Assemblea in videoconferenza: dal 2024 si può anche se lo statuto non lo prevede

Il 3 agosto 2024 la regola si è rovesciata

Se cerchi in rete «assemblea associazione in videoconferenza», la maggior parte di quello che trovi ti dirà la stessa cosa: si può fare solo se lo statuto lo prevede. Era vero fino al 2 agosto 2024. Dal giorno dopo non lo è più.

La legge 4 luglio 2024 n. 104 — il provvedimento che ha ritoccato tredici articoli del Codice del Terzo settore — ha sostituito per intero il comma 4 dell'art. 24 CTS. Il cambiamento non è una limatura: è un'inversione del criterio di partenza.

Prima la partecipazione a distanza era una facoltà da concedere: se lo statuto taceva, non si poteva. Adesso è una regola che si applica da sola: se lo statuto tace, si può.

Vale la pena mettere i due testi uno sotto l'altro, perché la differenza sta in quattro parole all'inizio.

Testo in vigore fino al 2 agosto 2024:

L'atto costitutivo o lo statuto possono prevedere l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché sia possibile verificare l'identità dell'associato che partecipa e vota.

Testo in vigore dal 3 agosto 2024:

Salvo che l'atto costitutivo o lo statuto non lo vietino espressamente, gli associati possono intervenire all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ed esprimere il voto per via elettronica, purché sia possibile verificare l'identità dell'associato che partecipa e vota e nel rispetto dei principi di buona fede e di parità di trattamento. L'atto costitutivo o lo statuto possono prevedere, alle medesime condizioni, l'espressione del voto per corrispondenza.

Tradotto per chi manda avanti l'associazione: se il tuo statuto non dice niente sull'argomento, l'assemblea in videoconferenza la puoi convocare oggi stesso, senza modificare lo statuto e senza passare dal notaio.

Una precisazione di vocabolario. Mezzi di telecomunicazione non significa soltanto videoconferenza: è una formula ampia che copre qualunque collegamento audio o audio-video simultaneo. E atto costitutivo (il documento con cui l'associazione è nata) e statuto (il regolamento che ne disciplina il funzionamento) sono messi sullo stesso piano dalla norma: conta quello che dicono entrambi.

«Salvo che lo statuto non lo vieti espressamente»: cosa conta come divieto

Qui sta il punto pratico su cui vale la pena essere prudenti.

La norma non richiede più una clausola che autorizzi. Richiede l'assenza di una clausola che vieti, e usa un avverbio pesante: espressamente. Una lettura fedele al testo porta a dire che serve un divieto scritto e riconoscibile come tale — qualcosa del tipo «l'assemblea si tiene esclusivamente in presenza dei soci» o «non è ammessa la partecipazione a distanza».

Il caso dubbio è un altro, ed è diffusissimo negli statuti scritti prima della riforma: la clausola che dice «l'assemblea si riunisce presso la sede sociale». È un divieto espresso di partecipazione a distanza, o è solo l'indicazione del luogo di convocazione?

Su questo punto non risulta un chiarimento ministeriale, e le letture divergono. Chi valorizza l'avverbio «espressamente» tende a dire che l'indicazione di un luogo non equivale a un divieto, e che quindi la partecipazione da remoto resta ammessa in aggiunta alla presenza fisica. Chi guarda alla volontà espressa dai soci quando lo statuto è stato scritto tende alla cautela opposta. Non è una questione teorica: da come si risolve dipende se una delibera è impugnabile o no.

In una situazione così, la strada ragionevole non è cercare la risposta giusta in astratto, ma togliere il dubbio dal tavolo: se lo statuto contiene una formula ambigua, conviene riscriverla in modo esplicito alla prima assemblea straordinaria utile. Nel frattempo, l'ibrido — luogo fisico indicato più facoltà di collegarsi da remoto — è la modalità che regge in entrambe le letture.

Il voto per corrispondenza è rimasto una cosa diversa

È l'asimmetria che quasi nessuno segnala, e cambia le carte in tavola per chi vota per posta o per email.

Il nuovo comma 4 rende ordinari due strumenti: l'intervento con mezzi di telecomunicazione e il voto per via elettronica. Il voto per corrispondenza, invece, resta scritto nella seconda frase, quella che comincia con «l'atto costitutivo o lo statuto possono prevedere».

Quindi: collegarsi da remoto e votare elettronicamente durante la riunione non richiede una clausola statutaria; raccogliere i voti per corrispondenza la richiede ancora. Se il tuo statuto è muto e stai pensando di far votare i soci con una scheda spedita prima dell'assemblea, quella strada resta chiusa finché non modifichi lo statuto.

Serve indicare un luogo fisico nell'avviso di convocazione?

No, e questo era già chiaro prima del 2024.

Il Consiglio Notarile di Milano, con la massima n. 12 del 10 maggio 2022, ha affermato che l'art. 24 CTS «non prevede limitazioni inerenti il luogo di convocazione» delle assemblee degli ETS, e che sono legittime le riunioni convocate senza indicazione di un luogo fisico, purché sia possibile verificare l'identità di chi partecipa e vota e sia rispettato il metodo collegiale — cioè la possibilità per tutti di discutere e votare simultaneamente.

Sempre secondo la stessa massima, in un'assemblea mista non è necessario che presidente e segretario stiano fisicamente nello stesso posto, purché il presidente possa svolgere il proprio compito anche da remoto. Ed è ammesso che l'avviso di convocazione indichi genericamente la possibilità di intervenire a distanza, comunicando link e istruzioni tecniche in un secondo momento, con un preavviso sufficiente a permettere il collegamento.

Attenzione: le massime notarili sono orientamenti autorevoli e molto seguiti nella prassi, non una fonte vincolante.

Il paradosso delle associazioni che non sono ETS

Merita una riga, perché è controintuitivo. La stessa massima n. 12 riguardava, nella parte principale, le associazioni prive della qualifica di ETS — quelle che non sono iscritte al RUNTS e restano regolate dagli artt. 14-42 del Codice civile.

Per queste, il Consiglio Notarile concludeva che, in assenza di una previsione statutaria contraria, l'assemblea a distanza era già ammessa: il Codice civile non impone da nessuna parte la compresenza fisica dei soci. Il risultato è che fra il 2022 e il 2024 gli enti più regolati — gli ETS — erano quelli messi peggio: a loro l'art. 24 c. 4, preso alla lettera, chiedeva una clausola che alle altre associazioni non serviva. La legge 104/2024 ha chiuso questa distanza.

E il consiglio direttivo? Per l'organo di amministrazione la norma non c'è

Questa è la domanda che arriva subito dopo, e la risposta richiede attenzione.

L'art. 24 CTS si intitola «Assemblea» e parla di associati. Non contiene nulla sulle riunioni dell'organo di amministrazione — il consiglio direttivo. E nel Codice del Terzo settore non esiste una disposizione equivalente per quell'organo: gli articoli 26, 27 e 28, che disciplinano composizione, conflitto di interessi e responsabilità degli amministratori, non dicono niente sulle modalità di riunione.

Questo non significa che il consiglio direttivo non possa riunirsi da remoto. Significa che non c'è una norma di legge che lo dica, e che la risposta va cercata nello statuto e nei principi generali sul metodo collegiale richiamati dalla massima notarile citata sopra: un terreno meno solido di quello dell'assemblea. La conseguenza pratica è che se il direttivo si riunisce abitualmente in videoconferenza, una clausola statutaria esplicita vale la pena di averla. Per l'assemblea, dal 2024, non serve più; per il direttivo non è mai arrivata.

Vale la stessa logica per le fondazioni: l'art. 24 c. 6 CTS estende le regole dell'articolo — nuovo comma 4 compreso — alle fondazioni del Terzo settore il cui statuto preveda un organo assembleare o di indirizzo, in quanto compatibili e se lo statuto non dispone diversamente.

Che fine hanno fatto le regole del periodo di emergenza

Molti statuti e molti verbali portano ancora traccia dell'art. 73 c. 4 del D.L. 18/2020 («Cura Italia»), la norma che durante la pandemia permise ad associazioni e fondazioni di riunirsi a distanza anche senza averlo previsto, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità.

Quella disciplina era temporanea ed è stata prorogata più volte. Sulla data finale esatta le fonti non concordano: si trovano riferimenti al 31 marzo 2021, al 31 luglio 2022 e a proroghe successive, anche perché il regime delle società (art. 106 dello stesso decreto) ha seguito un calendario diverso da quello di associazioni e fondazioni, e le due scadenze vengono spesso confuse.

Oggi però la questione è priva di conseguenze pratiche: dal 3 agosto 2024 la partecipazione a distanza all'assemblea di un ETS ha una base ordinaria e stabile nell'art. 24 c. 4 CTS. Se nei tuoi verbali c'è ancora un richiamo al «Cura Italia», è un riferimento superato.

Come si scrive il verbale di un'assemblea tenuta da remoto

L'obbligo di verbalizzare non cambia con la modalità. L'art. 15 c. 1 lett. b) CTS impone a ogni ETS di tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee: il Codice impone il libro, non detta il contenuto del singolo verbale.

Nel caso di una riunione a distanza, però, ci sono tre elementi che conviene mettere per iscritto, perché sono esattamente quelli che qualcuno potrebbe contestare in seguito:

1. Come è stata verificata l'identità di chi partecipava e votava. È la condizione che la norma pone in modo esplicito. Non serve un sistema sofisticato: l'appello nominale con riconoscimento visivo da parte del presidente, o l'accesso da un indirizzo email personale già registrato nel libro soci, sono modalità coerenti con la norma. Serve però che il verbale dica quale metodo è stato usato.
2. Che la discussione e il voto sono stati simultanei per tutti. È il metodo collegiale: il presidente deve poter attestare che tutti i partecipanti hanno potuto intervenire e votare sullo stesso punto nello stesso momento.
3. Chi era presente in che modo, se la riunione è stata mista: quanti in sala, quanti collegati, e i rispettivi conteggi ai fini del quorum.

Sulla piattaforma usata — Zoom, Meet, Teams — la massima notarile è netta: indicarla nel verbale non è necessario, «ancorché opportuno». Costa una riga scriverlo, e toglie un'obiezione.

Un'ultima avvertenza sui quorum: la partecipazione a distanza cambia il modo di intervenire, non il conteggio. Chi è collegato è presente a tutti gli effetti, e il diritto di voto resta quello dell'art. 24 c. 1 CTS — spetta a chi risulta iscritto da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa previsione dello statuto.

In pratica, cosa fare adesso

Primo: rileggi lo statuto e cerca clausole sul luogo dell'assemblea e sulla partecipazione dei soci. Se non c'è niente, puoi convocare da remoto. Se c'è un divieto esplicito, va rimosso con una modifica statutaria. Se c'è una formula ambigua, procedi in modalità mista e programma la modifica.

Secondo: controlla se lo statuto dice qualcosa sulle riunioni del consiglio direttivo. Lì la norma non ti copre, e una clausola esplicita è utile.

Terzo: decidi prima come verificherai l'identità dei votanti, e scrivilo nell'avviso di convocazione insieme alle istruzioni per collegarsi. Una regola annunciata in anticipo e applicata a tutti allo stesso modo è anche il modo più semplice di rispettare i principi di buona fede e parità di trattamento aggiunti dal testo del 2024.

Se stai preparando il verbale, può esserti utile anche il fac-simile del verbale di assemblea per l'approvazione del bilancio.

Come sempre su questi temi: qui trovi cosa prevede la norma, con l'articolo e la fonte. La valutazione del tuo statuto, che è un documento diverso da tutti gli altri, resta una scelta da fare con il professionista che segue l'associazione.