Il registro dei volontari: chi deve tenerlo, cosa ci va scritto, come si vidima

Chi è obbligato a tenere il registro dei volontari

L'obbligo nasce dall'articolo 17, comma 1 del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017): gli enti del Terzo settore possono avvalersi di volontari e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale.

Tradotto in pratica:

• Se la tua associazione è iscritta al RUNTS e ha volontari stabili, il registro va tenuto. Vale per ODV, APS e per tutte le altre qualifiche di ETS.
• Se l'ente non si avvale di nessun volontario, il registro non serve. È un caso raro per ODV e APS, che per definizione si reggono in modo prevalente sull'attività dei volontari.
• Se hai solo volontari occasionali, l'iscrizione nel registro non è imposta dalla norma, ma i loro dati vanno comunque raccolti (ci torniamo sotto, perché l'assicurazione li riguarda lo stesso).

Un punto che genera confusione: il registro dei volontari non è un libro sociale e non sostituisce il libro soci. Un volontario può non essere socio e viceversa; chi è entrambe le cose va in tutti e due i registri.

Chi è "volontario non occasionale"? Qui la norma non aiuta

Questo è il punto più scivoloso di tutta la materia, ed è onesto dirlo: né il Codice né il decreto attuativo definiscono cosa sia "occasionale". Non ci sono soglie di ore, di giornate o di frequenza.

L'orientamento diffuso tra i centri di servizio per il volontariato è che sia non occasionale il volontario la cui presenza ha carattere sistematico e continuativo, mentre resta occasionale chi dà una mano una tantum: la sagra di paese, il banchetto di una domenica, il trasloco della sede.

In assenza di una definizione normativa, la scelta ricade sull'ente. La cosa più sensata è mettere per iscritto un criterio — in una delibera del consiglio direttivo, per esempio — e poi applicarlo in modo coerente. Un criterio scritto e rispettato regge molto meglio a un controllo di un criterio "a sentimento". Nel dubbio, iscrivere è meno rischioso che non iscrivere: dal registro non deriva nessun costo, mentre da un volontario non iscritto può derivare un buco assicurativo.

Cosa va scritto nel registro

Il contenuto minimo non sta nel Codice, ma nell'articolo 3 del decreto ministeriale 6 ottobre 2021 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 285 del 30 novembre 2021), che ha sostituito il vecchio decreto del 14 febbraio 1992. Se trovi ancora in giro modelli o guide che citano il decreto del 1992, sono superati.

Per ogni volontario vanno annotati:

• codice fiscale, oppure in alternativa nome, cognome, luogo e data di nascita;
• residenza o domicilio;
• data di inizio dell'attività di volontariato;
• data di cessazione, quando il volontario smette.

Niente di più è richiesto. Nulla vieta di aggiungere colonne utili (recapito, area di attività, sede), ma evita di trasformare il registro in un archivio di dati personali: raccogli quello che ti serve davvero.

Due accortezze operative che valgono più di quanto sembri: annota la data di inizio prima che il volontario cominci, non a mesi di distanza, e annota la cessazione quando avviene. Un registro pieno di persone che non frequentano da tre anni è un registro che, in caso di verifica, racconta una realtà che non esiste.

Come si vidima il registro cartaceo

Il decreto del 2021 richiede che il registro cartaceo, prima di essere usato, sia numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che nell'ultima pagina dichiara il numero complessivo dei fogli.

Chi può farlo, in concreto:

• il notaio;
• il segretario comunale. Il decreto del 2021 non lo nomina, e per un periodo diversi Comuni hanno rifiutato il servizio proprio per questo. Il Ministero del Lavoro è intervenuto con la nota n. 12675 del 14 settembre 2022 chiarendo che il segretario comunale rientra a pieno titolo tra i "pubblici ufficiali abilitati". La stessa lettura è ripresa dall'Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 333 del 4 luglio 2023.

Resta un punto non risolto: il chiarimento dice che il segretario comunale può vidimare, non che il Comune sia obbligato a farlo. Se il tuo Comune si rifiuta, non hai in mano una norma che lo costringa; in pratica conviene presentare la nota ministeriale e, se non basta, rivolgersi al notaio o a un altro Comune.

Sul costo: l'Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 333/2023, ha confermato che sia la richiesta di vidimazione sia la vidimazione stessa sono esenti da imposta di bollo quando provengono da un ETS, in forza dell'articolo 82, comma 5 del Codice del Terzo settore. Questo riguarda il bollo: eventuali diritti di segreteria comunali o l'onorario del notaio sono un'altra questione, da verificare caso per caso.

Va detto anche che l'obbligo di vidimazione non è scritto in modo esplicito nel Codice: è il Ministero del Lavoro, già con la nota n. 7180 del 28 maggio 2021, ad aver chiarito che il silenzio del Codice non fa venire meno l'adempimento, la cui funzione è garantire la veridicità del documento e impedire che si aggiungano o si tolgano pagine. Il decreto del 6 ottobre 2021 lo ha poi messo nero su bianco.

Il registro in formato elettronico è valido?

Sì. Il decreto ammette espressamente che il registro sia tenuto con sistemi elettronici o telematici, purché garantiscano l'inalterabilità delle scritture e la data in cui sono state effettuate.

Qui però la norma si ferma, e comincia la zona grigia: il decreto non descrive una procedura di vidimazione digitale. Non esiste un "bollo elettronico" del registro volontari equivalente a quello del notaio. La prassi consolidata tra consulenti e software gestionali è ottenere l'inalterabilità e la data certa con firma digitale e marca temporale apposte sul registro (tipicamente su un'estrazione periodica in PDF), a cura del legale rappresentante o di un suo delegato. È una soluzione ragionevole e coerente con il testo del decreto, ma è prassi interpretativa, non una procedura tipizzata dalla legge: se qualcuno te la presenta come l'unica strada certificata, sta semplificando.

Un gestionale associativo — SempliCo lo fa, come altri strumenti sul mercato — può tenere il registro numerato progressivamente, tracciare date di inizio e cessazione ed estrarre il file da firmare, il che toglie di mezzo la parte più noiosa. Resta comunque una scelta dell'ente, e resta l'obbligo di conservare quanto prodotto.

	Registro cartaceo	Registro elettronico
Numerazione	Progressiva su ogni pagina, prima dell'uso	Progressiva, gestita dal sistema
Formalità iniziale	Bollatura di ogni foglio da notaio o pubblico ufficiale abilitato, con dichiarazione finale del numero di fogli	Nessuna bollatura prevista dal decreto
Requisito sostanziale	Integrità garantita dalla vidimazione	Inalterabilità delle scritture e data certa
Prassi diffusa	Vidimazione una volta sola, il registro si usa fino a esaurimento pagine	Firma digitale e marca temporale su estrazioni periodiche
Costo del bollo	Esente (art. 82 c. 5 CTS)	Non applicabile

Volontari occasionali e assicurazione: il legame da non perdere di vista

Il decreto del 6 ottobre 2021 nasce per disciplinare l'assicurazione obbligatoria dei volontari prevista dall'articolo 18 del Codice: copertura contro infortuni e malattie connessi all'attività e per la responsabilità civile verso terzi. E l'obbligo assicurativo vale anche per i volontari occasionali.

Da qui la conseguenza pratica: anche se gli occasionali non devono per forza stare nel registro, i loro dati devono comunque esistere da qualche parte. Il decreto consente due strade:

• una sezione separata del registro dedicata ai volontari occasionali, con gli stessi dati previsti per gli altri;
• oppure elenchi nominativi tenuti a parte e messi a disposizione della compagnia assicurativa.

La prima strada è più ordinata e riduce il rischio di dimenticarsene. In entrambi i casi i dati vanno conservati e resi disponibili in caso di controllo. La documentazione assicurativa, in particolare, va conservata per un periodo non inferiore a dieci anni.

Se l'ente ha più sedi

Con la nota n. 809 del 20 gennaio 2025 il Ministero del Lavoro ha chiarito che un ETS con sedi in territori diversi può tenere più registri cartacei, uno per sede, invece di far viaggiare un unico registro per l'Italia.

Non è però un liberi tutti: la lettura ministeriale, ripresa dalla manualistica di settore, presuppone che l'ente deliberi la cosa, individui un responsabile per ciascuna sede e conservi presso la sede principale gli elementi che ricollegano i registri all'ente.

Cosa succede se non lo tengo

Va detto con chiarezza, perché in rete si leggono cifre inventate: il Codice del Terzo settore non prevede una sanzione pecuniaria specifica per il registro dei volontari mancante o non vidimato. Chi ti dà un importo preciso sta improvvisando.

Le conseguenze ci sono lo stesso, e sono indirette:

• in sede di controllo sugli enti iscritti al RUNTS, un registro assente o tenuto male è una irregolarità che, se non sanata, può arrivare fino alla cancellazione dal Registro unico e alla perdita della qualifica di ETS, con tutto ciò che ne consegue in termini fiscali e di devoluzione del patrimonio;
• sul fronte assicurativo: se un volontario non risulta da nessuna parte e si fa male, la copertura può non operare, e il problema diventa dell'ente e di chi lo amministra;
• sul fronte rimborsi spese: l'articolo 17 consente rimborsi solo a chi è effettivamente volontario. Un rimborso a una persona che non risulta in nessun registro è difficile da difendere davanti a una verifica fiscale.

Nessuno di questi scenari è automatico né frequente per una piccola associazione. Ma tenere il registro costa poco tempo, e sistemarlo dopo costa molto di più.

Il minimo indispensabile, in ordine

1. Decidete e mettete a verbale il criterio con cui distinguete volontari non occasionali e occasionali.
2. Se scegliete la carta: numerate le pagine e portate il registro a vidimare dal notaio o dal segretario comunale, prima di iniziare a scriverci.
3. Se scegliete il digitale: verificate che lo strumento garantisca inalterabilità e data certa, e definite chi firma e con che periodicità.
4. Annotate codice fiscale (o generalità), residenza, data di inizio e — quando serve — data di cessazione.
5. Allineate il registro alla polizza assicurativa, occasionali compresi.
6. Rileggetelo una volta l'anno, prima dell'assemblea di bilancio, e togliete chi non c'è più.