Quanti dipendenti può avere un'associazione: il limite ai lavoratori in ODV e APS

Prima o poi succede a quasi tutte le associazioni che crescono: serve una persona che risponda al telefono ogni mattina, un autista pagato per il servizio del giorno, una segretaria part-time. E arriva la domanda: possiamo assumere? E quante persone? La risposta del Codice del Terzo settore non è «no», ma non è nemmeno «quante ne volete». C'è un tetto, ed è diverso se siete una ODV o una APS.

In questa guida mettiamo in fila cosa dice la norma, come si fanno i conti e, soprattutto, dove le fonti non permettono di essere sicuri. Quest'ultima parte conta: sul tema circolano ancora cifre vecchie.

Un'associazione di volontariato può avere dipendenti?

Sì. L'art. 33, comma 1, del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017) consente alle organizzazioni di volontariato di assumere dipendenti o di avvalersi di lavoro autonomo o di altra natura, ma con due paletti:

• solo quando serve: per assicurare il regolare funzionamento dell'organizzazione oppure per qualificare o specializzare l'attività svolta;
• entro un limite numerico: il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari.

Il testo parla di «lavoratori» in senso ampio: dipendenti, ma anche collaboratori autonomi e rapporti di altra natura. Come vedremo, su come contarli nel dettaglio la norma tace.

E un'associazione di promozione sociale?

Le APS sono nell'art. 36, comma 1, che consente anch'esso di assumere dipendenti o di usare lavoro autonomo o di altra natura, anche tra i propri associati, ma solo quando ciò è necessario allo svolgimento dell'attività di interesse generale e al perseguimento delle finalità dell'ente. Il limite numerico ha due termini di confronto:

• il cinquanta per cento del numero dei volontari, oppure
• il venti per cento del numero degli associati.

Quest'ultima percentuale è cambiata: prima della riforma era il cinque per cento. È stata portata al venti per cento dalla L. 104/2024 (art. 4, c. 1, lett. g). Se avete letto in guide, statuti tipo o appunti del consulente che «le APS possono avere lavoratori fino al 5% degli associati», quella è la versione precedente. Alcune pubblicazioni online non sono state aggiornate e la riportano ancora.

Il comma 1 dell'art. 36 richiama poi espressamente anche il rispetto dell'art. 35, comma 1: l'APS deve continuare ad avvalersi «in modo prevalente» dell'attività di volontariato dei propri associati. Tradotto: anche se i conti sulle percentuali tornano, il volontariato deve restare la forza su cui si regge l'associazione, non il lavoro pagato.

In sintesi: ODV e APS a confronto

	ODV (art. 33)	APS (art. 36)
Quando si possono impiegare lavoratori	Solo se necessario al funzionamento o per qualificare/specializzare l'attività	Solo se necessario all'attività di interesse generale e alle finalità
Tetto numerico	50% del numero dei volontari	50% dei volontari o 20% degli associati (era 5%)
Prevalenza del volontariato	Caratteristica dell'ente	Richiamo esplicito all'art. 35, c. 1
Tipo di rapporto	Dipendente, autonomo o altro	Dipendente, autonomo o altro, anche con associati

Come si fanno i conti: un esempio

Prendiamo un'associazione con 40 volontari e 120 associati.

• Se è una ODV, il tetto è il 50% dei volontari: 20 lavoratori.
• Se è una APS, i due termini di confronto danno 50% di 40 = 20 lavoratori, oppure 20% di 120 = 24 lavoratori.

Il confronto che avvantaggia l'ente è il secondo, perché il numero degli associati è molto più alto di quello dei volontari. Ed è la situazione tipica delle APS (circoli, Pro Loco, associazioni culturali) dove molti soci non svolgono attività volontaria continuativa.

Attenzione però a due cose. La prima: i numeri vanno dimostrabili. I volontari che operano in modo non occasionale devono essere iscritti nel registro dei volontari (art. 17, c. 1), e un registro tenuto bene è anche la prova di quanti sono; ne parliamo in Il registro dei volontari: chi deve tenerlo. La seconda: il libro soci deve essere aggiornato, perché il venti per cento si calcola sugli associati che risultano davvero (vedete Libro soci: come si tiene).

Il volontario non può essere anche dipendente: l'art. 17, comma 5

C'è una regola che si confonde spesso con il limite numerico, ma è distinta: la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi rapporto di lavoro subordinato o autonomo, e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito, con l'ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge l'attività volontaria (art. 17, c. 5). Esistono eccezioni, ma riguardano gli operatori di soccorso di alcune organizzazioni delle Province autonome di Bolzano e Trento, non il caso ordinario.

In pratica: una persona che viene assunta dall'associazione non può contare, per lo stesso ente, anche come volontaria. Quindi:

• chi diventa dipendente o collaboratore retribuito esce dal conto dei volontari (e dal registro dei volontari) per il tempo in cui è retribuito;
• il rimborso delle spese sostenute e documentate resta una cosa diversa dalla retribuzione: lo trovate spiegato in Rimborsi spese ai volontari;
• chi lavora altrove e fa volontariato da voi nel tempo libero è un altro caso ancora, trattato in Volontari che lavorano: permessi e flessibilità.

Il punto pratico: se assumete una persona che finora era volontaria, il vostro numero di volontari scende di uno e quello dei lavoratori sale di uno. Ripetete il calcolo prima di firmare il contratto, non dopo.

Dove le fonti non danno una risposta univoca

Qui conviene essere franchi. La norma indica le percentuali, ma lascia aperte alcune domande pratiche. Le fonti che abbiamo consultato non le sciolgono, e noi non vogliamo inventare una risposta.

«O» oppure «e»: i due termini dell'APS sono alternativi? La formulazione dell'art. 36 usa l'alternativa: «cinquanta per cento del numero dei volontari o … del numero degli associati». Una lettura commentata nella dottrina online interpreta le due soglie come alternative: l'APS è in difetto solo se supera entrambe. Ma lo stesso commento precisa che questa è l'opinione dell'autore e non emerge in modo esplicito dalla norma. Un articolo sulle modifiche del 2024 ricorda la nuova soglia del venti per cento senza chiarire il rapporto con il cinquanta per cento. Prima di costruire sul 20% l'intera pianta organica, fatevi confermare la lettura dal vostro consulente.

Chi si conta come «lavoratore»? Il testo parla di lavoratori «impiegati nell'attività». La norma ammette dipendenti, lavoratori autonomi e rapporti di altra natura, ma non dice se un collaboratore autonomo occasionale, un professionista che ha emesso una sola fattura o un tirocinante rientrino nel conto. Non c'è nemmeno un criterio sul tempo pieno e sul part-time: due persone a metà tempo sono due lavoratori o una?

Quando si fa la verifica? Nelle fonti consultate non c'è l'indicazione se il rapporto debba essere rispettato in ogni momento o come media sull'anno. Nella pratica prudente si controlla alla data dell'assunzione e almeno una volta l'anno, insieme agli altri adempimenti.

Come si contano i volontari? Nemmeno questo è definito. È ragionevole contare quelli iscritti nel registro, ma la norma non lo dice espressamente, e resta da capire come trattare volontari non associati.

Che cosa succede se si supera il limite? Le fonti consultate non indicano una sanzione specifica per il solo superamento. Una pubblicazione di settore parla di «inosservanza delle disposizioni» del Codice; non è tuttavia una conseguenza descritta nella norma stessa. Di sicuro un ente che non rispetta i requisiti può essere oggetto dei controlli di cui parliamo in Controlli sugli ETS: chi controlla cosa e cosa rischia l'associazione, e il rischio concreto, per un'APS, è quello di mettere in discussione la prevalenza del volontariato richiesta dall'art. 35.

E nei dati comunicati al RUNTS?

Il numero dei lavoratori non serve solo per il calcolo del tetto: dal D.M. 2/2026 soci, volontari e lavoratori vanno tenuti aggiornati anche al RUNTS, come spieghiamo in Aggiornamento annuale dei dati al RUNTS. Avere in ordine registro dei volontari, libro soci e elenco dei lavoratori significa che i tre numeri su cui si basa il tetto sono gli stessi che comunicate al Registro. Se i conti sono fatti in tre posti diversi, prima o poi non tornano.

Come tenere sotto controllo il limite

Senza pretendere di fare i professionisti, un controllo semplice può bastare:

1. Elenco dei volontari sempre aggiornato, con la data di ingresso e, se un volontario viene assunto, la data di uscita dal registro.
2. Elenco degli associati aggiornato dal libro soci, con ammissioni e recessi datati.
3. Elenco dei lavoratori, distinguendo dipendenti, collaboratori e rapporti di altra natura, con il tipo di impegno (pieno o parziale).
4. Un foglio di calcolo che ricalcola le percentuali quando cambia uno dei tre elenchi e vi dice quanti margini restano.
5. Una nota nel verbale del direttivo ogni volta che decidete un'assunzione: perché serve, quanti volontari e quanti associati risultano, quale soglia avete verificato.

Il quinto punto è il più sottovalutato. Se un controllo vi chiede perché avete assunto, avere scritto «era necessario per assicurare il funzionamento del servizio» nel verbale di quel giorno vale molto più di una spiegazione a posteriori. Per i modelli potete partire da Verbale del consiglio direttivo.

Per tenere ordinati gli elenchi di soci e volontari da cui partono questi conti, trovate le funzioni dedicate in /funzionalita.

In breve

• ODV (art. 33): lavoratori solo se necessari, non più del 50% dei volontari.
• APS (art. 36): lavoratori solo se necessari, non più del 50% dei volontari o del 20% degli associati; la percentuale sugli associati era del 5% prima della L. 104/2024.
• Prevalenza del volontariato da rispettare in ogni caso per le APS (art. 35, c. 1).
• Volontario e lavoratore dello stesso ente: incompatibili (art. 17, c. 5).
• Zone grigie: alternativa tra i due limiti dell'APS, computo di collaboratori e part-time, momento della verifica, conseguenze del superamento. Ne parlate con il vostro consulente prima di assumere, e conservate traccia della verifica.

Questo articolo riporta cosa prevede la norma e non sostituisce la consulenza di un professionista sul vostro caso.