Il registro dei volontari in formato digitale è valido?

La risposta breve, e perché non basta

Sì: il registro può essere tenuto in formato elettronico, ed è una forma piena, non un ripiego. Lo dice l'articolo 3, comma 2, del decreto ministeriale 6 ottobre 2021 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 285 del 30 novembre 2021), che vale la pena leggere per intero perché ogni parola pesa:

«In alternativa alle forme di tenuta di cui al comma 1, gli enti possono avvalersi di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l'inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all'art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.»

Tre cose in una frase. «In alternativa»: chi tiene il registro elettronico non deve anche stamparlo e portarlo dal notaio. «Qualora»: la validità è condizionata, e le condizioni sono due, inalterabilità e data. E quel rinvio al codice civile introdotto da «anche», che è il punto su cui le fonti non dicono la stessa cosa.

Se vi serve il quadro generale (chi deve tenerlo, cosa ci va scritto, come si vidima quello di carta) l'abbiamo già trattato nell'articolo sul registro dei volontari. Qui restiamo sul solo formato digitale.

Perché la norma insiste tanto sulla data

Non è un capriccio formale. Lo stesso decreto, all'articolo 2, comma 4, stabilisce che per i volontari iscritti dopo la stipula della polizza «le garanzie assicurative decorrono dalle ore 24,00 del giorno di iscrizione nel registro», e che in caso di cancellazione perdono efficacia alle ore 24 del giorno di cancellazione.

Tradotto: la copertura assicurativa di una persona nasce e muore in base a una data scritta nel vostro registro, che è l'unica prova di quando quel volontario è entrato in attività. Se dopo un infortunio quella data potesse essere aggiunta o spostata, il registro non proverebbe nulla. Da qui i due requisiti.

Questo spiega anche perché un foglio di calcolo, da solo, non basta: non perché Excel sia vietato — la norma non nomina nessuna tecnologia — ma perché un file che chiunque può riaprire e ritoccare non garantisce né l'una né l'altra cosa. Lo stesso vale per un gestionale che consenta di correggere una riga senza lasciare traccia.

Come si dimostrano inalterabilità e data: il rinvio al codice civile

L'articolo 2215-bis del codice civile è la norma sulla documentazione informatica delle imprese. Il suo terzo comma dice che «gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato». Il quarto comma aggiunge che, se per un anno non ci sono state registrazioni, firma e marca si appongono al momento della registrazione successiva.

Due termini, spiegati una volta sola. La firma digitale è la firma elettronica qualificata su smart card, chiavetta o remota: dice chi ha prodotto quel file e che dopo la firma non è stato toccato. La marca temporale è un servizio a parte, di un prestatore qualificato, che associa al file una data e un'ora certificate da un terzo: nessuno, nemmeno voi, può spostarla.

Nella pratica: si esporta il registro in un file, lo si firma digitalmente e lo si marca temporalmente almeno una volta l'anno. Chi vi chiede se il vostro registro digitale è "vidimato" intende questo, perché non esiste — e qui bisogna essere netti — nessuna vidimazione digitale rilasciata da un notaio, dall'ufficio RUNTS o da un ente pubblico. Il notaio bolla fogli di carta; sul digitale il decreto non ha creato nessun procedimento equivalente.

Resta la parola «anche». Il decreto dice che i sistemi elettronici vanno bene se assicurano inalterabilità e data, «anche con le modalità» del 2215-bis. Letteralmente, quella del codice civile è una modalità idonea, non l'unica: un sistema che garantisca inalterabilità e data in altro modo dovrebbe essere ugualmente valido. Buona parte della consulenza di settore, però, legge quel rinvio come l'unica strada tipizzata e consiglia di percorrerla comunque, perché è l'unica di cui si possa dire con certezza che soddisfa la norma. Nessuna nota ministeriale ha sciolto il dubbio: né la nota n. 809 del 20 gennaio 2025 sui registri delle sedi secondarie, né la nota n. 5003 del 27 marzo 2026 sulla disciplina generale degli ETS toccano il tema. Chi vi dice che la questione è pacifica, in un senso o nell'altro, sta semplificando.

Cosa dice la norma, cosa fa la prassi, cosa non è vero

Tema	Cosa dice la norma	Cosa fa la prassi prudente	Cosa non è vero
Formato	Cartaceo o elettronico, in alternativa fra loro	Si sceglie l'elettronico e si mette a verbale la decisione	«Il registro deve essere per forza di carta»
Vidimazione	Numerazione e bollatura solo per il cartaceo	Firma digitale + marca temporale almeno una volta l'anno	«Esiste una vidimazione digitale che rilascia il notaio o il RUNTS»
Data	Deve risultare la data in cui le scritture sono apposte	Marca temporale annuale, più i log del programma usato	«Basta la data scritta in una colonna del file»
Software	Nessuna certificazione o omologazione è prevista	Si sceglie un programma che non consente modifiche silenziose e che esporta tutto	«Questo gestionale è certificato dal Ministero»: nessun elenco di programmi autorizzati esiste
Conservazione	Dieci anni per la documentazione assicurativa (art. 4, c. 2)	Si conservano registro, esportazioni e marche per dieci anni	«Serve obbligatoriamente un conservatore accreditato»
Costi	La vidimazione è esente da imposta di bollo (interpello AdE n. 333/2023)	Si allega la richiesta senza marche da bollo	«Il bollo si paga comunque»

Serve la conservazione digitale "a norma"?

Qui l'onestà impone di dire che non c'è una risposta certa.

Da un lato, il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) all'articolo 2, comma 3, estende ai privati le regole sul documento informatico, sulle firme e sulla conservazione, e l'articolo 44, comma 1-ter, precisa che «in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati», il sistema di conservazione deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le linee guida AgID. Se si considera il registro un documento la cui conservazione è prescritta per legge, quelle regole lo riguardano.

Dall'altro lato, il decreto sul registro non nomina mai il CAD, non parla di conservazione a norma e non richiede un conservatore accreditato. L'unico obbligo esplicito di conservazione che contiene è all'articolo 4, comma 2: dieci anni per «la documentazione riguardante l'assicurazione dei volontari», da esibire in caso di controllo. Che il registro rientri in quella documentazione è una lettura ragionevole — l'articolo 2 lega le polizze proprio alle risultanze del registro — ma nessun documento ufficiale lo ha mai scritto.

Il risultato è che chi vi propone un servizio di conservazione a norma presentandolo come obbligatorio per questo registro sta estendendo per analogia una regola pensata altrove: è una scelta prudente e per certi versi difendibile, non un obbligo scritto da qualche parte. Quello che nessuno contesta è il minimo: tenere i file, tenerli leggibili, saperli tirare fuori. E non lasciare l'unica copia dentro un servizio a cui domani potreste non avere più accesso — un problema che il decreto conosce, tanto che all'articolo 3, comma 3, impone agli enti che escono da una rete associativa di conservare copia digitale delle iscrizioni fatte con il programma della rete.

Più sedi e volontari occasionali

Se l'ente ha sedi operative in più territori, la nota del Ministero del Lavoro n. 809 del 20 gennaio 2025 ammette che il registro, pur restando unitario, sia articolato in sezioni separate tenute presso le sedi: servono una delibera dell'organo di amministrazione, modalità che evitino duplicazioni, una persona responsabile per ciascuna sezione, l'informativa all'assicuratore e verifiche periodiche. La nota ribadisce che anche quelle sezioni devono essere regolarmente vidimate, altrimenti restano «mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l'esterno», e che presso la sede principale vanno tenute le copie dei frontespizi con gli estremi di vidimazione.

Per i volontari occasionali l'iscrizione nel registro non è obbligatoria: l'articolo 3, comma 1, prevede che l'ente possa istituire una sezione separata, e il comma 6 chiede gli stessi dati per chi vi è iscritto. Restano comunque da assicurare, con polizze la cui efficacia cessa alle ore 24 dell'ultimo giorno di servizio indicato in polizza: il tema è trattato nell'articolo sull'assicurazione dei volontari.

Che cosa chiedere a chi vi vende un programma

Sei domande, da fare prima di firmare un abbonamento:

• una volta registrata, un'iscrizione si può modificare o cancellare senza lasciare traccia? Le correzioni restano visibili?
• la numerazione è progressiva e non viene riciclata quando un volontario cessa l'attività?
• inizio e cessazione sono registrati come eventi con data, o è solo un campo che si sovrascrive?
• posso esportare tutto — registro completo, in PDF e in un formato leggibile da altri programmi — per firmarlo e marcarlo?
• se cambio programma o esco dalla rete associativa, i dati restano miei e leggibili?
• chi appone la firma digitale e la marca temporale? Se la risposta è «ci pensiamo noi», chiedete con quale firma e in nome di chi.

Su quest'ultimo punto conviene avere le idee chiare, e vale per tutti i gestionali del mercato, il nostro compreso: un programma può tenere il registro numerato progressivamente, distinguere volontari occasionali e non occasionali, tracciare inizio e cessazione, gestire la polizza collettiva e produrre un PDF numerato pronto da esportare o da far vidimare. Quello che nessun software può fare al posto vostro è dichiararsi "a norma" in nome dell'ente: la firma digitale è del legale rappresentante, la marca temporale si compra da un prestatore qualificato e la responsabilità della tenuta resta all'ente — lo dice l'articolo 3, comma 3, anche per i sistemi messi a disposizione dalle reti associative.

In pratica: la sequenza da seguire

1. Decidete in consiglio direttivo se tenere il registro su carta o in formato elettronico, e mettetelo a verbale. Serve a poco averlo deciso "di fatto".
2. Se scegliete la carta, numerate le pagine e fatelo bollare da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato prima di usarlo; la richiesta e il registro sono esenti da imposta di bollo.
3. Se scegliete l'elettronico, verificate che lo strumento impedisca modifiche silenziose, tracci le correzioni, tenga una numerazione progressiva e consenta l'esportazione integrale.
4. Indicate chi tiene materialmente il registro e chi firma digitalmente: nome e cognome, non "la segreteria".
5. Registrate iscrizioni e cessazioni il giorno stesso e comunicate i dati all'impresa assicuratrice nei tempi concordati, come prevede l'articolo 3, comma 5.
6. Almeno una volta l'anno — e comunque alla chiusura dell'esercizio — esportate il registro, firmatelo digitalmente e apponete la marca temporale. Se in un anno non ci sono state registrazioni, fatelo alla prima registrazione utile.
7. Conservate per dieci anni il registro, i file firmati e marcati e la documentazione assicurativa, in almeno due copie e in un formato che sarete ancora in grado di aprire.
8. Se avete più sedi con sezioni separate, tenete in sede legale le copie dei frontespizi con gli estremi di vidimazione.

Il punto di equilibrio è questo: la norma dice meno di quanto vorreste, e proprio per questo conviene poter dimostrare, in caso di controllo, di aver scelto consapevolmente e di aver fatto qualcosa di verificabile — non di aver trovato una formula magica che nessuno ha ancora scritto.