Convocare l'assemblea di un'associazione: chi, quando, in che forma, e gli errori che la invalidano

Perché la convocazione conta più di quanto sembri

L'assemblea è il momento in cui l'associazione decide: approva il bilancio, elegge il
direttivo, modifica lo statuto. Ma il momento in cui si decide se quelle delibere
reggeranno a una contestazione non è l'assemblea: è la convocazione, cioè l'avviso con
cui i soci vengono chiamati a partecipare.

È un passaggio che quasi tutti danno per scontato — un messaggio nel gruppo, un cartello in
sede — e che è invece la causa più frequente di impugnazione: se la convocazione è
irregolare, quello che l'assemblea ha deliberato può essere annullato anche a distanza di
mesi, anche se in sala nessuno aveva obiezioni.

Chi va a cercare le regole scopre una cosa che sorprende: il Codice del Terzo settore non
disciplina la convocazione. Il D.Lgs. 117/2017, all'art. 24, si occupa di diritto di voto,
deleghe e partecipazione a distanza, ma non dice né chi convoca, né come, né con quanto
anticipo. Le risposte stanno nel codice civile, nelle sue disposizioni di attuazione e —
soprattutto — nel vostro statuto.

Chi deve convocare l'assemblea, e quando

La norma di riferimento è l'art. 20 del codice civile, che vale per tutte le
associazioni, riconosciute e non riconosciute, iscritte o meno al RUNTS. Dice tre cose:

1. L'assemblea deve essere convocata dagli amministratori una volta l'anno per
   l'approvazione del bilancio. Non è una facoltà: è un obbligo annuale, indipendente da
   quello che prevede lo statuto.
2. Va convocata inoltre «quando se ne ravvisa la necessità», cioè ogni volta che c'è da
   deliberare su qualcosa che è di competenza dell'assemblea.
3. Va convocata quando ne fa richiesta motivata almeno un decimo degli associati. La
   richiesta deve essere motivata — indicare cioè su cosa si vuole deliberare — e la soglia
   è un decimo, salvo che lo statuto ne preveda una più bassa (una previsione statutaria che
   renda più facile la convocazione è legittima; una che la renda più difficile, alzando la
   soglia, è molto più discutibile).

Il quarto punto è quello che quasi nessuno conosce: se gli amministratori non convocano,
la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale. È lo strumento che
hanno i soci di un'associazione in cui il direttivo, per pigrizia o per convenienza, smette
di riunire l'assemblea. Non è teoria: è la via ordinaria nei casi di bilanci non approvati
per anni.

Chi materialmente firma l'avviso dipende dallo statuto — di solito il presidente — ma la
competenza a convocare è dell'organo di amministrazione nel suo insieme, e la delibera
del direttivo che indice l'assemblea va messa a verbale nel proprio libro.

In che forma si convoca: la norma che quasi nessuno cita

Questa è la regola decisiva, e sta in una fonte poco frequentata: l'art. 8 delle
disposizioni di attuazione del codice civile.

«La convocazione dell'assemblea delle associazioni deve farsi nelle forme stabilite dallo
statuto e, se questo non dispone, mediante avviso personale che deve contenere l'ordine
del giorno degli argomenti da trattare.»

Da qui discende tutto:

• La forma la sceglie lo statuto. Se lo statuto dice «raccomandata», la mail non basta.
  Se chiede «un mezzo idoneo a dimostrare l'avvenuta ricezione», la mail semplice
  probabilmente non basta e la PEC sì. Se dice «affissione in sede e pubblicazione sul sito»,
  quella è la forma valida e non serve altro.
• Se lo statuto tace, la forma è l'avviso personale: una comunicazione indirizzata a
  ciascun socio, non un annuncio generale. Un cartello in bacheca o un post sui social non
  sono un avviso personale.
• L'ordine del giorno è obbligatorio in ogni caso. È l'unico contenuto che la legge
  impone espressamente all'avviso.

Da qui una conseguenza pratica netta: prima di scrivere l'avviso si rilegge lo statuto,
non si copia quello dell'anno prima. E se lo statuto impone una forma ormai impraticabile —
la raccomandata cartacea a 300 soci — la strada corretta è modificarlo in assemblea, non
ignorarlo.

Cosa deve contenere l'avviso di convocazione

La legge impone solo l'ordine del giorno. La prassi consolidata, e quasi sempre lo statuto,
richiedono anche il resto. Un avviso completo contiene:

Elemento	Obbligatorio	Nota
Ordine del giorno	Sì, per legge (art. 8 disp. att. c.c.)	Punti specifici, non formule generiche
Data e ora	Di fatto sì
Luogo	Di fatto sì	Se l'assemblea è solo on-line, indicarlo e spiegare come si accede
Seconda convocazione	Solo se prevista dallo statuto	Va indicata nello stesso avviso
Modalità di partecipazione a distanza	Se utilizzata	Piattaforma, credenziali, come si vota
Regole sulle deleghe	Consigliato	Quante se ne possono portare, con quale modulo
Chi ha diritto di voto	Consigliato	Evita discussioni in apertura di seduta

Sull'ordine del giorno vale un'avvertenza che ricorre in ogni contenzioso associativo:
il punto «varie ed eventuali» serve a discutere, non a deliberare. Una delibera adottata su
un argomento non indicato nell'ordine del giorno è la fattispecie di irregolarità più
classica, perché sottrae al socio la possibilità di decidere se valga la pena partecipare.
Se in assemblea emerge un tema nuovo e importante, la scelta prudente è verbalizzarlo e
rinviarlo a una convocazione successiva.

Vale anche per la formulazione dei punti: «approvazione del bilancio consuntivo 2026» è
un punto, «bilancio» no; «modifica degli articoli 5 e 12 dello statuto in materia di quote»
è un punto, «modifiche statutarie» è troppo generico per una delibera a maggioranza
rinforzata.

Con quanto anticipo va inviata

Non esiste un termine minimo di legge per le associazioni. Né il codice civile né il
Codice del Terzo settore ne fissano uno. Il termine lo stabilisce lo statuto, e negli
statuti italiani i valori più diffusi sono otto o quindici giorni prima della data
dell'assemblea.

Questo produce due conseguenze speculari:

• Se lo statuto fissa un termine, quel termine è vincolante. Convocare con dieci giorni
  di preavviso quando lo statuto ne chiede quindici è un vizio, e uno dei più facili da
  dimostrare, perché la data dell'avviso è scritta sull'avviso stesso.
• Se lo statuto tace, si applica un criterio di ragionevolezza: il preavviso deve essere
  sufficiente a permettere ai soci di organizzarsi e, se vogliono, di farsi rappresentare.
  Non c'è un numero: ed è esattamente il tipo di incertezza che conviene chiudere inserendo
  un termine esplicito nello statuto alla prima occasione utile.

Anche il momento da cui il termine decorre divide le prassi: data di invio o di ricezione?
Se lo statuto chiede una forma «idonea a certificare l'avvenuta ricezione», la lettura
prudente è che conti la ricezione; se non specifica nulla, conviene calcolare i giorni
con un margine.

Chi va convocato

Vanno convocati tutti gli associati iscritti nel libro degli associati alla data
dell'avviso. Non i simpatizzanti, non i volontari che non sono soci. Attenzione al caso
delicato: chi ha smesso di pagare ma non è stato formalmente dichiarato decaduto è socio a
tutti gli effetti finché la decadenza non è deliberata e annotata, e va convocato.

Il libro soci non è quindi un adempimento formale: è l'elenco delle persone da convocare,
e un socio non convocato è, da solo, un motivo di impugnazione.

Un punto su cui essere precisi: l'art. 24 comma 1 del Codice del Terzo settore dà
diritto di voto a chi è iscritto da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo
diversa previsione statutaria. La norma parla di voto, non dice che i soci più recenti non
vadano convocati o non possano intervenire. Le due cose sono distinte e le interpretazioni
non sono uniformi: la condotta prudente è convocare tutti e gestire il computo dei voti
alla verifica dei presenti.

L'assemblea on-line: cosa cambia dal 2024

Dalla legge 104/2024 la partecipazione a distanza non è più un'eccezione. L'art. 24
comma 4 del Codice del Terzo settore, nella formulazione oggi vigente, prevede che — salvo
che l'atto costitutivo o lo statuto non lo vietino espressamente — gli associati possano
intervenire all'assemblea con mezzi di telecomunicazione ed esprimere il voto per via
elettronica, purché sia possibile verificare l'identità di chi partecipa e vota, e nel
rispetto della buona fede e della parità di trattamento.

È un rovesciamento: prima serviva una clausola statutaria che lo permettesse, oggi serve una
clausola che lo vieti. Ne abbiamo scritto più diffusamente nell'articolo sull'assemblea in
videoconferenza.

Per la convocazione, la ricaduta è pratica: se l'assemblea si tiene anche o solo da remoto,
l'avviso deve dirlo e deve spiegare come ci si collega e come si vota. Un socio che non
riesce a partecipare perché l'avviso non conteneva le istruzioni è, sostanzialmente, un
socio non convocato.

Gli errori che rendono annullabile la delibera

L'art. 23 del codice civile stabilisce che le deliberazioni dell'assemblea contrarie
alla legge, all'atto costitutivo o allo statuto possono essere annullate su istanza degli
organi dell'ente, di qualunque associato o del pubblico ministero. Il giudice può anche
sospenderne l'esecuzione quando ricorrono gravi motivi.

I vizi di convocazione che si vedono più spesso:

• Mezzo diverso da quello statutario — lo statuto chiede la raccomandata, si manda una
  mail; lo statuto chiede una forma con prova di ricezione, si pubblica sul sito.
• Omessa convocazione di uno o più soci — spesso per un indirizzo mancante nel libro
  soci. Il fatto che quel socio non sarebbe comunque venuto è irrilevante.
• Termine di preavviso non rispettato.
• Ordine del giorno assente, generico, o delibere su punti non previsti.
• Convocazione fatta da chi non ne aveva il potere — per esempio dal solo presidente,
  quando lo statuto attribuisce la competenza al direttivo.
• Assemblea a distanza senza istruzioni di accesso nell'avviso.

Si tratta di delibere annullabili, non nulle: chi vuole farle cadere deve impugnarle, e
finché nessuno impugna restano efficaci. Non è una consolazione — significa che il rischio
resta aperto, e nelle associazioni si materializza quasi sempre durante un conflitto
interno, cioè nel momento peggiore.

Due punti in cui la norma non dà una risposta netta

Su questo blog preferiamo dirlo piuttosto che inventare una regola che non esiste.

Primo: l'assemblea totalitaria. Nelle società per azioni il codice civile prevede che,
se è presente l'intero capitale insieme alla maggioranza di amministratori e sindaci,
l'assemblea è valida anche senza convocazione formale. Per le associazioni una norma
equivalente non c'è: l'applicazione analogica è sostenuta e la prassi la usa
correntemente nelle piccole realtà, ma resta un'analogia. Se lo statuto la prevede
espressamente il terreno è molto più solido, ed è una modifica statutaria semplice.

Secondo: la sanatoria per partecipazione. Se un socio non convocato si presenta comunque
e non solleva obiezioni, il vizio è sanato? È una soluzione ragionevole, ma per le
associazioni non è scritta da nessuna parte. Se succede, la cosa utile è verbalizzarlo.

Una lista da rileggere prima di ogni assemblea

1. Rileggere lo statuto: chi convoca, con quale mezzo, con quanti giorni di preavviso.
2. Verbalizzare la delibera del direttivo che indice l'assemblea.
3. Estrarre dal libro soci l'elenco aggiornato dei soci alla data dell'avviso.
4. Scrivere l'ordine del giorno per punti specifici e deliberabili.
5. Indicare data, ora, luogo, eventuale seconda convocazione, modalità a distanza, regole
   sulle deleghe.
6. Inviare nella forma prevista dallo statuto e conservare la prova dell'invio.
7. Archiviare l'avviso insieme al verbale dell'assemblea: è la prova che la convocazione era
   regolare.

L'ultimo punto è quello che si dimentica più spesso. Il verbale dice cosa è stato deciso;
l'avviso di convocazione dice se si poteva decidere. Vanno conservati insieme.

Contenuto aggiornato a settembre 2026. Questo articolo riporta cosa prevedono le norme
citate: non è una consulenza legale. Su clausole statutarie dubbie o su una delibera già
contestata, il confronto con un professionista è la strada giusta.