se lo statuto tace, resta valido solo l'obbligo generico "una volta l'anno": un'assemblea convocata anche a esercizio ampiamente chiuso da mesi non viola di per sé l'art. 20, purché la cadenza annuale sia rispettata. Il primo posto dove cercare il termine esatto, quindi, non è la legge: è lo statuto della propria associazione.

Le maggioranze: prima e seconda convocazione

L'art. 21 c.c. fissa le regole di voto. Per l'approvazione del bilancio (una deliberazione "ordinaria", non di modifica statutaria) valgono i quorum di base: in prima convocazione serve la presenza di almeno metà degli associati e la maggioranza dei voti espressi; in seconda convocazione non serve alcun quorum minimo di presenze, ma resta necessaria la maggioranza dei voti espressi.

Un punto che il verbale deve sempre registrare con esattezza: gli amministratori non hanno diritto di voto nella delibera che approva il bilancio, né in quelle che riguardano la loro responsabilità (art. 21, primo comma, e art. 22 c.c.). Se il presidente o un consigliere vota comunque sull'approvazione dei conti che lui stesso ha amministrato, la delibera è viziata: è uno degli errori più frequenti nei verbali scritti a mano in fretta.

Molti statuti prevedono anche un quorum ridotto rispetto a quello di legge, o regole diverse per la seconda convocazione (ad esempio fissata lo stesso giorno, un'ora dopo): è lecito, l'art. 21 c.c. si applica "se lo statuto non dispone altrimenti" per gran parte degli aspetti procedurali, tranne le maggioranze qualificate per modifiche statutarie e scioglimento, che restano quelle di legge salvo diversa previsione statutaria esplicita.

Cosa deve contenere il verbale, punto per punto

Non esiste un modello unico imposto dalla legge: il contenuto minimo si ricava dalla funzione stessa del documento, che è provare che la delibera è valida. Un verbale completo riporta sempre:

1. Denominazione dell'associazione, sede, ed eventuale numero di iscrizione al RUNTS.
2. Data, ora e luogo della riunione, e se si tratta di prima o seconda convocazione.
3. Come è stata fatta la convocazione (lettera, email, PEC, avviso pubblico all'albo sociale) e quando, con riferimento a cosa prevede lo statuto in materia.
4. L'ordine del giorno, così come comunicato nella convocazione: l'assemblea non può deliberare validamente su argomenti non messi all'ordine del giorno, salvo che siano tutti presenti e tutti d'accordo a trattarli.
5. Chi presiede e chi verbalizza: di norma il presidente dell'associazione presiede e un segretario verbalizza, secondo quanto previsto dallo statuto.
6. Il numero dei presenti, possibilmente con un foglio firme allegato, per poter verificare a posteriori il quorum costitutivo.
7. La sintesi della discussione: non serve trascrivere ogni intervento parola per parola, ma vanno riportate le eventuali obiezioni sostanziali sollevate sui conti, e le risposte date, perché sono la prova che l'assemblea ha esercitato un controllo reale.
8. Il testo esatto della delibera, con l'esito della votazione: quanti favorevoli, contrari, astenuti, e la conferma che gli amministratori non hanno votato.
9. L'ora di chiusura e la firma di chi presiede e di chi verbalizza.

Il bilancio approvato (nella forma che l'associazione usa: bilancio per competenza, rendiconto per cassa Modello D, o Modello E per gli enti sotto i 60.000 € di entrate) va allegato al verbale, non solo citato: è l'allegato, insieme al verbale, a costituire la prova completa di cosa è stato approvato.

Un fac-simile da adattare

Questo schema è un punto di partenza, non un testo da copiare senza controllo: va sempre confrontato con quello che dice lo statuto della propria associazione su convocazione, quorum e cariche sociali.

VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA
Associazione [denominazione completa], sede in [comune, indirizzo]
Iscritta al RUNTS al n. [numero], sezione [sezione]

Oggi [data], alle ore [ora], presso [luogo], si è riunita in [prima/seconda]
convocazione l'assemblea ordinaria degli associati, regolarmente convocata con
[lettera raccomandata / email / PEC / avviso affisso in sede] del [data convocazione],
per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO
1. Relazione del tesoriere e presentazione del bilancio/rendiconto dell'esercizio [anno];
2. Approvazione del bilancio/rendiconto dell'esercizio [anno];
3. Varie ed eventuali.

Assume la presidenza [nome], in qualità di presidente dell'associazione ai sensi
dell'art. [x] dello statuto, il quale chiama a fungere da segretario [nome].
Il presidente constata e fa constatare che sono presenti n. [numero] associati su
un totale di n. [numero] aventi diritto di voto (elenco firme in allegato), e dichiara
validamente costituita l'assemblea in [prima/seconda] convocazione ai sensi dell'art. 21
del codice civile e dell'art. [x] dello statuto.

Si passa quindi al punto 1). Il tesoriere [nome] illustra il bilancio/rendiconto
dell'esercizio [anno], chiuso con [breve indicazione dell'esito: avanzo/disavanzo di
€ ...]. [Sintesi delle eventuali domande e risposte].

Si passa al punto 2). Il presidente pone in votazione l'approvazione del bilancio/
rendiconto dell'esercizio [anno], dando atto che gli amministratori presenti non
partecipano al voto ai sensi dell'art. 21, primo comma, c.c.
Esito della votazione: favorevoli n. [ ], contrari n. [ ], astenuti n. [ ].
L'assemblea APPROVA il bilancio/rendiconto dell'esercizio [anno], che si allega al
presente verbale quale parte integrante.

Punto 3) [eventuali altre delibere o comunicazioni].

Null'altro essendovi da deliberare, la seduta è tolta alle ore [ora].

Il Segretario                                    Il Presidente
[nome e firma]                                    [nome e firma]

Allegato: bilancio/rendiconto dell'esercizio [anno]

Dove va conservato: il libro delle adunanze e delle deliberazioni

Per gli enti del Terzo settore iscritti al RUNTS, l'obbligo di conservazione è esplicito: l'art. 15 del D.Lgs. 117/2017 impone di tenere, oltre alle scritture contabili, anche "il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico", insieme al libro degli associati e al libro delle adunanze dell'organo di amministrazione (e dell'organo di controllo, se presente). I libri degli associati e delle assemblee sono tenuti a cura dell'organo di amministrazione; la legge non impone bollatura o vidimazione. Gli associati hanno diritto di consultarli secondo le modalità previste dallo statuto.

Per le associazioni non ancora iscritte al RUNTS, questo obbligo specifico non si applica: resta comunque buona norma raccogliere i verbali in un registro numerato, per la stessa ragione per cui li si scrive — poterli esibire quando servono.

Serve l'atto notarile?

No, non per il verbale ordinario di approvazione del bilancio: si redige per scrittura privata, firmata da chi presiede e da chi verbalizza, e non richiede l'intervento di un notaio. L'atto pubblico (cioè redatto da un notaio) serve solo in casi specifici e diversi da questo: tipicamente per l'atto costitutivo e per le modifiche statutarie delle associazioni riconosciute come persone giuridiche (art. 14 c.c.). Non a caso l'art. 15 CTS, quando parla del libro delle assemblee, specifica che vanno trascritti "anche i verbali redatti per atto pubblico": la formula presuppone che la regola generale sia la scrittura privata, e che l'atto pubblico resti l'eccezione per le delibere che, per altre norme, lo richiedono.

Dopo il verbale: il bilancio va anche depositato

Il verbale che approva il bilancio resta un atto interno dell'associazione. Per gli enti iscritti al RUNTS c'è un passaggio ulteriore, distinto e successivo: il deposito del bilancio al RUNTS, disciplinato dall'art. 48 del Codice del Terzo settore. Dopo la riscrittura di questo articolo a opera della L. 104/2024, il termine per il deposito è di 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (non più il 30 giugno fisso legato all'anno solare): per un'associazione con esercizio chiuso al 31 dicembre, il termine cade quindi a fine giugno dell'anno successivo. Il mancato deposito, dopo una diffida ad adempiere con un nuovo termine fissato dall'ufficio RUNTS, può portare alla cancellazione dal registro.

Dove le fonti non sono nette

Due punti meritano attenzione, perché la manualistica online tende a darli per scontati quando in realtà non lo sono.

Il termine entro cui l'assemblea deve approvare il bilancio non è fissato dalla legge per le associazioni, a differenza di quanto avviene per le società di capitali. L'art. 20 c.c. impone solo la cadenza annuale. Il termine di quattro mesi che si legge spesso è una prassi statutaria mutuata dal diritto societario, non un obbligo di legge per le associazioni: va verificato nello statuto, non dato per scontato.

La frase dell'art. 15, comma 1, lett. b) CTS sui "verbali redatti per atto pubblico" non è sempre letta correttamente: non significa che alcune assemblee di un ente del Terzo settore debbano necessariamente passare da un notaio, ma solo che, se un verbale è per altre ragioni redatto in forma di atto pubblico, va comunque trascritto nel libro sociale insieme a tutti gli altri. Per la generalità delle delibere ordinarie, compresa l'approvazione del bilancio, la scrittura privata resta pienamente valida.

In sintesi

Prima di archiviare il verbale, vale la pena rileggerlo controllando questi punti: la convocazione è stata fatta nei modi e nei tempi previsti dallo statuto; il quorum costitutivo e quello deliberativo risultano entrambi dal testo, non solo il secondo; gli amministratori compaiono come non votanti sulla delibera di approvazione; il bilancio è allegato, non solo menzionato; il verbale è firmato da chi presiede e da chi verbalizza. Un verbale completo su questi cinque punti regge qualunque controllo successivo — dalla banca al RUNTS a un socio che voglia rivedere i conti.