Controlli sugli enti del Terzo settore: chi può verificare la vostra associazione e cosa guarda

Un'associazione iscritta al RUNTS può essere controllata?

Sì, ed è una conseguenza diretta dell'iscrizione. Il Codice del Terzo settore dedica un intero titolo, l'XI, ai controlli, e il suo articolo 93 elenca che cosa si intende verificare: che i requisiti per stare nel Registro unico nazionale del Terzo settore (RUNTS) ci siano e permangano, che l'ente persegua davvero finalità civiche, solidaristiche o di utilità sociale, che adempia agli obblighi nati dall'iscrizione, che abbia diritto ai benefici fiscali e al 5 per mille, e che le eventuali risorse pubbliche siano impiegate correttamente.

Non è una notizia da temere: la grande maggioranza delle associazioni non vedrà mai un'ispezione. Ma conoscere chi può controllare, e su quali punti, aiuta a capire perché alcuni adempimenti apparentemente burocratici (il libro soci aggiornato, il deposito del bilancio, le modifiche comunicate in tempo) contano più di quanto sembri.

Chi controlla: quattro soggetti, quattro scopi diversi

Il punto che crea più confusione è che non esiste "il controllore" dell'associazione. Ce ne sono diversi, e ciascuno guarda cose diverse.

L'ufficio del RUNTS territorialmente competente. È l'ufficio della Regione o Provincia autonoma dove l'ente ha la sede legale. Secondo l'art. 93, comma 3, esercita i controlli sui requisiti di iscrizione, sulle finalità e sugli obblighi derivanti dall'iscrizione. Può farlo con accertamenti documentali, visite e ispezioni, d'iniziativa, periodicamente oppure ogni volta che venga a conoscenza di atti o fatti che possano integrare violazioni del Codice. Se l'ente ha sedi secondarie in altre regioni, l'ufficio competente può chiedere collaborazione agli uffici di quei territori.

L'Amministrazione finanziaria. L'art. 94 le attribuisce un controllo autonomo, che riguarda il rispetto di alcune regole del Codice (gli articoli 8, 9, 13, 15, 23 e 24 richiamati dal comma 1: patrimonio e divieto di distribuire utili, devoluzione, bilancio, libri sociali, ammissione dei soci e assemblea) e il possesso dei requisiti per le agevolazioni fiscali riservate agli enti iscritti. Se rileva violazioni, può disconoscere il regime fiscale applicabile all'ente in ragione dell'iscrizione. È un controllo con conseguenze economiche dirette, ed è distinto da quello del RUNTS.

Le reti associative e i Centri di servizio per il volontariato. L'art. 93, comma 5, consente alle reti associative nazionali iscritte nell'apposita sezione del RUNTS e ai CSV, purché autorizzati dal Ministero del lavoro, di svolgere controlli sui requisiti, sulle finalità e sugli obblighi nei confronti dei rispettivi aderenti. Se la vostra associazione è affiliata a una rete di questo tipo, quindi, il primo controllo potrebbe arrivare da lì. Anche questa attività è sottoposta alla vigilanza del Ministero (comma 7).

Gli enti che erogano risorse pubbliche. Se ricevete contributi, o vi viene concesso l'uso di beni di un Comune o di un'altra amministrazione, quell'ente dispone i controlli amministrativi e contabili necessari a verificare che il sostegno sia stato impiegato per le attività statutarie (comma 4).

E la "vigilanza" del Ministero? È un controllo su di voi?

No, ed è una distinzione utile. L'art. 95 parla di vigilanza e la attribuisce al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, ma l'oggetto della vigilanza non è la singola associazione: è il funzionamento del sistema di registrazione e del sistema dei controlli, per assicurare uniformità fra i registri regionali. Per questo, ad esempio, Regioni e Province autonome trasmettono al Ministero entro il 15 marzo di ogni anno una relazione sulle iscrizioni, sulla revisione periodica e sui controlli eseguiti l'anno precedente.

Il Ministero può però fare verifiche, anche in loco o a campione, sulle attività degli enti autorizzati al controllo (reti e CSV). Il controllo di merito sulla vostra associazione resta quindi in capo agli altri soggetti descritti sopra.

Che cosa si guarda, in pratica

L'articolo 93 fissa gli scopi dei controlli, non una lista di documenti. Dal testo si ricava però dove, in concreto, un'associazione si espone di più:

• Requisiti di iscrizione e finalità. Lo statuto è coerente con il Codice? Le attività effettivamente svolte rientrano fra quelle di interesse generale dichiarate? Sono rispettati il divieto di distribuire utili e le regole sulla democraticità?
• Obblighi dell'iscrizione. Il bilancio o rendiconto è stato depositato nei termini? Le modifiche statutarie e i cambi di cariche sono stati comunicati? Il libro soci e i verbali sono tenuti?
• Benefici fiscali e 5 per mille. Esiste la documentazione che giustifica il trattamento fiscale scelto e l'impiego delle somme del 5 per mille?
• Risorse pubbliche. I contributi sono rendicontati e spesi per ciò per cui sono stati concessi?

Su questi punti il Codice non detta un elenco di carte da esibire in caso di controllo. Il consiglio pratico che ne discende è semplice: tenere ordinati i documenti che il Codice stesso prevede (libri sociali, rendiconto, registro dei volontari se avete volontari, rendiconti delle raccolte fondi), perché sono quelli su cui un controllo, di qualunque tipo, si appoggia.

Quali garanzie avete

Il controllo fiscale ha una tutela esplicita. L'art. 94, comma 1, stabilisce che l'ufficio che procede ha l'obbligo, a pena di nullità dell'atto di accertamento, di invitare l'ente a comparire per fornire dati e notizie rilevanti. In altre parole, un accertamento che ignorasse questo passaggio sarebbe nullo. Non significa che si possa ignorare l'invito: significa che avete il diritto di essere sentiti prima.

C'è poi un coordinamento tra i due fronti. L'ufficio del RUNTS trasmette all'Amministrazione finanziaria gli esiti dei propri controlli, e l'Amministrazione finanziaria trasmette al RUNTS gli elementi utili a valutare un'eventuale cancellazione dal Registro quando ne ricorrano i presupposti (art. 94, commi 1 e 2). Una criticità accertata da un lato può quindi avere effetti sull'altro: per questo conviene non considerare i due controlli come mondi separati.

Una nota di semplificazione: l'art. 94, comma 4, esclude gli ETS dall'applicazione dell'art. 30 del D.L. 185/2008, e dall'obbligo di presentare il modello previsto da quella norma. Chi ricordava quell'adempimento per le vecchie associazioni non-profit può quindi toglierlo dallo scadenzario degli enti iscritti.

Cosa succede se un obbligo non è stato adempiuto

Il caso più frequente non è l'ispezione, ma la lacuna documentale: bilancio non depositato, modifiche non comunicate. L'art. 48 del Codice disciplina questa situazione. Le modifiche vanno pubblicate e gli atti depositati entro trenta giorni da ciascuna modifica (comma 3), mentre rendiconti e bilanci vanno depositati ogni anno entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio. Se manca o è incompleto il deposito, l'ufficio del Registro diffida l'ente ad adempiere assegnando un termine non inferiore a trenta giorni e non superiore a centottanta; se il termine passa inutilmente, l'ente è cancellato dal Registro (comma 4).

Dell'adempimento sono onerati gli amministratori, e il comma 5 richiama l'art. 2630 del codice civile. Questo significa che la responsabilità non è dell'associazione in astratto: ricade sulle persone che ne hanno la gestione. Per l'importo della sanzione rinviamo al testo dell'art. 2630 c.c., che non abbiamo riportato qui perché è stato oggetto di aggiornamenti e va letto nella versione vigente al momento in cui vi serve.

Dove le fonti non permettono di dire di più

Due cautele, per onestà verso chi legge.

La prima: l'art. 93 descrive gli scopi e le modalità dei controlli, ma non stabilisce una cadenza fissa né un elenco di documenti da produrre. Quello che trovate scritto in giro su "ogni quanti anni vi controllano" o su "i documenti che vi chiederanno" proviene in genere da regolamenti attuativi e prassi regionali, che possono variare da territorio a territorio e che in questo articolo non abbiamo potuto verificare alla fonte primaria. Se la vostra associazione riceve una comunicazione dall'ufficio del RUNTS della vostra Regione, il riferimento è il testo di quella comunicazione.

La seconda: la revisione periodica degli enti iscritti, richiamata dall'art. 95, comma 2, quando parla delle relazioni regionali, ha una disciplina di dettaglio nei decreti attuativi del RUNTS. Non la trattiamo qui perché non l'abbiamo verificata sul testo ufficiale; la tratteremo in un articolo dedicato quando lo avremo fatto.

Come prepararsi senza ansia

Il modo più semplice di essere "controllabili" in serenità è lavorare come se il controllo dovesse arrivare, senza farne un'ossessione. Alcuni gesti concreti:

1. Tenete un elenco delle scadenze del vostro ente: deposito del rendiconto, comunicazione delle modifiche entro trenta giorni, aggiornamento del libro soci.
2. Conservate i verbali delle assemblee e del consiglio direttivo, e il registro dei volontari se ne avete, in ordine cronologico.
3. Per ogni contributo pubblico, tenete insieme la delibera di concessione, il rendiconto e i giustificativi.
4. Se siete affiliati a una rete o seguiti da un CSV, chiedete di che tipo di verifica si occupano e con quale cadenza: potrebbero essere il vostro primo interlocutore.
5. Quando arriva una richiesta, rispondete nei termini indicati: la diffida dell'art. 48 ha un termine preciso e il suo decorso senza adempimento porta alla cancellazione.

SempliCo nasce per tenere questi documenti nello stesso posto (soci, volontari, prima nota, rendiconto), ma il principio vale con qualunque strumento: un'associazione ordinata non teme i controlli, li attraversa.

Questo articolo riporta il contenuto di norme pubbliche con le relative fonti e non costituisce consulenza legale o fiscale: per il vostro caso specifico rivolgetevi al CSV o a un professionista.