Il verbale dell'assemblea che elegge il consiglio direttivo: cosa ci va scritto e cosa succede nei 30 giorni dopo (con fac-simile)

Perché questo verbale conta più degli altri

Di verbali, in un anno, ne scrivete parecchi. Quello dell'assemblea che elegge il consiglio direttivo è diverso per una ragione pratica: per tutta la durata del mandato è il documento che dimostra chi ha il potere di firmare per l'associazione. Lo chiederà la banca per cambiare le firme sul conto, l'ufficio del RUNTS, il Comune che vi affida un servizio, l'assicurazione al rinnovo.

Le regole di contenuto sono poche. Il punto dolente è che ci si ferma quasi sempre al verbale, e il vero adempimento arriva dopo.

Chi elegge il consiglio direttivo?

L'assemblea, e non è una scelta vostra. L'art. 25, comma 1, lettera a) del Codice del Terzo settore mette la nomina e la revoca dei componenti degli organi sociali tra le competenze inderogabili dell'assemblea. L'art. 26 lo ripete dal lato dell'organo: la nomina degli amministratori spetta all'assemblea, con una sola eccezione, i primi amministratori, nominati nell'atto costitutivo. Lo statuto può attribuire a un altro ente, ai lavoratori o agli utenti la nomina di uno o più amministratori, ma la maggioranza resta comunque all'assemblea.

Due requisiti da verificare prima di chiudere le candidature:

• la maggioranza degli amministratori va scelta tra le persone fisiche associate, o indicate dagli enti giuridici associati (art. 26). Un direttivo di cinque persone di cui tre esterne non regge;
• non può essere nominato, e se nominato decade, chi ricade nell'art. 2382 del codice civile, richiamato dall'art. 26: l'interdetto, l'inabilitato, il fallito, o chi è stato condannato a una pena che importa l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l'incapacità di esercitare uffici direttivi. Lo statuto può aggiungere requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza: se il vostro li prevede, l'accertamento va fatto prima del voto.

Cosa deve contenere il verbale?

Il Codice del Terzo settore non impone un modello. Chiede, all'art. 15, che l'associazione tenga il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, a cura dell'organo di amministrazione, e che vi siano trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico.

Perché il verbale regga alla lettura di un estraneo, dal foglio devono risultare:

Elemento	Perché serve
Luogo, data, ora, prima o seconda convocazione	Il quorum richiesto cambia
Come è stata convocata l'assemblea	Una convocazione irregolare rende attaccabile il resto
Presenti di persona e per delega, distinti	È la prova che l'assemblea era valida
Constatazione del quorum e validità	La riga che chi legge cerca per prima
Chi presiede e chi verbalizza	Sono le due firme in fondo
Ordine del giorno	L'elezione deve esserci: non si elegge in «varie ed eventuali»
Modalità di votazione	Palese o segreta, secondo lo statuto
Candidature e risultato nominativo	Non «è stato eletto il direttivo», ma nome per nome, con i voti
Proclamazione e accettazione della carica	Serve subito, per i trenta giorni di cui sotto
Durata del mandato	Va letta nello statuto, non inventata
Ora di chiusura e firme di presidente e segretario	Senza firme il verbale non è un verbale

Un punto merita una riga in più: le cariche interne. Presidente, vicepresidente, segretario e tesoriere a volte li elegge l'assemblea, a volte li distribuisce il direttivo nella sua prima riunione. Decide lo statuto. Se il compito è del direttivo, la prima seduta va convocata subito e serve un secondo verbale, quello del consiglio (come si scrive): finché quel verbale non esiste, nessuno è formalmente presidente.

Quanto ai presenti, conviene allegare le deleghe o conservarne copia con il verbale (come funzionano): se qualcuno contesterà la delibera, partirà da lì (come si contano).

Serve il notaio? Va registrato all'Agenzia delle entrate?

Per la sola elezione delle cariche, di regola no: il verbale lo scrive il segretario, lo firmano presidente e segretario, e finisce nel libro delle adunanze.

Notaio e registrazione entrano in gioco quando la stessa assemblea modifica anche lo statuto (ne abbiamo scritto qui): tenete le due cose su punti distinti dell'ordine del giorno, perché gli adempimenti non sono gli stessi.

Cosa va comunicato al RUNTS, ed entro quando?

Qui sta l'adempimento vero, e qui si perde più tempo.

L'art. 26 prevede che gli amministratori, entro trenta giorni dalla notizia della loro nomina, chiedano l'iscrizione nel Registro unico nazionale del Terzo settore, indicando per ciascuno nome, cognome, luogo e data di nascita, domicilio, cittadinanza, e a quali di essi è attribuita la rappresentanza dell'ente, precisando se disgiuntamente o congiuntamente. L'art. 48 chiude il cerchio: nel RUNTS devono risultare le generalità di chi ha la rappresentanza legale e di chi ricopre cariche sociali, e le informazioni vanno aggiornate entro trenta giorni da ciascuna modifica. Del deposito sono onerati gli amministratori, e si applica la sanzione amministrativa pecuniaria dell'art. 2630 del codice civile.

Se non fate niente non arriva subito una multa: l'ufficio del registro vi diffida ad adempiere assegnando un termine non inferiore a trenta e non superiore a centottanta giorni; decorsi inutilmente quelli, l'ente è cancellato dal Registro — e la cancellazione si porta dietro la qualifica di ETS e tutto ciò che vi è agganciato.

C'è un'ultima regola dell'art. 26 che riguarda il denaro: le limitazioni del potere di rappresentanza non sono opponibili ai terzi se non sono iscritte nel RUNTS (o se il terzo non le conosceva). Se lo statuto dice che oltre i cinquemila euro serve la firma congiunta di presidente e tesoriere, ma nel RUNTS quel limite non c'è, per il fornitore quel limite di fatto non esiste (chi risponde dei debiti).

Da quando si contano i trenta giorni?

Qui le fonti non dicono esattamente la stessa cosa, e preferiamo dirvelo invece di darvi una data secca.

Fonte	Da quando decorrono i 30 giorni
Art. 26 CTS	Dalla notizia della nomina ai singoli amministratori
Art. 48 CTS	Da ciascuna modifica delle informazioni iscritte
Guide operative di alcuni CSV	Dalla nomina o riconferma, e in pratica dalla data della delibera

Nella maggior parte delle assemblee le date coincidono: gli eletti sono in sala, accettano subito, e il giorno della delibera è anche quello in cui hanno notizia della nomina. Il disallineamento nasce quando qualcuno viene eletto in assenza e lo si avvisa dopo.

La via prudente costa una riga: fate risultare dal verbale l'accettazione della carica di ciascun eletto, con la data. Così di date ce n'è una. Se qualcuno accetta più tardi, mettetelo per iscritto e conservatelo con il verbale.

Chi presenta la pratica, se il presidente è cambiato?

È l'inciampo più frequente, e va conosciuto prima dell'assemblea.

Al portale del RUNTS accedono solo le persone i cui dati sono già registrati come titolari di cariche. Se il consiglio è cambiato in blocco, i nuovi eletti non riescono ad aprire la pratica: secondo le indicazioni degli uffici regionali e dei CSV, l'inserimento dei dati dei nuovi titolari è affidato agli amministratori uscenti o, se l'ente aderisce a una rete associativa, al legale rappresentante della rete. Servono poi, a chi presenta, SPID o CIE per l'accesso e una firma digitale personale per sottoscrivere la distinta finale.

Dal 2026 c'è una strada in più. Il D.M. n. 2 del 13 gennaio 2026 del Ministero del Lavoro (Gazzetta Ufficiale n. 66 del 20 marzo 2026) ha introdotto nel decreto sul funzionamento del RUNTS la figura del delegato: un soggetto fiduciario a cui il rappresentante legale affida la gestione delle pratiche nel registro (iscrizione, variazione, cancellazione, deposito dei bilanci). La delega può essere alla sola compilazione e invio, e allora la distinta resta a carico del delegante, oppure anche alla sottoscrizione, e lì la responsabilità su quanto attestato passa al delegato. Si conferisce e si revoca dal portale.

Un'ultima trappola, tecnica: gli uffici regionali segnalano che la nomenclatura delle cariche sul portale è cambiata e che per chiudere l'istanza i componenti vanno reinseriti con le definizioni attuali (per esempio «Presidente organo di amministrazione» e «Componente organo di amministrazione»), non basta correggere chi è cambiato. Controllate le diciture proposte dal portale al momento della pratica.

E fuori dal RUNTS?

Quando cambia il legale rappresentante, la variazione si comunica anche all'Agenzia delle entrate con il modello AA5/6 (modello AA7/10 per gli enti con partita IVA); alla banca o a Poste, per rifare le firme sul conto; alla federazione o rete a cui siete affiliati e a eventuali altri registri o albi (albo regionale della protezione civile, elenchi comunali, convenzioni in corso); all'assicurazione, se la polizza indica nominativamente il contraente.

Tenete la lista insieme alle altre scadenze dell'anno (il calendario).

Fac-simile di verbale di assemblea elettiva

Le parti tra parentesi quadre cambiano da associazione ad associazione.

ASSOCIAZIONE [denominazione, con l'acronimo ODV o APS se dovuto] — Sede: [indirizzo] — Codice fiscale: [___]

VERBALE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI ASSOCIATI DEL [//____]

Il giorno [//_] alle ore [_:], presso [luogo], si è riunita in [prima / seconda] convocazione l'assemblea ordinaria degli associati, convocata con avviso del [//_] inviato [modalità prevista dallo statuto], con il seguente ordine del giorno: 1) elezione del consiglio direttivo per il [triennio] [_-____]; 2) varie ed eventuali.

Assume la presidenza [nome], che chiama a verbalizzare [nome]. Il presidente constata che sono presenti [n] associati di persona e [n] per delega regolare, su [n] aventi diritto di voto risultanti dal libro degli associati, e dichiara l'assemblea validamente costituita ai sensi dell'art. [__] dello statuto.

Punto 1. Il presidente ricorda che il direttivo giunge a scadenza e che lo statuto prevede un organo di [n] membri, in carica per [n] anni. Sono presentate le candidature di: [elenco]. Si procede a votazione [palese / a scrutinio segreto]. Risultato: [nome] voti [n]; […].

Il presidente proclama eletti quali componenti del consiglio direttivo per il [periodo]: [elenco]. Tutti gli eletti, presenti in assemblea, accettano la carica. [Per gli assenti: «[nome], assente, sarà informato della nomina e la sua accettazione sarà acquisita per iscritto e conservata con il presente verbale.»]

[Se le cariche interne spettano all'assemblea: «L'assemblea nomina altresì [nome] presidente, [nome] vicepresidente, [nome] segretario, [nome] tesoriere.» Altrimenti: «La distribuzione delle cariche interne è rimessa al consiglio direttivo, convocato entro il [//____].»]

L'assemblea dà mandato al [presidente uscente / eletto] di aggiornare i dati nel Registro unico nazionale del Terzo settore entro trenta giorni.

Non essendovi altro da deliberare, l'assemblea è chiusa alle ore [:].

Il Presidente ____ Il Segretario ______

Il verbale va poi trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (quali libri siete obbligati a tenere), con le deleghe e l'elenco dei presenti conservati insieme.

In breve

• Il direttivo lo elegge l'assemblea: competenza inderogabile (art. 25 CTS).
• La maggioranza degli amministratori va scelta tra gli associati (art. 26); chi ricade nell'art. 2382 c.c. non può essere eletto.
• Nel verbale servono i presenti distinti, il risultato nominativo del voto e l'accettazione della carica: è la riga che vi dà una data sola da cui contare.
• Entro trenta giorni i dati vanno aggiornati nel RUNTS, con poteri e limitazioni. L'obbligo è degli amministratori; l'inerzia porta a diffida e poi a cancellazione.
• La pratica la presenta chi è già registrato nel RUNTS: se il direttivo cambia in blocco, di norma gli amministratori uscenti. Dal 2026 si può delegare un soggetto fiduciario.
• Fuori dal RUNTS: Agenzia delle entrate (AA5/6 o AA7/10), banca, federazione, albi, polizza.

Un gestionale come SempliCo tiene il libro delle adunanze e il libro soci allineati, così il giorno dell'assemblea sapete in due secondi quanti hanno diritto di voto. Il pezzo che nessun software può fare al posto vostro è il promemoria a trenta giorni: segnatelo sul calendario prima di chiudere la seduta, non dopo.