Rimborsi spese ai volontari: cosa si può rimborsare e con quali limiti

Che cosa dice davvero la legge

Tutto parte dall'articolo 17 del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017). Il comma 3 è netto: l'attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno dal beneficiario. L'ente può rimborsargli soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate per l'attività prestata, ed entro limiti massimi e condizioni stabiliti prima dall'ente stesso. La frase che chiude il comma è quella che crea più problemi: sono in ogni caso vietati i rimborsi spese di tipo forfetario.

Due conseguenze pratiche. La prima: non esiste un tetto nazionale al rimborso documentato. Chi cerca "il limite di legge" non lo trova, perché il limite lo fissa l'associazione, con una delibera, prima di erogare qualsiasi cosa: un ente che rimborsa senza aver mai deliberato nulla è fuori regola anche se le spese sono vere. La seconda: "preventivamente" significa prima. Una delibera di dicembre che copre i rimborsi di marzo non è preventiva.

Una precisazione utile, visto che nel 2024 si è parlato molto di semplificazioni: la legge 4 luglio 2024, n. 104 ha modificato parecchi articoli del Codice (bilanci, organi di controllo, assemblee, RUNTS, personalità giuridica), ma non ha toccato l'articolo 17 né gli importi dell'autocertificazione. Chi dice che "gli importi sono cambiati nel 2024" sta probabilmente pensando allo sport, di cui parliamo più avanti.

Quali spese si possono rimborsare e quali no

Rimborsabile è ciò che il volontario ha anticipato per conto dell'ente: biglietti di treno, bus, metro; pedaggi e parcheggi; vitto e alloggio in trasferta; materiale acquistato per un'attività; spese telefoniche se regolamentate; carburante o chilometrico, con le cautele che vedremo.

Non è rimborsabile ciò che assomiglia a un corrispettivo per il tempo dedicato. Nella zona vietata ricadono:

• i gettoni di presenza ai volontari (diversa è la posizione degli amministratori, che è materia a sé);
• le somme uguali per tutti distribuite a fine attività o a fine anno, senza legame con spese reali;
• premi e riconoscimenti in denaro per l'impegno prestato, buoni spesa o buoni carburante a forfait;
• il rimborso di spese personali che il volontario avrebbe sostenuto comunque.

La regola è semplice: se l'importo si spiega guardando quanto ha speso il volontario è un rimborso; se si spiega guardando quanto ha lavorato è un compenso, e il compenso è vietato.

Documentata, autocertificata, forfetaria: le tre strade a confronto

	Spesa documentata ("piè di lista")	Spesa autocertificata	Rimborso forfetario
È ammesso?	Sì, è la regola generale	Sì, ma solo come deroga per piccoli importi	No, mai, in nessun caso
Limite di importo	Quello che l'ente ha deliberato: non c'è un tetto di legge	10,00 € al giorno e 150,00 € al mese per volontario	Non applicabile
Che cosa serve	Delibera con tipologie e limiti, richiesta del volontario, giustificativi originali	Delibera preventiva su tipologie di spesa e attività ammesse, dichiarazione ex art. 46 DPR 445/2000, copia del documento d'identità	Nulla lo rende lecito
Chi decide	L'organo di amministrazione, per delibera	L'organo sociale competente, per delibera	—
Rischio	Contestazione dei singoli rimborsi privi di giustificativo	Riqualificazione della somma se dietro non c'è spesa reale	Riqualificazione in compenso, con recupero d'imposta e sanzioni

Vale la pena ripeterlo: autocertificato non è sinonimo di forfetario. L'autocertificazione semplifica la prova della spesa, non elimina la spesa: se dietro non c'è alcun esborso, è un forfait travestito.

I 10,00 € al giorno e i 150,00 € al mese: come funzionano

È la deroga del comma 4. Le spese possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell'articolo 46 del DPR 445/2000, purché non superino 10,00 € giornalieri e 150,00 € mensili e purché l'organo sociale competente abbia deliberato su quali tipologie di spesa e per quali attività questa modalità è ammessa. Lo stesso comma esclude dalla deroga le attività di donazione di sangue e di organi. Tre note operative.

I due limiti valgono insieme: il tetto mensile non autorizza a superare quello giornaliero. La norma però non chiarisce i casi di confine — per esempio se una spesa da 18,00 € possa essere autocertificata per la sola quota di 10,00 € — e le fonti consultate non prendono posizione. In dubbio, si usa il piè di lista.

Sul dovere di conservare comunque le ricevute le fonti divergono. La legge non impone di allegare i giustificativi: è il senso stesso della deroga. Cesvot e TeamSystem suggeriscono di conservarli per prudenza, "per facilitare eventuali controlli". Informazione Fiscale e parte della consulenza professionale sono più severe: il volontario deve comunque essere in grado di provare la spesa, perché l'autocertificazione attesta un fatto vero e chi la sottoscrive risponde penalmente del falso. Nel primo caso è un consiglio, nel secondo un requisito: prudenza vuole che gli scontrini si tengano anche quando non si consegnano.

Serve un legame preciso con l'attività. L'autocertificazione generica ("spese varie per l'associazione") è il documento più contestato in assoluto: deve indicare data, attività svolta, tipo di spesa e importo. E se chi chiede il rimborso non compare in nessun registro dei volontari né in nessun foglio di turno, la posizione dell'ente diventa difficile da difendere.

Il rimborso chilometrico si può fare?

Sì, l'uso del mezzo proprio può essere rimborsato, ed è una delle voci più frequenti nelle associazioni che fanno trasporto sociale o consegne. Le condizioni, però, sono strette.

La dottrina prevalente lo considera una spesa documentata analitica, non un forfait, perché l'importo si ottiene moltiplicando una tariffa per i chilometri effettivamente percorsi. Perché regga servono: la delibera che fissa la tariffa, il tipo di veicolo, il percorso (andata e ritorno), la data e il collegamento con l'attività. Un importo mensile fisso "per la benzina", scollegato dai viaggi effettivi, è un forfait, quindi vietato.

Sulle tabelle ACI le fonti non dicono la stessa cosa. Fiscosport le presenta come il tetto massimo accettabile, richiamando per analogia la prassi dell'Agenzia delle Entrate nata in ambito sportivo: l'ente può applicare una tariffa inferiore, mai superiore. Cantiere Terzo Settore le presenta invece come uno dei possibili parametri del regolamento interno, accanto a un rimborso fisso al chilometro deliberato dall'ente. Nessuna norma del Codice impone le tabelle ACI agli ETS: restano però il riferimento di ragionevolezza più solido, e conviene adottarle aggiornandole ogni anno.

Il rimborso è reddito per il volontario?

Per il rimborso documentato la risposta è pacifica: non è reddito. È la restituzione di un'uscita anticipata, quindi non concorre al reddito del volontario, non va in Certificazione Unica e non richiede ritenuta.

Per le somme autocertificate la lettura prevalente è la stessa — restano un rimborso, se entro i limiti e a fronte di delibera — ma manca una presa di posizione specifica dell'Agenzia delle Entrate sull'articolo 17 comma 4. Alcune fonti divulgative escludono senz'altro CU e modello 770; la consulenza professionale è più cauta e ricorda che, senza giustificativi, l'onere di dimostrare la natura di rimborso ricade sull'ente.

La giurisprudenza tributaria, dal canto suo, è netta: le somme erogate in modo forfetario, non collegate a spese specifiche e documentate, sono riqualificabili in reddito imponibile, con recupero d'imposta e sanzioni a carico dell'ente. E l'onere della prova sta all'associazione, non al verificatore.

Quando un rimborso smette di essere un rimborso

Il comma 5 dell'articolo 17 stabilisce che la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo con l'ente di cui il volontario è socio o tramite il quale svolge l'attività: per la stessa organizzazione non si può essere insieme dipendente e volontario. La nota del Ministero del Lavoro n. 34/4011 del 10 marzo 2022 ha chiarito che è invece possibile fare volontariato presso enti giuridicamente distinti, anche se collegati in rete.

Il rischio concreto non è quasi mai la violazione formale: è la riqualificazione. Un rimborso periodico, di importo costante, proporzionato alle ore e non alle spese, erogato sempre alle stesse persone, ha le caratteristiche di una retribuzione. Se un ispettore o un giudice lo legge così, l'ente risponde di un rapporto di lavoro mai dichiarato, con contributi, sanzioni e imposte, e con lui chi lo amministra.

Non confondere le regole dello sport con quelle degli ETS

È l'equivoco più frequente. Per i volontari sportivi dell'articolo 29 del D.Lgs. 36/2021, dal 1° giugno 2024 l'autocertificazione fino a 150,00 € è stata sostituita da un rimborso forfetario fino a 400,00 € mensili, introdotto dal Decreto Sport (D.L. 71/2024) e legato a manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti.

Quei 400,00 € non si applicano ai volontari degli ETS non sportivi: per un'ODV o un'APS il forfait resta vietato e i limiti dell'autocertificazione restano 10,00 € al giorno e 150,00 € al mese. Per gli enti con entrambe le nature — associazione sportiva iscritta anche al RUNTS — le fonti non danno una risposta esplicita: la lettura più diffusa è applicare la disciplina dell'attività concretamente svolta, ma conviene farsi assistere.

Che cosa deve contenere la delibera sui limiti di rimborso

È il documento su cui si regge tutto: approvatelo con l'organo competente, verbalizzatelo e datatelo. Deve contenere almeno:

1. A chi si applica: tutti i volontari, oppure categorie individuate (per esempio chi svolge trasporto sociale).
2. Quali tipologie di spesa sono rimborsabili, elencate una per una: viaggio, vitto, alloggio, pedaggi, parcheggi, materiali, telefonia.
3. I limiti massimi per ciascuna tipologia e l'eventuale tetto annuo compatibile con il bilancio.
4. La tariffa chilometrica, con la fonte (tabelle ACI dell'anno o tariffa fissa deliberata) e l'obbligo di indicare percorso, veicolo e data.
5. Se si ammette l'autocertificazione: tipologie di spesa e attività per cui è consentita, con richiamo espresso ai limiti di 10,00 € al giorno e 150,00 € al mese.
6. La procedura: modulo di richiesta, termini, chi autorizza, chi liquida, modalità di pagamento (meglio bonifico che contanti).
7. La decorrenza, con l'impegno a rivedere le tariffe ogni anno.

La copertura assicurativa dei volontari è un obbligo distinto, e altrettanto verificato in sede di controllo: ne parliamo nella guida sull'assicurazione dei volontari.

I documenti da tenere, e per quanto

Per ogni rimborso il fascicolo minimo è: la delibera vigente in quel momento; la richiesta firmata dal volontario, con data, attività e voci di spesa; i giustificativi originali oppure l'autocertificazione con copia del documento d'identità; la prova del pagamento; la registrazione contabile.

La registrazione non è un dettaglio: il rimborso è un'uscita di cassa che finisce nel rendiconto e va imputata alla voce corretta, quindi conviene che nasca già collegata all'attività e alla persona. Se tenete la contabilità per cassa, il punto di arrivo è quello descritto nella guida al rendiconto per cassa - modello D. In SempliCo il rimborso si registra dal modulo Turni e genera in automatico il movimento contabile, con voce del piano dei conti e conto cassa scelti da voi, conserva i documenti collegati e stampa la ricevuta; le tariffe e i limiti restano decisioni dell'ente.

Sulla durata, il riferimento è l'articolo 2220 del codice civile: dieci anni dall'ultima registrazione, per le scritture contabili e per i documenti che le supportano. È un termine più lungo di quello dei controlli fiscali, ed è il motivo per cui conviene adottarlo come regola unica.

Una raccomandazione finale: rimborsare poco e bene è meno rischioso che rimborsare molto e in fretta. La cifra non è il problema; il problema è il documento che le sta dietro.