Modulo di rimborso spese per i volontari: cosa deve contenere la ricevuta

Perché il modulo da solo non basta

Quasi tutte le associazioni, prima o poi, scaricano un modulo di rimborso spese, lo stampano
e lo fanno firmare. Funziona finché nessuno chiede niente. Il problema arriva quando qualcuno
— un revisore, un ufficio che ha erogato un contributo — vuole capire perché dalla cassa sono
usciti trecento euro a favore di una persona che, per legge, non può essere pagata.

L'articolo 17 comma 3 del Codice del Terzo settore lo dice in modo secco: l'attività del
volontario non può essere retribuita in alcun modo, e al volontario possono essere
rimborsate «soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l'attività
prestata, entro limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall'ente
medesimo». Chiude con sette parole che pesano più di tutto il resto: «Sono in ogni caso
vietati rimborsi spese di tipo forfetario».

Dentro quella frase ci sono tre condizioni, non una. La spesa deve essere effettiva,
documentata, e rientrare in limiti e condizioni che l'associazione ha fissato prima.
Il modulo dimostra la seconda. Se manca la terza — se il consiglio direttivo non ha mai
deliberato nulla sui rimborsi — il modulo più bello del mondo non vi copre, perché state
rimborsando secondo regole che non esistono.

Quindi, in ordine: prima la delibera che stabilisce quali spese si rimborsano e fino a
quanto, poi il modulo. Se la delibera vi manca, mettetela all'ordine del giorno della
prossima riunione e verbalizzatela
(come si scrive un verbale che regge).

Che cosa deve contenere il modulo di rimborso

Il Codice non prescrive un modello: nessun decreto dice «il modulo deve avere questi campi»,
e chi ve lo racconta come un obbligo di legge sta improvvisando. Quello che esiste è un
risultato da ottenere: dal documento deve risultare chi, per quale attività, quale
spesa, quando, quanto e con quale prova. Se il vostro foglio risponde a queste
sei domande va bene, anche se è diverso da quello del CSV vicino.

Campo	Perché ci serve
Nome, cognome e codice fiscale del volontario	Identifica chi riceve la somma
Qualifica: volontario iscritto nel registro	Il rimborso dell'art. 17 spetta al volontario, non a chiunque dia una mano
Attività per cui la spesa è stata sostenuta	Collega la spesa all'attività dell'ente: senza, è una spesa personale
Data o periodo dell'attività	Serve a verificare il limite giornaliero e mensile dell'autocertificazione
Elenco analitico delle spese, una riga per voce	Data, tipo, importo. Non «trasferte varie: 120 €»
Totale richiesto	Deve coincidere con le righe e con i giustificativi allegati
Riferimento alla delibera che autorizza il rimborso	Data e organo. È la riga che quasi nessun modulo scaricato ha
Dichiarazione che la spesa è per l'attività e non è stata rimborsata da altri	Evita il doppio rimborso
Data, firma del volontario, firma di chi autorizza	Due firme: chi chiede e chi approva
Modalità di pagamento	Bonifico sul conto del volontario. Il contante vi complica la vita

Una riga che nel modulo non deve comparire mai: «indennità», «compenso», «gettone»,
«ringraziamento». Non è una questione di forma. Il nome che date alla voce è la prima cosa
che un verificatore legge, e una somma chiamata indennità viene trattata come tale a
prescindere da quello che avevate in mente.

Quali giustificativi valgono e quali no

Valgono scontrini, ricevute, fatture, biglietti del treno o dell'autobus, ricevute del
pedaggio e del parcheggio. Vanno allegati al modulo, in originale o in copia leggibile, e
conservati insieme a esso.

• Lo scontrino anonimo va bene per il rimborso al volontario. Documenta una spesa che il
  volontario ha sostenuto di tasca propria: non serve che sia intestato all'associazione.
  Serve invece che sia coerente per data, luogo e importo con l'attività dichiarata.
• Se la spesa è dell'associazione, il documento va intestato all'associazione. È un caso
  diverso e lo vediamo più sotto: la confusione nasce quasi sempre qui.

Le spese miste fra personale e associativo — telefono, connessione di casa, auto usata anche
per altro — sono le più delicate. Si rimborsano solo per la quota riferibile all'attività,
purché il criterio sia stato definito prima nel regolamento o nella delibera. Deciderla a
posteriori, guardando la bolletta, è esattamente ciò che la norma chiama forfait.

Quando si può usare l'autocertificazione?

Il comma 4 dell'art. 17 apre una seconda strada, pensata per le spese piccole: le spese
possono essere rimborsate anche a fronte di un'autocertificazione, purché non superino
10 euro giornalieri e 150 euro mensili, e purché l'organo sociale competente abbia
deliberato su quali tipologie di spesa e per quali attività questa modalità è ammessa.
La stessa disposizione non si applica al volontariato di donazione di sangue e organi.

Tre precisazioni che evitano l'errore più diffuso.

Non è un rimborso forfettario. È solo una semplificazione: il volontario non consegna i
giustificativi all'ente, ma questi devono comunque esistere, e in caso di controllo è lui a
doverli presentare. L'autocertificazione sposta le ricevute dal vostro raccoglitore al
cassetto del volontario, non le elimina.

I due tetti non sono una franchigia. Non significa che ogni volontario ha diritto a 150
euro al mese: significa che oltre quella soglia servono i giustificativi allegati. Sotto,
se la spesa non c'è stata, non c'è nulla da rimborsare.

La delibera deve essere specifica. Una delibera che dice «si autorizzano i rimborsi
autocertificati» non soddisfa il comma 4, che chiede di indicare le tipologie di spese e le
attività. Un elenco di quattro voci — parcheggio, pedaggio, biglietti urbani, piccolo
materiale di consumo — vale più di una formula generica.

Su cosa si può rimborsare e con quali limiti complessivi abbiamo scritto un pezzo a parte:
Rimborsi spese ai volontari.

Serve la copia del documento d'identità? Qui la norma non è chiara

Qui le fonti divergono, e vale la pena dirlo invece di dare una risposta netta.

L'art. 17 comma 4 rinvia all'articolo 46 del D.P.R. 445/2000, che disciplina le
dichiarazioni sostitutive di certificazione. Il problema è che l'art. 46 contiene un elenco
chiuso di stati, qualità e fatti autocertificabili — data di nascita, residenza,
cittadinanza, titoli di studio, situazione reddituale e così via — e le spese sostenute non
sono in quell'elenco. Una dichiarazione su una spesa che avete fatto somiglia molto di più
alla dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà dell'art. 47, per la quale l'art. 38
prevede la firma davanti all'addetto oppure l'allegazione della copia di un documento di
identità.

Di conseguenza buona parte della manualistica di settore — comprese le FAQ di Cantiere
Terzo Settore — chiede di allegare sempre la copia del documento, trattando la
dichiarazione come atto di notorietà. Altri si fermano al testo della legge, che cita
l'art. 46 e basta, e osservano che l'associazione non è una pubblica amministrazione.
Non ci risulta una presa di posizione ufficiale che chiuda il punto.

La conseguenza pratica però è asimmetrica: allegare una fotocopia della carta d'identità
costa trenta secondi, non allegarla vi espone a una contestazione da discutere. Nel dubbio
allegatela, e scrivete nel regolamento che lo fate: così la scelta è vostra e documentata.

E i rimborsi chilometrici si possono fare?

È la domanda più frequente e anche qui i pareri non coincidono. L'art. 17 non li nomina.
Chi li considera vietati ragiona così: una tariffa al chilometro non è la ricevuta di una
spesa effettiva, quindi è un forfait. Chi li considera ammessi risponde che il calcolo non è
forfettario se è agganciato al tipo di veicolo e ai chilometri realmente percorsi.

La seconda posizione si appoggia a una risoluzione dell'Agenzia delle Entrate (n. 38/E
dell'11 aprile 2014), secondo cui le indennità chilometriche, per rientrare fra le spese
documentate, non possono essere forfettarie ma devono essere quantificate in base al tipo di
veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto delle tabelle ACI. Va detto con precisione,
perché conta: quella risoluzione è stata scritta per le associazioni sportive
dilettantistiche, non per gli enti del Terzo settore, e viene applicata qui per analogia,
non perché una norma lo preveda.

Se decidete di adottarli, le cautele minime sono tre: il direttivo fissa in delibera la
tariffa al chilometro (non superiore a quella ACI per quel veicolo), il modulo riporta per
ogni viaggio data, tragitto, motivo e chilometri, e la trasferta è autorizzata prima. Se
volete stare sul sicuro, rimborsate carburante e pedaggi con le ricevute: meno comodo, ma
non si discute.

Spesa del volontario o spesa dell'associazione?

Sono due cose diverse e mescolarle è l'errore contabile più comune.

Il rimborso spese al volontario riguarda ciò che ha speso per svolgere l'attività: il
pranzo durante il servizio, il parcheggio, il biglietto del treno. È l'art. 17, con le regole
viste sopra.

La spesa dell'associazione anticipata dal volontario è un'altra cosa: il volontario paga
di tasca propria qualcosa che compra l'associazione — il toner, le magliette, l'acconto
dell'albergo — e si fa restituire l'anticipo. Qui il documento va intestato all'associazione,
con codice fiscale, e non è un rimborso ai sensi dell'art. 17: è il rientro di
un'anticipazione. Non consuma i tetti del comma 4, anche se autorizzarla resta buona pratica.

Usate due moduli diversi, o almeno una casella da barrare in cima allo stesso modulo. Vi
eviterà di gonfiare il totale dei rimborsi ai volontari con spese che rimborsi non sono, e
di sembrare, nei numeri del bilancio, un'associazione che paga i propri volontari.

Che cosa fate del modulo dopo averlo firmato

Il modulo firmato non è la fine della pratica. Va numerato, registrato in prima nota nel
giorno in cui il denaro esce, associato al movimento bancario e archiviato con i suoi
allegati. Se tenete la prima nota su carta o su un foglio di calcolo, la parte fragile è il
collegamento tra la riga di uscita e il foglio nel raccoglitore: è lì che le pratiche si
perdono, di solito quando cambia il tesoriere. Sulla prima nota abbiamo scritto
qui.

Con un gestionale la cosa utile non è il modulo precompilato: è che il rimborso resti legato
al volontario, all'attività e al movimento di cassa, così a fine anno sapete quanto avete
rimborsato e a chi, senza ricostruirlo a mano.

Un controllo da fare una volta l'anno: i nomi sui moduli di rimborso devono essere nomi
presenti nel
registro dei volontari.
Un rimborso ex art. 17 a chi nel registro non c'è è la prima incongruenza che salta
all'occhio di chi controlla.

Gli errori che si vedono più spesso

• Cifre tonde ricorrenti. Cinquanta euro al mese, sempre uguali, a tutti: anche con le
  spese vere, quella regolarità è la definizione visiva del forfait.
• Modulo senza allegati e senza autocertificazione: né l'una né l'altra strada.
• Nessuna delibera preventiva, o una delibera generica che non dice tipologie e limiti.
• Rimborsi a chi volontario non è — un consulente, un fornitore, un familiare che ha
  aiutato. Altre fattispecie, altre regole.
• Rimborsi in contante senza traccia bancaria.
• La stessa spesa rimborsata due volte, una dall'associazione e una da un progetto
  finanziato. È l'unico errore di questa lista che, quando emerge, non viene letto come
  disordine.

Un modulo fatto bene, da solo, non vi protegge. Vi protegge la catena: delibera, modulo,
giustificativo, registrazione contabile, archivio. Il modulo è l'anello che state cercando
su Google; gli altri quattro sono quelli che di solito mancano.