Come organizzare i turni dei volontari senza impazzire

Quando il foglio Excel smette di funzionare

Quasi tutte le associazioni cominciano allo stesso modo: un foglio con i giorni sulle righe e i turni sulle colonne, e un gruppo WhatsApp dove si chiede "chi c'è domenica mattina?". Finché i volontari sono dodici e i turni quattro alla settimana funziona benissimo, e non c'è motivo di complicarsi la vita.

Il metodo si rompe quando cresce una di tre cose: il numero di persone, il numero di turni, o il numero di persone che decidono chi fa cosa. I sintomi sono sempre gli stessi.

• I buchi si scoprono tardi. Nessuno guarda il foglio tutti i giorni, quindi il turno scoperto del giovedì sera lo si scopre il giovedì pomeriggio.
• Le doppie prenotazioni. Due coordinatori scrivono nello stesso momento, oppure uno "si segna" nel gruppo e un altro nel foglio.
• Non resta niente. A fine anno nessuno sa quante ore ha fatto Maria, né quante volte il turno di notte è toccato agli stessi tre.

L'ultimo punto pesa più degli altri ed è quello di cui ci si accorge per ultimo: senza uno storico non puoi rendicontare, non puoi rimborsare in modo corretto e non puoi dimostrare niente a un ente che ti chiede quante ore di servizio hai garantito.

Raccogliere le disponibilità, non assegnare d'ufficio

C'è una differenza enorme fra "sei di turno sabato dalle 8 alle 14" e "nelle prossime due settimane, quando puoi esserci?".

La prima è un'assegnazione. Genera trattative individuali, scambi all'ultimo minuto e un senso di obbligo che nel volontariato non ha basi: il volontario mette a disposizione il proprio tempo in modo personale, spontaneo e gratuito (art. 17, comma 2 del Codice del Terzo settore). Non è un dipendente, e infatti la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi rapporto di lavoro retribuito con lo stesso ente (art. 17, comma 5).

La seconda è una raccolta di disponibilità: ognuno dichiara le proprie finestre, il coordinatore compone. Il turno "richiesto" regge, quello "imposto" salta.

In pratica:

1. Apri la raccolta con una scadenza chiara ("entro il 25 per il mese di settembre").
2. Ognuno indica le disponibilità, non i turni: fasce, giorni, vincoli fissi ("mai il lunedì", "solo mattina").
3. Il coordinatore compone la griglia e la pubblica.
4. Da quel momento la griglia è la verità unica, e le modifiche passano da lì.

Il passaggio 4 è quello che salta per primo, ed è quello che fa fallire tutto il resto: se una parte degli scambi resta nei messaggi privati, il calendario è già sbagliato il giorno dopo.

Quanto avanti programmare, e ogni quanto rifare i conti

Ci sono due errori simmetrici: programmare a una settimana significa vivere in emergenza e non lasciare a nessuno il tempo di incastrare lavoro e famiglia; programmare a sei mesi significa produrre una griglia che sarà falsa entro tre settimane. Un compromesso che regge nella maggior parte dei servizi continuativi:

• raccolta disponibilità: una volta al mese, con scadenza fissa e sempre la stessa (l'abitudine vale più del promemoria);
• calendario pubblicato: un mese, eventualmente due per i servizi molto stabili;
• ripianificazione: settimanale, breve, solo sui buchi e sugli scambi.

I picchi stagionali e gli eventi straordinari vanno raccolti con molto più anticipo, ma tenuti separati dal calendario ordinario.

L'equità del carico si misura, non si discute

"Sono sempre io a fare le notti" è la frase che rompe più gruppi di qualunque disaccordo sui contenuti, e quasi sempre è una percezione: contro una percezione non si può argomentare a memoria. L'unico modo di uscirne è misurare tre cose e renderle visibili a tutti:

• ore per persona nel periodo, non numero di turni (un turno da 12 ore e uno da 3 non sono la stessa cosa);
• quota di turni scomodi per persona: notti, festivi, prime mattine, agosto. Definisci una volta per tutte quali sono i turni scomodi, e conta quelli;
• ultima volta che quel turno è toccato a quella persona: è il dato che serve per ruotare davvero.

Non serve una formula complicata: basta che ogni volontario veda le proprie ore e la media del gruppo. Quasi sempre la discussione si sgonfia da sola. Chi si sentiva sovraccaricato scopre di essere in media, oppure scopre di avere ragione — e in quel caso il coordinatore ha finalmente un motivo oggettivo per ribilanciare.

Una regola che funziona: i turni scomodi ruotano in ordine, e chi ne salta uno rientra in coda, non viene saltato del tutto.

Copertura minima e piano B

Per ogni tipo di turno devi scrivere da qualche parte quante persone servono perché il servizio si possa fare e con quali qualifiche: l'autista con la patente giusta, il volontario formato, il responsabile di sede. Non è burocrazia: è ciò che ti dice se un turno è scoperto oppure no.

Un turno con tre persone su quattro può essere accettabile; un turno senza autista non parte, anche con cinque persone. La differenza va decisa a tavolino, non alle sette di sera al telefono. Quando manca qualcuno, l'ordine delle mosse conta:

1. Sostituzione interna al turno: chi era già disponibile in quella fascia e non è stato inserito.
2. Lista di riserva: chi si è dichiarato raggiungibile per quel giorno. Costa una domanda in più nella raccolta disponibilità e risolve metà dei casi.
3. Richiesta al gruppo, con scadenza esplicita ("mi serve una risposta entro le 18") e con qualcuno che chiude il giro dicendo "coperto".
4. Riduzione o sospensione del servizio, dichiarata a chi di dovere. Se il servizio è in convenzione con un ente pubblico non è una decisione solo interna: la convenzione deve prevedere le modalità di impiego dei volontari e le forme di verifica (art. 56, comma 4 CTS).

L'errore da evitare è il quarto passo non dichiarato: il turno svolto sotto la copertura minima di cui non resta traccia.

Registrare le presenze effettive, non quelle previste

Il calendario dice chi doveva esserci; serve anche sapere chi c'è stato davvero, con ora di inizio e di fine. Sono due dati diversi, e il secondo è quello che ti chiedono tutti. Ti serve per almeno quattro cose:

• Rimborsi spese: un rimborso si aggancia a un servizio svolto, in una certa data, da una certa persona.
• Bandi e contributi: le ore di volontariato sono quasi sempre una voce del rendiconto, a volte valorizzata come cofinanziamento. Un totale stimato a dicembre non regge a un controllo.
• Convenzioni con enti pubblici: le convenzioni ex art. 56 possono prevedere esclusivamente il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate. Se non sai quante ore e quali uscite hai fatto, non hai una base per rendicontare.
• Protezione civile: i benefici di legge per i volontari attivati — mantenimento del posto di lavoro e del trattamento economico e previdenziale — sono legati all'autorizzazione dell'autorità competente e hanno limiti di durata precisi: di norma 30 giorni continuativi e 90 all'anno, elevati a 60 e 180 per le emergenze di rilievo nazionale, 10 e 30 per esercitazioni e formazione (art. 39 del D.Lgs. 1/2018). Le presenze registrate devono corrispondere all'attivazione.

Concretamente: chi chiude il turno segna gli effettivi. Se coincidono con il previsto è un clic; se non coincidono, è lì che nasce il dato che ti salverà fra otto mesi. Un gestionale come SempliCo tiene insieme calendario, presenze e registro dei volontari, ma il punto vale anche con strumenti più semplici: si registra a fine turno, non si ricostruisce a fine anno.

Turni, registro dei volontari e assicurazione

Qui conviene essere precisi, perché si fa confusione fra cose diverse.

Il registro dei volontari è obbligatorio per gli ETS che si avvalgono di volontari in modo non occasionale (art. 17, comma 1). Non è un registro delle ore: il contenuto minimo fissato dal decreto ministeriale del 6 ottobre 2021 riguarda i dati identificativi, la residenza o il domicilio, la data di inizio e quella di cessazione dell'attività. Il tuo calendario dei turni non sostituisce il registro, e il registro non racconta i turni.

L'assicurazione è obbligatoria: gli ETS che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro infortuni e malattie connessi all'attività e per la responsabilità civile verso terzi (art. 18, comma 1). Il collegamento con i turni è pratico: con le polizze collettive o numeriche previste dal decreto del 6 ottobre 2021 i volontari non occasionali si individuano attraverso il registro, e la documentazione assicurativa va conservata ed esibita in caso di controllo. Tradotto: chi entra in turno prima di essere iscritto nel registro è un problema, e il modo più semplice per non averlo è far passare l'inserimento in calendario da chi tiene il registro.

Un dettaglio che spesso sfugge: quando i volontari operano in convenzione con una pubblica amministrazione, la copertura assicurativa è elemento essenziale della convenzione e i relativi oneri sono a carico dell'amministrazione (art. 18, comma 3).

I rimborsi spese, senza scorciatoie

Il volontario non può essere retribuito in alcun modo, nemmeno dal beneficiario. Possono essergli rimborsate soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate, entro limiti massimi e alle condizioni stabilite preventivamente dall'ente; i rimborsi forfetari sono vietati in ogni caso (art. 17, comma 3).

C'è una sola semplificazione, con confini stretti: le spese possono essere rimborsate anche a fronte di autocertificazione resa ai sensi dell'art. 46 del D.P.R. 445/2000, purché non superino 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e purché l'organo sociale competente abbia deliberato sulle tipologie di spesa e sulle attività per cui questa modalità è ammessa (art. 17, comma 4). Non vale per le attività di donazione di sangue e organi.

Tre conseguenze pratiche per chi fa i turni:

• la delibera va presa prima, non a consuntivo;
• i 10 e i 150 euro sono un tetto, non un importo da riconoscere a chi è in turno: il forfait resta vietato anche sotto quella soglia;
• l'autocertificazione deve poter essere agganciata a un servizio realmente svolto in quella data, e senza registrazione delle presenze non hai come dimostrarlo.

Errori tipici del coordinatore

• Tenere tutto in testa. Funziona finché il coordinatore c'è. Il giorno in cui si ammala, il servizio si ferma.
• Chiedere disponibilità e poi non usarle. Chi si rende disponibile e non viene mai inserito smette di rispondere.
• Riempire i buchi sempre con le stesse tre persone. Sono quelle che dicono di sì, e sono anche quelle che a un certo punto si fermano del tutto.
• Accettare scambi non tracciati. "Ci siamo messi d'accordo noi due" è il modo più veloce per ritrovarsi con un infortunio a carico di chi non risulta in servizio.
• Confondere il registro dei volontari con la registrazione delle presenze. Servono a cose diverse e vanno tenuti entrambi.

Se devi cambiare una cosa sola, cambia questa: smetti di assegnare e comincia a raccogliere disponibilità con una scadenza fissa. Tutto il resto — equità, coperture, presenze, rimborsi — diventa più semplice quando parte da lì.