Domanda di ammissione a socio: cosa chiedere e cosa non serve

C'è un modulo obbligatorio? No, e la cosa sorprende quasi tutti

Cercando «domanda di ammissione a socio» si trovano decine di modelli scaricabili, tutti diversi fra loro. Il motivo è semplice: non esiste un modello ministeriale, né un contenuto minimo fissato per legge, né un modulo che il RUNTS pretenda di vedere.

Quello che la legge dice è una frase sola, all'articolo 23, comma 1 del Codice del Terzo settore (il D.Lgs. 117/2017, da qui in avanti «CTS»):

Se l'atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente, in un'associazione, riconosciuta o non riconosciuta, del Terzo settore l'ammissione di un nuovo associato è fatta con deliberazione dell'organo di amministrazione su domanda dell'interessato. La deliberazione è comunicata all'interessato ed annotata nel libro degli associati.

Dentro questa frase ci sono tre cose, e messe in fila valgono più di qualunque modulo:

1. serve una domanda di chi vuole entrare;
2. serve una delibera dell'organo di amministrazione — il consiglio direttivo, nella maggior parte delle associazioni;
3. la delibera va comunicata all'interessato e annotata nel libro degli associati.

Che cosa la domanda debba contenere, invece, non è scritto da nessuna parte. Lo decidi tu, guidato dallo statuto. E qui iniziano gli errori.

Chi decide l'ammissione: non la quota, il consiglio direttivo

È l'equivoco più diffuso: non si diventa soci pagando la quota. Si diventa soci quando il consiglio direttivo delibera l'ammissione. Il versamento della quota è l'adempimento che segue, non il fatto che costituisce il rapporto associativo.

Se il tesseramento avviene allo sportello — modulo compilato, quota incassata, tessera consegnata — e il direttivo non delibera mai nulla, formalmente quelle persone non sono associati: l'assemblea successiva viene deliberata da persone la cui posizione è contestabile. La soluzione non è complicata: a ogni riunione del direttivo si mette all'ordine del giorno un punto «ammissione nuovi associati», con l'elenco delle domande raccolte.

Attenzione poi a un inciso che ricorre tre volte nell'art. 23: «se l'atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente». L'articolo 23 è una regola di default, che vale se il tuo statuto tace. Se il tuo statuto affida l'ammissione all'assemblea, o prevede la presentazione da parte di due soci, o un periodo di prova, vale lo statuto.

I due termini di sessanta giorni che quasi nessuno rispetta

I commi 2 e 3 dell'art. 23 disciplinano il caso più scomodo: la domanda che non si vuole accogliere. Anche qui, salvo diversa previsione statutaria:

• l'organo competente deve motivare la delibera di rigetto e comunicarla agli interessati entro sessanta giorni;
• chi si è visto rifiutare la domanda può, entro sessanta giorni dalla comunicazione, chiedere che sull'istanza si pronunci l'assemblea (o un altro organo eletto da essa), che decide alla prima convocazione utile se non viene appositamente convocata.

Nella pratica succede quasi sempre un'altra cosa: la domanda scomoda non viene respinta, viene lasciata in un cassetto. È l'unica opzione che la norma non contempla.

Questo è il senso del titolo dell'articolo 23, «carattere aperto delle associazioni»: un ETS associativo non può selezionare i soci come farebbe un club privato. L'art. 21, comma 1 CTS chiede infatti che l'atto costitutivo indichi i requisiti per l'ammissione e la relativa procedura «secondo criteri non discriminatori, coerenti con le finalità perseguite e l'attività di interesse generale svolta». Requisiti coerenti si possono chiedere — la residenza nel territorio in cui l'associazione opera, un brevetto per chi entra in un gruppo operativo. Requisiti scollegati dalle finalità, no.

Cosa serve davvero nella domanda

Il criterio è uno solo: serve quello che ti permette di deliberare l'ammissione e di tenere in ordine il libro degli associati, obbligatorio per tutti gli ETS ai sensi dell'art. 15, comma 1 CTS. Il nucleo minimo è questo:

Dato	Perché serve
Nome, cognome, data e luogo di nascita	Identificano la persona nel libro degli associati
Codice fiscale	Distingue omonimi, serve per quote e rimborsi tracciabili
Residenza o domicilio	Recapito per le convocazioni; talvolta è un requisito statutario
Email e telefono	Convocazioni e comunicazioni ordinarie
Dichiarazione di aver letto e di accettare statuto ed eventuali regolamenti	È l'adesione al patto associativo
Impegno a versare la quota nella misura deliberata	Evita di stampare l'importo nel modulo ogni anno
Data e firma	Prova la manifestazione di volontà
Informativa privacy consegnata	Obbligo del titolare del trattamento

Se la persona entra anche come volontario, il percorso è un altro e va tenuto separato: l'iscrizione nel registro dei volontari riguarda chi presta attività in modo non occasionale, che sia socio o no. Se non sei sicuro di dove passi il confine, la distinzione fra volontario occasionale e non occasionale va chiarita prima.

Cosa è meglio non chiedere

Qui la norma di riferimento non è il CTS ma il Regolamento UE 2016/679, il GDPR, e in particolare il principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c): i dati raccolti devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità. Un modulo che chiede più del necessario non è più prudente: è meno conforme.

Tre dati che compaiono spesso nei moduli e che quasi mai servono:

Il certificato medico per chiunque. Serve a chi svolge determinate attività — sportive, di soccorso — non a chi si limita a essere socio. I dati sanitari sono «categorie particolari» (art. 9 GDPR): raccoglierli senza necessità è il rischio più grosso che un modulo di ammissione possa contenere.

La professione, il titolo di studio, lo stato civile. Utili per fare programmazione, non per deliberare un'ammissione. Se li vuoi, chiedili in un questionario separato e dichiaratamente facoltativo.

La casella «autorizzo il trattamento dei miei dati personali». È la richiesta più diffusa ed è, nella maggior parte dei casi, quella sbagliata. Il trattamento dei dati necessari a gestire il rapporto associativo si fonda sull'art. 6, par. 1, lett. b GDPR — «il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte» — e il rapporto associativo è un contratto. Non serve un consenso, e un consenso raccolto dove non serve è peggio che inutile: essendo per definizione revocabile, ti espone alla richiesta di cancellare dal libro degli associati una persona che è ancora socia.

Il consenso serve invece per le cose che stanno fuori dal rapporto associativo: la fotografia pubblicata sui social, la newsletter a chi non è più socio, la comunicazione dei dati a terzi. Vanno tenute in caselle separate, ciascuna spuntabile per conto suo.

Per le associazioni con finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali c'è una regola apposita: l'art. 9, par. 2, lett. d GDPR consente il trattamento dei dati particolari dei soli membri, ex membri e persone in contatto regolare, a condizione che i dati non siano comunicati all'esterno senza il consenso dell'interessato.

La data che conta più di tutte

C'è un dato che nel modulo non c'è e che vale più di metà del modulo: la data della delibera di ammissione, quella che finisce nel libro degli associati.

L'art. 24, comma 1 CTS stabilisce che hanno diritto di voto in assemblea tutti coloro che sono iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa previsione di atto costitutivo o statuto. Se la data è approssimativa, il calcolo di chi poteva votare è approssimativo, e con esso la validità delle deliberazioni.

È il motivo per cui l'annotazione nel libro non è burocrazia: è la prova di chi era socio, e da quando. Vale la pena ricordarlo quando si prepara il verbale dell'assemblea che approva il bilancio, o quando si convoca un'assemblea in videoconferenza, dove l'elenco dei legittimati va preparato prima e non si può sistemare in corsa.

Chi può essere socio: due limiti da conoscere

Per le ODV (art. 32 CTS) servono almeno sette persone fisiche o tre organizzazioni di volontariato. L'atto costitutivo può ammettere come associati altri enti del Terzo settore o senza scopo di lucro, ma il loro numero non può superare il 50% del numero delle ODV associate: se ammetti enti senza fare il conto, il rapporto può saltare. Per le APS (art. 35 CTS) il minimo è lo stesso: sette persone fisiche o tre APS.

In entrambi i casi, se dopo la costituzione il numero degli associati scende sotto il minimo, va reintegrato entro un anno: trascorso inutilmente, l'ente è cancellato dal RUNTS se non chiede l'iscrizione in un'altra sezione. È una scadenza da mettere in agenda il giorno stesso in cui il numero scende.

Dove le fonti non dicono la stessa cosa: i soci minorenni

Il CTS non si occupa dei soci minorenni: non li vieta e non li disciplina. Il vuoto è stato riempito dalla prassi, e la prassi non è del tutto coerente.

Il punto pacifico è che il minore può essere associato e che la domanda va sottoscritta anche da chi esercita la responsabilità genitoriale. Il punto controverso è il voto. Il Ministero del Lavoro, con la nota n. 1309 del 6 febbraio 2019 sulle APS e la nota n. 18244 del 30 novembre 2021 sulla generalità degli ETS, ha recepito l'ordinanza della Corte di cassazione n. 23228/2017: la rappresentanza legale del minore spetta all'esercente la responsabilità genitoriale anche nelle assemblee in cui il minore è socio, e quindi il genitore va convocato e vota in nome e per conto del minore.

Da qui in avanti le ricostruzioni divergono: per alcuni il minore non ha un diritto di voto proprio, pur conservando diritto di intervento e di parola; per altri il diritto è del minore ed è semplicemente esercitato dal genitore. Le due letture portano a clausole statutarie diverse, e una clausola che neghi espressamente il voto ai minorenni può essere oggetto di rilievo da parte degli uffici del RUNTS. Se l'associazione ha soci minorenni, la clausola va scritta con il proprio consulente, non copiata.

Fac-simile di domanda di ammissione

Da adattare allo statuto: è una traccia, non un modello valido ovunque.

Domanda di ammissione a socio

Il/la sottoscritto/a ............................................, nato/a a ............................ il ......../......../.........., codice fiscale ............................................, residente in ............................................, email ............................, telefono ............................,

chiede di essere ammesso/a in qualità di socio ...................... (indicare la categoria prevista dallo statuto) dell'associazione ......................................

A tal fine dichiara:
- di aver preso visione dello statuto e degli eventuali regolamenti interni e di accettarne integralmente il contenuto;
- di condividere le finalità dell'associazione e di impegnarsi a concorrere alla loro realizzazione;
- di impegnarsi al versamento della quota associativa nella misura e con le modalità deliberate dagli organi competenti;
- di essere in possesso dei requisiti previsti dallo statuto per la categoria richiesta;
- di aver ricevuto l'informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679.

Luogo e data ............................ Firma ............................

(per il richiedente minorenne) Firma dell'esercente la responsabilità genitoriale ............................

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Riservato all'associazione
Domanda ricevuta il ......../......../..........
Ammissione deliberata dall'organo di amministrazione nella riunione del ......../......../.......... — verbale n. ..........
Comunicazione all'interessato inviata il ......../......../..........
Annotazione nel libro degli associati: n. .......... del ......../......../..........

Il riquadro in fondo non è un vezzo formale: sono i quattro passaggi che l'art. 23 chiede e che, se non sono tracciati sul singolo foglio, nessuno ricostruisce più a distanza di due anni.

In sintesi

Le cose da tenere ferme sono cinque: si entra con una delibera, non con la quota; la domanda contiene il minimo necessario e non un dato di più; il rigetto va motivato entro sessanta giorni; la data di annotazione nel libro degli associati è quella da cui decorrono i tre mesi per il voto; e ogni previsione dell'art. 23 cede davanti a quello che dice il tuo statuto.

Questo articolo riporta il contenuto delle norme citate e non sostituisce il parere del consulente dell'associazione: la formulazione delle clausole statutarie e la loro coerenza con il regime fiscale applicato restano una valutazione da fare caso per caso.