Il libro soci di un'associazione: chi lo tiene, cosa ci va scritto, chi può leggerlo

Il libro soci è obbligatorio? Sì, e non è una novità del RUNTS

L'obbligo sta nell'articolo 15, comma 1, lettera a) del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017): oltre alle scritture contabili, gli enti del Terzo settore devono tenere «il libro degli associati o aderenti».

Non è l'unico libro obbligatorio. L'articolo 15 ne elenca tre:

• il libro degli associati o aderenti (lettera a);
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui vanno trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico (lettera b);
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di amministrazione, dell'organo di controllo e di eventuali altri organi sociali (lettera c).

Chi ha già l'organo di controllo o il revisore ne aggiunge uno, ma il punto di partenza per tutti è questo terzetto. E il libro degli associati è quello con cui si comincia, perché senza sapere chi sono i soci non si convoca un'assemblea valida.

Una precisazione che serve subito, perché è la confusione più comune: il libro soci non è il registro dei volontari. Sono due scritture diverse, con due discipline diverse. Il registro dei volontari nasce dall'articolo 17 del Codice e dal decreto ministeriale del 6 ottobre 2021, e va vidimato; il libro soci nasce dall'articolo 15 e — come vedremo — non va vidimato. Un socio può non essere volontario, un volontario può non essere socio, e chi è entrambe le cose compare in tutti e due.

Chi lo tiene materialmente

L'articolo 15, comma 2 è netto: il libro degli associati e il libro delle assemblee «sono tenuti a cura dell'organo di amministrazione». Il libro delle deliberazioni dell'organo di controllo, invece, è tenuto dall'organo a cui si riferisce.

Tradotto: la responsabilità è del consiglio direttivo nel suo insieme, non del singolo che «se ne occupa». In pratica il consiglio designa qualcuno — spesso il segretario — ma se il libro è tenuto male la responsabilità resta dell'organo.

È una distinzione che sembra formale e non lo è: quando in assemblea qualcuno contesta l'elenco dei votanti, la risposta non può essere «lo teneva Mario e adesso Mario non c'è più».

Va vidimato? No, e neanche bollato

Qui la risposta è più semplice di quanto la si racconti in giro: il Codice del Terzo settore non prevede alcuna formalità di vidimazione o bollatura per i libri sociali dell'articolo 15. Né notaio, né segretario comunale, né numerazione preventiva imposta dalla legge.

Sono anche esenti dall'imposta di bollo, in forza dell'articolo 82, comma 5 del Codice, che esenta dal bollo atti, documenti, istanze e registri posti in essere o richiesti dagli enti del Terzo settore.

Se il tuo consulente ti dice che il libro soci va vidimato, quasi certamente sta ragionando per analogia con il registro dei volontari, oppure con le vecchie regole dei libri sociali delle società di capitali. Per gli ETS non è così.

Detto questo, «nessuna formalità obbligatoria» non vuol dire «nessuna cura». Il libro deve essere ordinato, tenuto in modo cronologico e aggiornato con tempestività: in caso di controllo del RUNTS o di contenzioso interno, un libro tenuto bene è una prova, un libro rifatto a posteriori è un problema.

Cosa ci va scritto (e qui il Codice tace)

Ed eccoci al punto scomodo, che va detto con chiarezza: l'articolo 15 impone il libro ma non ne descrive il contenuto minimo. A differenza del registro dei volontari, per cui il decreto del 2021 elenca i dati obbligatori, per il libro soci non esiste una norma che dica «devi scrivere queste cose».

Il contenuto va quindi ricavato da due direzioni: da cosa serve per far funzionare la vita associativa, e da cosa lo statuto prevede. La prassi consolidata — riportata in modo omogeneo dai centri di servizio per il volontariato e dalla manualistica di settore — indica come minimo:

Dato	Perché serve
Numero progressivo	Rende il libro leggibile e permette di citare una posizione
Cognome, nome, luogo e data di nascita, codice fiscale	Identifica il socio senza ambiguità
Residenza o domicilio	Convocazioni e comunicazioni formali
Recapiti (email, telefono)	Obbligatori di fatto se lo statuto ammette la convocazione via email o SMS
Data di ammissione	Da qui decorre la qualità di socio, e con essa il diritto di voto
Categoria di socio (ordinario, sostenitore, onorario…)	Solo se lo statuto prevede categorie con diritti diversi
Data e causa di cessazione (recesso, esclusione, decesso, decadenza)	Distingue chi è socio oggi da chi lo è stato

Due colonne meritano il grassetto: la data di ammissione e la data di cessazione. Sono quelle che quasi sempre mancano, e sono le uniche due che, il giorno in cui serve dimostrare qualcosa, contano davvero.

Un consiglio in senso opposto: non trasformare il libro soci in un archivio. Il GDPR chiede di raccogliere solo i dati necessari alla finalità (principio di minimizzazione, articolo 5 del Regolamento UE 2016/679). Professione, stato di salute, situazione familiare non hanno niente a che fare con la qualità di socio; se servono per un'attività specifica, si tengono altrove e con una base giuridica propria.

La data di ammissione: perché è la colonna più importante

L'articolo 23 del Codice disciplina l'ammissione: nelle associazioni del Terzo settore, riconosciute o no, l'ammissione di un nuovo associato è fatta con deliberazione dell'organo di amministrazione su domanda dell'interessato, e la deliberazione è comunicata all'interessato e annotata nel libro degli associati.

Quindi la sequenza corretta è: domanda → delibera del consiglio → comunicazione all'interessato → annotazione nel libro. Non «ha pagato la quota, quindi è socio». Il versamento della quota da solo non fa il socio, e su questo c'è pochissimo margine di interpretazione.

Se il consiglio respinge la domanda, e salvo che lo statuto disponga diversamente, deve motivare il rigetto entro sessanta giorni e comunicarlo all'interessato, il quale ha a sua volta sessanta giorni per chiedere che si pronunci l'assemblea (o altro organo eletto dall'assemblea). È il modo in cui il Codice traduce il «carattere aperto» delle associazioni: non si può tenere fuori qualcuno in silenzio.

E qui arriva la conseguenza pratica che quasi nessuno collega. L'articolo 24, comma 1 stabilisce che nelle associazioni hanno diritto di voto gli associati iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati. Se lo statuto non deroga, questo significa che l'assemblea che vota il bilancio deve essere convocata guardando le date di iscrizione, non l'elenco di chi si è visto in sede. Un libro senza date di ammissione rende impossibile stabilire chi poteva votare — e una delibera presa da chi non poteva votare è una delibera impugnabile.

Chi ha diritto di leggerlo

L'articolo 15, comma 3: gli associati o aderenti hanno diritto di esaminare i libri sociali, secondo le modalità previste dall'atto costitutivo o dallo statuto. Il comma 4 esclude da questo diritto solo gli enti dell'articolo 4, comma 3, cioè gli enti religiosi civilmente riconosciuti, per i quali le norme del Codice si applicano al solo ramo del Terzo settore.

Le parole «secondo le modalità previste dallo statuto» sono l'intera partita. Il Codice non dice quando, come, con quale preavviso, se si possono fare copie: lo decide lo statuto. Se lo statuto tace, si apre un vuoto che nella pratica genera liti.

Vale la pena metterlo per iscritto, con criteri semplici: richiesta scritta, consultazione in sede entro un numero ragionevole di giorni, presenza di un membro del consiglio, eventuale rimborso del costo delle copie. Un punto su cui la giurisprudenza è costante: le modalità statutarie devono essere ispirate a buona fede e non possono essere costruite in modo da rendere il diritto di esame impossibile o vessatorio. Un termine di sei mesi o un obbligo di motivare la richiesta vanno in quella direzione.

Resta un punto in cui davvero le letture divergono, e non serve fingere che sia risolto: fino a che punto il diritto di esame convive con la protezione dei dati degli altri soci. Il diritto dell'articolo 15 è un diritto di esame, non di ottenere una copia dell'anagrafica da usare come si vuole. L'orientamento più prudente — e quello che ti consigliamo di scrivere in statuto — è consentire la consultazione e il rilascio di estratti funzionali all'esercizio dei diritti associativi (per esempio verificare il numero dei votanti), non la consegna dell'elenco completo con tutti i recapiti. È una posizione difendibile, non una certezza normativa.

Cartaceo o elettronico?

Il Codice non impone un formato. Il libro può essere cartaceo o tenuto con strumenti informatici, e non essendoci obbligo di vidimazione non si pone nemmeno il problema di come «bollare» un file.

Restano però due requisiti sostanziali, che valgono per qualunque scrittura destinata a fare prova:

1. ordine cronologico e tracciabilità delle modifiche: si deve capire quando un socio è entrato e quando è uscito, non solo com'è la situazione oggi;
2. conservazione e reperibilità: il libro deve poter essere esibito in caso di controllo, e deve sopravvivere al cambio di consiglio direttivo.

È esattamente il punto in cui il foglio di calcolo mostra il fianco: si sovrascrive, non tiene traccia di chi ha modificato cosa, e quando il socio esce lo si cancella dalla riga invece di annotarne la cessazione — perdendo per sempre l'informazione che serviva. Un gestionale associativo (SempliCo lo fa, come altri strumenti sul mercato) tiene il libro con numerazione progressiva, storicizza ammissioni e cessazioni invece di sovrascriverle e permette di estrarre l'elenco dei soci con diritto di voto a una certa data. Resta comunque una scelta dell'ente, e resta dell'ente l'obbligo di conservare quanto prodotto.

Cosa succede se il libro non c'è o è tenuto male

Come per il registro dei volontari, va detto senza gonfiare: il Codice non prevede una sanzione pecuniaria specifica per il libro soci mancante. Chi cita un importo preciso sta improvvisando.

Le conseguenze sono indirette, e non per questo lievi:

• in sede di controllo sugli enti iscritti al RUNTS, l'assenza dei libri sociali è una irregolarità che, se non sanata, può arrivare fino alla cancellazione dal Registro unico e alla perdita della qualifica di ETS;
• sul piano interno, le delibere assunte da un'assemblea la cui composizione non è dimostrabile sono esposte all'impugnazione da parte di chiunque abbia interesse;
• sul piano fiscale, l'assenza di una base sociale documentata rende fragile qualunque ragionamento sulla natura non commerciale delle entrate ricevute dai soci.

Il minimo indispensabile, in ordine

1. Verificate nello statuto cosa dice su ammissione, categorie di soci ed esame dei libri. Se non dice nulla sulle modalità di esame, aggiungetelo alla prima modifica statutaria utile.
2. Aprite (o rileggete) il libro degli associati con le colonne dell'elenco qui sopra, comprese le due date.
3. Ricostruite le date di ammissione dalle delibere del consiglio, non a memoria: sono nel libro delle adunanze.
4. Annotate le cessazioni invece di cancellare le righe.
5. Prima di ogni assemblea, estraete l'elenco degli aventi diritto di voto alla data di convocazione e allegatelo al verbale.
6. Rileggete il libro una volta l'anno, insieme al registro dei volontari, e verificate che le due scritture raccontino la stessa associazione.