Informativa privacy per i soci dell'associazione: modello gratuito in Word e PDF
L'informativa dell'associazione è spesso di tre pagine, copiata anni fa dal sito di un'azienda: cita la «legge 675», parla di marketing e finisce con la casella «acconsento». Nessuno l'ha mai letta, e non dice le due cose che servono davvero: chi tratta i dati dei soci e per farci cosa.
Scaricate il modello
Gratis, senza registrazioneNessuna email, nessun modulo da compilare, nessun rinvio a una prova gratuita per ottenere il file.
Vi avvisiamo quando arriva una scadenza che vi riguarda
Un'email il giovedì: una guida, una scadenza in arrivo, un modello. Il file qui sopra resta gratis comunque.
Vi arriverà un'email per confermare l'indirizzo: senza quel clic non riceverete nient'altro. Potete uscire quando volete, con un clic in fondo a ogni messaggio. Titolare del trattamento: Chibri S.r.l.s. — informativa privacy.
Cosa c'è dentro
- Titolare del trattamento, contatti e responsabile della protezione dei dati, se nominato
- Finalità con la loro base giuridica: rapporto associativo, obblighi di legge, consenso
- Destinatari, responsabili del trattamento e trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
- Tempi di conservazione e diritti dell'interessato, compreso il reclamo al Garante
- Riga di presa visione, che non è un consenso
Come si compila
Le cose che conviene sapere prima di riempirlo, non dopo.
Cosa deve dire lo elenca l'art. 13 del GDPR
Identità e contatti del titolare, contatti del responsabile della protezione dei dati se c'è, finalità e base giuridica, destinatari, eventuali trasferimenti fuori dall'Unione, periodo di conservazione o criteri per stabilirlo, diritti dell'interessato, diritto di reclamo, se il conferimento è obbligatorio e cosa succede se manca, eventuali decisioni automatizzate. Il modello segue quell'ordine, voce per voce.
Per i dati dei soci non serve il consenso
I dati necessari a gestire il rapporto associativo si trattano perché servono a eseguirlo (art. 6 par. 1 lett. b GDPR), e quelli per i libri sociali e gli obblighi contabili perché lo impone la legge (lett. c). Il consenso (lett. a) resta per ciò che sta fuori dal rapporto, come la pubblicazione delle foto, e va chiesto a parte. Per questo in fondo c'è una presa visione e non una casella «acconsento».
Scrivete i fornitori veri
Il gestionale, il servizio email, il commercialista, l'assicurazione: chi tratta i dati per vostro conto è un responsabile del trattamento e va designato con un accordo (art. 28 GDPR). Se un fornitore conserva i dati fuori dallo Spazio economico europeo, l'informativa lo deve dire. Un elenco generico di «soggetti terzi» non informa nessuno.
Il titolare siete voi, anche usando un modello
Un fac simile vi dà la struttura, non le risposte: quali dati raccogliete, per quanto li tenete e con chi li condividete lo sa solo l'associazione. Se trattate categorie particolari di dati, per esempio dati relativi alla salute dei volontari, servono valutazioni ulteriori ai sensi dell'art. 9 GDPR, che questo modello non fa.
Dove questo foglio non arriva
L'informativa descrive quello che fate: non vi aiuta a farlo. Se il libro soci gira su una chiavetta o in un foglio condiviso con chiunque, il documento più accurato del mondo non cambia la sostanza.
Domande frequenti
L'informativa va fatta firmare?
La legge chiede che sia fornita, nel momento in cui i dati sono raccolti; la firma non è richiesta, ma una presa visione datata è il modo più semplice per dimostrare di averla consegnata. Non trasformatela in un consenso: per i dati del rapporto associativo non serve.
Un'associazione piccola deve nominare il responsabile della protezione dei dati?
Di regola no: l'obbligo riguarda gli enti pubblici e chi, come attività principale, controlla le persone su larga scala o tratta su larga scala categorie particolari di dati. Se il vostro caso è dubbio, per esempio perché trattate dati sanitari di molte persone, fatevelo valutare.
Serve un'informativa diversa per i volontari?
Spesso sì, perché per i volontari si trattano dati in più: il registro, l'assicurazione, a volte l'idoneità a un servizio. La struttura resta questa; cambiano finalità, basi giuridiche e destinatari.
Il file costa qualcosa o dobbiamo registrarci?
No a entrambe: si scarica e basta.
E se un giorno non basta più
Questo foglio lo compilate a mano, e va benissimo così: per molte associazioni è tutto quello che serve. SempliCo lo tiene aggiornato da solo — stessa impaginazione, stesse colonne — e lo stampa già pronto quando serve.