Volontario occasionale e non occasionale: dove passa il confine

Da dove nasce il problema

L'articolo 17, comma 1, del Codice del Terzo settore (il D.Lgs. 117/2017) dice una cosa sola, e la dice in una riga: gli enti "sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale".

Da quella riga discende tutto: chi va messo nel registro dei volontari, quante persone contate quando dovete dimostrare di essere un'organizzazione di volontariato vera, che tipo di polizza vi serve. E la riga contiene una parola — "occasionale" — che il legislatore non ha mai definito. Non c'è un numero di ore. Non c'è un numero di giornate. Non c'è una frequenza minima.

Questo articolo non serve a darvi la soglia che non esiste. Serve a mostrarvi dove finisce la certezza, quali confusioni evitare, e come costruire un criterio vostro che regga a un controllo.

Che cosa dice la norma, per intero

Prima di parlare di ciò che manca, conviene fissare ciò che c'è. L'art. 17 definisce il volontario al comma 2 come la persona che "per sua libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune (...) in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà".

Il comma 3 vieta qualunque retribuzione, "nemmeno dal beneficiario", e ammette solo il rimborso di spese "effettivamente sostenute e documentate", entro limiti fissati prima dall'ente. I rimborsi forfettari — la somma a forfait per la giornata, senza pezze d'appoggio — sono vietati in ogni caso. Il comma 4 apre una finestra stretta all'autocertificazione, entro 10 euro al giorno e 150 euro al mese, e solo se l'organo sociale l'ha disciplinata preventivamente.

Il comma 5 chiude il cerchio: la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo con l'ente di cui si è volontari. Non è una questione di quante ore: è un aut aut. O una persona è pagata da voi, o è vostra volontaria.

Nessuno di questi commi contiene la parola "occasionale" con un contenuto. Compare solo al comma 1, come aggettivo, senza istruzioni.

Esiste una definizione di "occasionale"? La risposta documentata

Vale la pena dimostrarlo invece di affermarlo, perché in giro si leggono soglie inventate.

Cesvot, il centro servizi per il volontariato della Toscana, risponde alla domanda in modo netto: "né la Legge né, al momento, alcun decreto di attuazione o circolari/note ministeriali hanno risolto il dilemma". La stessa fonte aggiunge il criterio su cui la dottrina converge: è non occasionale chi "assicura nell'associazione una presenza e una azione di volontariato con carattere sistematico/seriale e costante", indipendentemente dal numero di ore.

La conferma indiretta più forte arriva dal Ministero del Lavoro. La pagina ufficiale delle circolari e degli orientamenti sul Codice raccoglie diverse note che toccano il registro e la figura del volontario: la nota n. 7180 del 28 maggio 2021 e la nota n. 12675 del 14 settembre 2022 sulla vidimazione del registro, la nota n. 4011 del 10 marzo 2022 sull'incompatibilità fra volontario e rapporto di lavoro, la nota n. 809 del 20 gennaio 2025 sui registri delle sedi secondarie. Il Ministero ha quindi scritto ripetutamente sul registro, su chi può vidimarlo e su come gestirlo nelle sedi distaccate. Non ha mai scritto chi ci va dentro. In quattro anni di prassi la domanda più elementare è rimasta senza risposta ufficiale: è questo il fatto da cui partire.

Anche la manualistica di settore si ferma lì. Le guide operative parlano di attività svolta "in modo sporadico, occasionale o saltuario" contro un impegno "stabile e continuativo", senza proporre alcun parametro numerico.

Le quattro cose che vengono scambiate per volontariato occasionale

Buona parte della confusione non nasce dall'ambiguità della norma, ma dal fatto che nella stessa frase italiana la parola "occasionale" viene usata per istituti che non c'entrano nulla fra loro.

Il lavoro autonomo occasionale (il contratto d'opera dell'art. 2222 del codice civile) è lavoro pagato: c'è un compenso, una ritenuta d'acconto del 20%, un reddito da dichiarare, e sopra i 5.000 euro annui l'obbligo di iscrizione alla Gestione separata INPS. È l'esatto contrario del volontariato, che per definizione è gratuito. Se pagate qualcuno per una prestazione, quella persona non è un volontario occasionale: è un prestatore d'opera, e l'art. 17 comma 5 vi impedisce di considerarla volontaria presso di voi.

La soglia dei 5.000 euro è la fonte di confusione più tenace. Non ha niente a che vedere con il volontariato: riguarda i compensi da lavoro autonomo occasionale e segna il punto oltre il quale scattano i contributi previdenziali. Non è un tetto di rimborsi spese, non è un limite di attività volontaria, e superarla non trasforma nessuno in volontario "non occasionale".

Il volontario che è anche socio non diventa per questo occasionale, né automaticamente continuativo. Sono due qualità che convivono e vanno registrate separatamente: nel libro soci in quanto associato, nel registro volontari in quanto volontario. Il vincolo associativo, però, è considerato da più fonti un indizio a favore della continuità, perché segnala un legame stabile con l'ente.

Il volontario che riceve rimborsi spese resta un volontario a tutti gli effetti, purché i rimborsi rispettino i commi 3 e 4. Il rimborso non è un compenso e non incide sulla qualificazione. Incide semmai in negativo se è forfettario: in quel caso il problema non è l'occasionalità, è che avete pagato qualcuno.

Tabella di confronto

	Volontario non occasionale	Volontario occasionale	Lavoro autonomo occasionale
Natura	Attività gratuita, sistematica	Attività gratuita, sporadica	Prestazione a pagamento
Compenso	Vietato	Vietato	Previsto per contratto
Rimborsi spese	Documentati o autocertificati entro 10 euro/giorno e 150 euro/mese	Stessa disciplina	Non pertinente: c'è un compenso
Registro volontari	Obbligatorio (art. 17 c. 1), vidimato	Non obbligatorio: sezione separata facoltativa o elenco a disposizione dell'assicuratore	Nessuno
Assicurazione ex art. 18	Obbligatoria, nominativa	Obbligatoria, ammessa polizza collettiva o numerica	Non dovuta a questo titolo
Adempimenti fiscali	Nessuno	Nessuno	Ritenuta 20%, INPS oltre 5.000 euro annui
Conta nel rapporto volontari/lavoratori	Sì	Discusso: prevale il no	No, è un lavoratore

Che cosa cambia davvero, in concreto

La classificazione non è un esercizio formale. Produce tre effetti.

Il registro. Solo i non occasionali devono stare nel registro numerato e vidimato, con codice fiscale, residenza e — dato che molti dimenticano — data di inizio e data di cessazione dell'attività. Per gli occasionali il D.M. 6 ottobre 2021 lascia due strade: una sezione separata dello stesso registro, oppure la semplice raccolta e conservazione dei dati da tenere a disposizione dell'impresa assicuratrice. La prima è una facoltà, non un obbligo.

L'assicurazione. Qui non c'è margine: vanno assicurati tutti, occasionali compresi. Per gli occasionali il decreto ammette la forma collettiva o numerica, con efficacia che cessa alle 24:00 dell'ultimo giorno di servizio. La documentazione va conservata dieci anni. Su questo abbiamo scritto a parte sull'assicurazione dei volontari.

I requisiti di ODV e APS. Le organizzazioni di volontariato devono avvalersi in modo prevalente dell'attività dei volontari (art. 32) e non possono avere lavoratori oltre il 50% del numero dei volontari (art. 33). Per le APS il tetto, dopo la legge 104/2024, è il 50% dei volontari o il 20% degli associati (art. 36). La nota ministeriale n. 18244 del 30 novembre 2021 ha chiarito che il conteggio è "capitario", per teste e non per ore, e che il riferimento sono i volontari iscritti nel registro dell'ente. Tradotto: ogni persona che classificate come occasionale è una persona che esce dal denominatore. Se avete dipendenti, la scelta ha un peso concreto.

Dove le fonti non vanno d'accordo

Tre punti su cui è onesto dire che la materia non è chiusa.

Il primo riguarda l'iscrizione degli occasionali. Il decreto del 2021 usa il verbo "possono" per la sezione separata, e la maggior parte dei commentatori la legge come facoltà. Alcune guide di settore, però, affermano che sia gli occasionali sia i continuativi "devono risultare nel registro volontari". La prudenza suggerisce di tenere comunque traccia scritta di tutti: serve all'assicuratore e vi protegge in caso di infortunio.

Il secondo riguarda il conteggio ai fini del rapporto con i lavoratori. Alcune letture escludono espressamente gli occasionali richiamando la disciplina del RUNTS; altre osservano che la nota 18244 parla di volontari iscritti nei registri dell'ente, senza escludere esplicitamente chi sia iscritto in sezione separata. Se il vostro rapporto lavoratori/volontari è vicino alla soglia, non fate affidamento sulla lettura più favorevole.

Il terzo è il vuoto originario: nessuna fonte, nemmeno le più recenti del 2025, ha fissato una soglia. Chi ve la propone come dato di legge sta parafrasando la propria opinione.

Il criterio da deliberare, e cosa scriverci dentro

In assenza di una regola esterna, la regola la fate voi. Non è un ripiego: è l'unica cosa che un ispettore possa verificare. Le fonti di settore raccomandano esplicitamente di regolamentare la questione con una delibera dell'organo amministrativo, così che i casi simili siano trattati allo stesso modo.

Una delibera utile contiene cinque cose:

1. Il criterio, in una frase. Per esempio: "è considerato non occasionale il volontario che presta attività con cadenza periodica e programmata, o comunque per più di tre occasioni distinte nell'anno sociale, o che è inserito nella programmazione dei turni". Il numero è vostro e va scelto sulla vostra attività reale — un'associazione con una sola sagra annuale e una che gestisce uno sportello quotidiano non possono avere la stessa soglia.
2. Gli indizi qualitativi che vi fanno propendere per la continuità: l'inserimento nei turni, la partecipazione alla formazione obbligatoria, l'affidamento di una responsabilità, la qualità di associato.
3. I casi tipici già risolti: il volontario della singola manifestazione, il genitore che accompagna una gita, il socio che apre la sede un pomeriggio a settimana.
4. Chi decide e quando. Di norma il consiglio direttivo, alla prima attività utile della persona, non a fine anno.
5. Che cosa succede quando un occasionale diventa continuativo: iscrizione nel registro con la data di inizio corretta e comunicazione all'assicuratore.

Verbalizzatela, allegatela al libro verbali e rivedetela quando cambia l'attività. Se un domani arriverà una definizione ministeriale, adeguerete il criterio; nel frattempo avrete dimostrato di aver deciso con metodo, che è esattamente ciò che si può chiedere a un ente in una zona grigia.

Sul piano pratico, un gestionale può togliervi la parte meccanica: SempliCo distingue i volontari fra occasionali e non occasionali, tiene il registro numerato con le date di inizio e di cessazione, gestisce la polizza collettiva e produce il PDF numerato da far vidimare. La decisione su chi sia occasionale resta vostra, ed è giusto così: è una scelta sull'organizzazione, non un calcolo.

Se poi il criterio che avete scelto ruota attorno ai turni, vale la pena leggere anche come organizzare i turni dei volontari in modo che la programmazione stessa diventi la prova della continuità.