Convocazione dell'assemblea: modello gratuito in Word e PDF
La convocazione è il punto in cui si decide se un'assemblea reggerà a una contestazione. Un messaggio nel gruppo, un cartello in sede, un ordine del giorno che dice solo «bilancio»: sono i vizi che fanno annullare le delibere, anche a distanza di mesi e anche se in sala nessuno aveva obiezioni.
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Cosa c'è dentro
- Intestazione dell'associazione e destinatario (l'avviso è personale)
- Data, ora e luogo della prima e della seconda convocazione
- Ordine del giorno a punti numerati
- Istruzioni per la partecipazione in videoconferenza, se prevista
- Modulo di delega in calce all'avviso, come consente l'art. 24 comma 3 CTS
Come si compila
Le cose che conviene sapere prima di riempirlo, non dopo.
La forma la decide lo statuto
L'art. 8 delle disposizioni di attuazione del codice civile dice che la convocazione si fa nelle forme stabilite dallo statuto e, se lo statuto non dispone, con avviso personale che contenga l'ordine del giorno. Se lo statuto chiede la raccomandata, la mail non basta; un post sui social o un cartello in bacheca non sono un avviso personale.
L'ordine del giorno va scritto per punti precisi
È l'unico contenuto che la legge impone espressamente. «Approvazione del bilancio 2026» è un punto, «bilancio» no. Le «varie ed eventuali» servono a discutere, non a deliberare: una delibera su un argomento che non era all'ordine del giorno è il vizio più classico dei contenziosi associativi.
Il preavviso lo fissa lo statuto, non la legge
Né il codice civile né il Codice del Terzo Settore fissano un termine minimo per le associazioni. Se lo statuto dice quindici giorni, dieci sono un vizio facile da dimostrare, perché la data è scritta sull'avviso. Se lo statuto tace, il preavviso deve comunque permettere ai soci di organizzarsi o di farsi rappresentare.
La seconda convocazione va indicata nello stesso avviso
Se lo statuto la prevede, data e ora della seconda convocazione si scrivono subito, insieme alla prima. Scoprirla la sera stessa perché in sala manca il numero legale non la rende valida.
Dove questo foglio non arriva
Il foglio non tiene traccia di a chi è stato mandato e quando: se un socio contesta di non aver ricevuto l'avviso, la prova dell'invio è vostra. Tenete l'elenco dei destinatari con la data di spedizione.
Domande frequenti
Con quanti giorni di anticipo va inviata la convocazione?
Quelli previsti dal vostro statuto: la legge non fissa un termine minimo per le associazioni. Negli statuti i valori più diffusi sono otto o quindici giorni.
Basta un messaggio WhatsApp?
Solo se lo statuto prevede quella forma. Se lo statuto tace serve un avviso personale con l'ordine del giorno: un messaggio individuale può esserlo, un messaggio in un gruppo difficilmente, perché non prova che ogni socio lo abbia ricevuto.
Chi firma l'avviso?
Di solito il presidente, come prevede lo statuto. La competenza a convocare è però dell'organo di amministrazione (art. 20 c.c.): la decisione di indire l'assemblea va messa a verbale nel libro del consiglio direttivo.
E se un giorno non basta più
Questo foglio lo compilate a mano, e va benissimo così: per molte associazioni è tutto quello che serve. SempliCo lo tiene aggiornato da solo — stessa impaginazione, stesse colonne — e lo stampa già pronto quando serve.
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