La prima nota di un'associazione: è obbligatoria? Cosa dice davvero la legge

Cerchiamo «prima nota» nel Codice del Terzo settore: non c'è

Vale la pena partire da qui, perché evita mesi di ansia inutile e qualche brutta sorpresa nella direzione opposta.

Il D.Lgs. 117/2017 non nomina mai la prima nota. Non c'è un articolo che dica «l'associazione deve tenere la prima nota», non c'è un modello ministeriale di prima nota, non c'è un ufficio che la vidimi. Chi vi dice che è obbligatoria in quanto tale sta usando una parola comoda al posto di quella giusta.

Quello che esiste — e che è davvero obbligatorio per una parte consistente delle associazioni — sono le scritture contabili cronologiche e sistematiche dell'articolo 87 del Codice del Terzo settore. La prima nota è semplicemente il modo più snello di tenerle quando l'associazione è piccola. Non è la norma: è la risposta pratica alla norma.

La differenza conta, perché sposta la domanda. Non «devo tenere la prima nota?», ma «la mia associazione rientra fra quelle che devono tenere scritture contabili, e se sì, di che tipo?».

Chi ha l'obbligo delle scritture contabili, e cosa rischia chi non lo rispetta

L'articolo 87, comma 1, si rivolge agli enti del Terzo settore non commerciali (quelli individuati dall'art. 79, comma 5) che non applicano il regime forfetario dell'art. 86. Per questi enti la norma chiede, in relazione all'attività complessivamente svolta, di:

«redigere scritture contabili cronologiche e sistematiche atte ad esprimere con compiutezza e analiticità le operazioni poste in essere in ogni periodo di gestione»

e di rappresentare distintamente in bilancio le attività di interesse generale (art. 5) e le attività diverse (art. 6).

Due parole meritano attenzione, perché sono quelle che descrivono esattamente una prima nota tenuta bene:

• cronologiche: i movimenti si annotano in ordine di data, man mano che accadono. Non a fine anno, non in ordine di comodo.
• sistematiche: ogni movimento è riconducibile a una categoria, così che a fine esercizio si possa dire quanto è entrato dalle quote, quanto è uscito per le utenze, quanto è costata una certa iniziativa.

La conseguenza del non farlo è scritta nello stesso comma, ed è pesante: le scritture vanno tenute «a pena di decadenza dai benefici fiscali» previsti per questi enti. Non è una multa a importo fisso: è la perdita del trattamento fiscale agevolato. È la ragione per cui vale la pena occuparsene prima, non dopo.

Attenzione a un punto che sfugge spesso: l'articolo 87 sta nel Titolo X, quello sul regime fiscale. Ma il bilancio dell'articolo 13 — quello da depositare al RUNTS — è un obbligo civilistico che riguarda tutti gli ETS, anche chi applica il forfetario. E un bilancio, per legge, va costruito su qualcosa. Chi non ha annotato nulla durante l'anno non ha un problema fiscale soltanto: ha un problema pratico a marzo.

Il caso più comune: sotto soglia, ma non «senza niente»

Qui si concentra la maggior parte delle ODV e delle APS, e qui si annida l'equivoco più diffuso.

Il comma 3 dell'articolo 87 consente agli enti che non hanno superato certe soglie di proventi di tenere, per l'anno successivo, il rendiconto per cassa al posto delle scritture contabili complete. È la semplificazione a cui tutti pensano quando dicono «noi siamo piccoli, non ci serve niente».

Solo che il rendiconto per cassa è un documento annuale di sintesi, non un registro. Riassume entrate e uscite dell'esercizio. Se durante l'anno nessuno ha annotato nulla, a marzo non c'è niente da riassumere: si ricostruisce a ritroso da scontrini e movimenti bancari, e il risultato è un documento che quasi nessuno sarebbe in grado di difendere se qualcuno chiedesse conto di una singola riga.

Detto in modo diretto: la semplificazione riguarda cosa consegnate a fine anno, non se dovete annotare i movimenti durante l'anno. La prima nota resta lo strumento con cui si arriva al rendiconto avendo qualcosa da rendicontare.

Le soglie aggiornate: perché 220.000 euro è un numero da dimenticare

Questo è il punto in cui una buona parte del materiale in circolazione è rimasta indietro, ed è la parte che conviene leggere con attenzione.

Fino al 2024 l'articolo 87, comma 3, indicava espressamente la soglia di 220.000 euro. La legge 4 luglio 2024, n. 104 (in vigore dal 3 agosto 2024) ha riscritto sia l'articolo 13 sia l'articolo 87. Il nuovo comma 3 dell'art. 87 non contiene più alcuna cifra: rinvia «agli importi stabiliti, rispettivamente, dai commi 2 e 2-bis dell'articolo 13».

E l'articolo 13, oggi, dice questo:

Comma	Soglia	A chi si applica	Documento
art. 13 c. 1	oltre le soglie sotto	tutti gli ETS	bilancio completo: stato patrimoniale, rendiconto gestionale, relazione di missione (Modelli A, B, C)
art. 13 c. 2	fino a 300.000 €	solo ETS privi di personalità giuridica	rendiconto per cassa (Modello D)
art. 13 c. 2-bis	fino a 60.000 €	tutti gli ETS	rendiconto per cassa con entrate e uscite in forma aggregata (Modello E)

Il 220.000 non esiste più in nessuno dei due articoli. Se trovate una guida, un modello o un consulente che lo cita come soglia vigente, quella fonte è ferma a prima dell'agosto 2024.

I modelli sono stabiliti per decreto: i Modelli A, B, C e D dal D.M. Lavoro 5 marzo 2020 (in GU del 18 aprile 2020); il Modello E dal D.M. Lavoro 18 febbraio 2026, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 21 marzo 2026. Sul Modello E il Ministero è intervenuto con la circolare n. 6 del 17 aprile 2026 chiarendo la decorrenza: si applica a partire dall'esercizio in corso alla data di pubblicazione del decreto. Per chi ha l'esercizio coincidente con l'anno solare significa che il Modello E non si usa per il bilancio 2025, ma dal rendiconto dell'esercizio 2026.

Dove la norma non è chiara, e le letture divergono

Un punto va detto apertamente, perché la lettera della legge lascia spazio a interpretazioni diverse.

Il comma 2 dell'art. 13 riserva il rendiconto per cassa fino a 300.000 euro agli enti privi di personalità giuridica. Il comma 2-bis, invece, vale per tutti gli ETS fino a 60.000 euro. Poiché l'art. 87 c. 3 rinvia a entrambi «rispettivamente», la lettura più aderente al testo è che un'associazione con personalità giuridica e proventi, poniamo, di 150.000 euro non possa avvalersi della semplificazione del comma 2: dovrebbe tenere le scritture contabili complete (libro giornale e libro degli inventari, ai sensi dell'art. 87, comma 2, e degli artt. 2216 e 2217 del codice civile).

Non tutti gli operatori del settore leggono la norma allo stesso modo, e su questo punto le posizioni divergono. Se la vostra associazione ha personalità giuridica e si trova in quella fascia di entrate, è una delle poche situazioni in cui vale davvero la pena far verificare la posizione a un professionista prima di scegliere il modello di bilancio.

Cosa scrivere, in concreto, riga per riga

La norma chiede compiutezza e analiticità, non un formato. Nella pratica, quattro colonne fanno il minimo sindacale e sei lo fanno bene:

1. Data del movimento, in ordine cronologico.
2. Causale: cosa è successo, in parole comprensibili a chi non c'era. «Bonifico» non è una causale; «Rimborso spese viaggio Mario Rossi, trasporto anziani del 12/03» lo è.
3. Entrata e uscita, in due colonne separate.
4. Saldo progressivo, ricalcolato a ogni riga.
5. Conto: cassa o banca. La pratica più semplice è tenere due registri distinti, così ogni saldo si confronta con qualcosa di verificabile.
6. Voce di destinazione: la categoria che a fine anno diventa una riga del rendiconto.

Tre regole valgono più di qualunque software:

• Una riga per movimento. La tentazione di accorpare («spese varie del mese») produce righe che nessuno riesce più a collegare a un giustificativo, e il giustificativo è la prima cosa che viene chiesta.
• Ogni riga ha il suo documento. Scontrino, fattura, ricevuta. La prima nota dice che è successo qualcosa, il giustificativo dimostra che cosa: da sole, nessuna delle due basta.
• Il saldo deve tornare con la realtà. Se il saldo di cassa non corrisponde ai contanti che avete, l'errore è di quel giorno e si trova in dieci minuti. A marzo, sullo stesso errore, si perdono tre pomeriggi.

I due obblighi che si aggiungono, e che quasi nessuno ricorda

La contabilità separata per l'attività commerciale. L'articolo 87, comma 4, la impone agli ETS non commerciali che svolgano anche attività commerciale. Il comma 1, lettera b), aggiunge che per quelle attività vanno tenute le scritture dell'art. 18 del D.P.R. 600/1973 anche al di fuori dei limiti quantitativi previsti da quell'articolo. In pratica: il bar sociale, la quota di iscrizione a un corso a pagamento, la vendita di gadget vanno annotati separatamente dal resto, sempre.

Il rendiconto delle raccolte pubbliche di fondi. L'articolo 87, comma 6, chiede di inserire in bilancio un rendiconto specifico per ciascuna celebrazione, ricorrenza o campagna di sensibilizzazione, redatto ai sensi dell'art. 48, comma 3, dal quale risultino in modo chiaro entrate e spese di quell'iniziativa. Vale anche per chi applica il regime forfetario. È la ragione per cui, se organizzate tre banchetti l'anno, conviene tenerli distinti in prima nota fin da subito: separarli a posteriori è quasi impossibile.

Per quanto tempo si conservano

L'articolo 87, comma 1, lettera a), rinvia all'art. 22 del D.P.R. 600/1973: le scritture e la relativa documentazione vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti del periodo d'imposta di riferimento, anche oltre il termine decennale dell'art. 2220 del codice civile. Il che, tradotto, significa una cosa sola: la prima nota e i giustificativi non si buttano dopo cinque anni perché «ormai è passato».

Vale anche per la forma digitale. La norma non impone la carta, e una prima nota tenuta su foglio elettronico o su un gestionale è pienamente valida, purché sia ordinata, completa e conservata.

In sintesi

La prima nota non è obbligatoria perché lo dice una norma che la nomina. È obbligatoria perché è il modo più semplice — spesso l'unico praticabile per un'associazione piccola — di assolvere l'obbligo dell'art. 87 di tenere scritture cronologiche e sistematiche, e di arrivare a fine anno con un bilancio che regga.

Le soglie da tenere a mente oggi sono 300.000 euro (enti privi di personalità giuridica, rendiconto per cassa) e 60.000 euro (tutti gli ETS, forma aggregata). Il 220.000 è superato dall'agosto 2024. Quale modello ministeriale usare in concreto — A/B/C, D oppure E — resta una valutazione da fare con il proprio consulente, sulla base della forma giuridica e delle entrate effettive dell'esercizio.