Modello di registro dei volontari: le colonne che servono (e quelle da togliere)

Non esiste un modello ufficiale: esiste un contenuto minimo

Se cercate «modello registro volontari» trovate quasi solo file da scaricare: un .doc di un centro di servizio, qualche fac-simile di federazione, registri prestampati da comprare in cartoleria. Nessuno di questi è il modello ufficiale, perché un modello ufficiale non esiste: né il Codice del Terzo settore né il decreto ministeriale che disciplina il registro ne approvano uno.

Quello che esiste è un contenuto minimo, fissato dal decreto del Ministero del Lavoro del 6 ottobre 2021. Tutto il resto — l'impaginazione, l'ordine delle colonne, le informazioni in più — è una scelta dell'associazione: potete costruirvi il registro su misura, ma molti fac-simile in circolazione contengono colonne che nessuno vi chiede e che vi creano soltanto problemi.

Questo articolo non è l'ennesimo file da scaricare: è il tracciato spiegato riga per riga, con le ragioni di ogni scelta. Se cercate invece a monte chi è obbligato a tenerlo e come si vidima, il quadro completo è nell'articolo sul registro dei volontari.

Le quattro informazioni che il decreto richiede

L'obbligo nasce dall'articolo 17, comma 1 del Codice del Terzo settore: gli enti che si avvalgono di volontari non occasionali devono iscriverli in un apposito registro. Il decreto del 2021 dice cosa ci va dentro, per ciascun volontario:

Dato	Come si scrive	Nota
Identificazione della persona	Codice fiscale oppure, in alternativa, generalità con luogo e data di nascita	Il decreto ammette entrambe le forme: il codice fiscale è più compatto e meno ambiguo in caso di omonimia
Residenza o domicilio	Indirizzo completo	Basta uno dei due, non servono entrambi
Data di inizio dell'attività	Giorno, mese, anno	È la data che fa scattare la copertura assicurativa: vedi più avanti
Data di cessazione	Giorno, mese, anno, quando il volontario smette	Si scrive quando succede, non si cancella la riga

Sono quattro colonne. Con la numerazione progressiva della riga diventano cinque. Un registro fatto così è a norma.

Il tracciato, riga per riga

Un modello che funziona ha due parti: un'intestazione che identifica il registro, e la tabella.

Intestazione (prima pagina, prima della vidimazione):

• denominazione completa dell'ente, come risulta al RUNTS;
• codice fiscale dell'ente e sede legale;
• la dicitura «Registro dei volontari non occasionali - art. 17, comma 1, D.Lgs. 117/2017»;
• se l'associazione ha più registri, l'indicazione della sede a cui questo si riferisce;
• spazio per la dichiarazione finale di chi vidima (numero complessivo dei fogli).

Tabella, una riga per volontario:

N.	Cognome e nome	Codice fiscale	Residenza o domicilio	Inizio attività	Cessazione
1
2

Il numero progressivo non è richiesto dal decreto per le persone (la numerazione progressiva riguarda le pagine), ma serve a voi: rende citabile una posizione, aiuta nei controlli incrociati con l'elenco mandato all'assicurazione e rende evidente se qualcuno ha aggiunto una riga fuori sequenza.

Lasciate le righe ampie: una correzione di indirizzo deve poterci stare senza riscrivere la pagina.

Le colonne che quasi tutti i fac-simile hanno di troppo

Qui sta la parte utile del lavoro. Nei modelli che circolano si trovano colonne come «mansione», «qualifica», «gruppo sanguigno», «numero di telefono», «email», «titolo di studio», «documento d'identità», «ore di servizio», «firma del volontario».

Nessuna di queste è richiesta. E il punto non è che siano vietate — potete tenere le informazioni che vi servono — è dove le tenete. Il registro è un documento che, una volta vidimato, non si modifica facilmente e che può essere esibito in sede di controllo. Riempirlo di dati che cambiano spesso (il numero di cellulare) o che sono delicati (informazioni sulla salute) significa creare un documento immodificabile pieno di dati personali eccedenti. Il principio di minimizzazione del GDPR — i dati raccolti devono essere «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario» — spinge esattamente nella direzione opposta.

Regola pratica: anagrafica di contatto e informazioni operative stanno nell'archivio dei volontari, non nel registro. Il registro dice chi è volontario non occasionale e da quando; l'archivio dice come lo si chiama al telefono e quali turni fa.

Attenzione anche a un'altra cosa: molti fac-simile e molte guide in circolazione sono ancora impostati sulla legge 266/1991 e sul suo decreto attuativo del 1992. Quella legge è abrogata dall'articolo 102, comma 1, lettera a) del Codice del Terzo settore. Se il file che avete scaricato cita la 266, non è un modello da adattare: è un modello da buttare.

La sezione dei volontari occasionali

L'obbligo di iscrizione riguarda i volontari non occasionali. Gli occasionali — chi dà una mano alla sagra di settembre e poi non si vede più fino all'anno dopo — non devono stare nel registro.

Però devono essere assicurati anche loro, e l'ente deve raccogliere e conservare i loro dati per metterli a disposizione della compagnia. Il decreto del 2021 ammette che questi dati stiano in una sezione apposita e separata dello stesso registro. È una scelta comoda per chi ha pochi eventi all'anno: un'unica cosa da tenere in ordine invece di due.

Se scegliete questa strada, il modello deve rendere la separazione evidente: pagine dedicate, intestazione diversa, nessuna continuità di numerazione con la sezione principale. Un registro dove occasionali e non occasionali sono mescolati è un registro che, in caso di verifica, dice una cosa diversa da quella che volete dire. Dove passi esattamente il confine fra le due categorie l'abbiamo spiegato nell'articolo su volontario occasionale e non occasionale.

Perché la data di iscrizione non è una formalità

Questa è la ragione per cui vale la pena costruirsi un modello serio invece di arrangiarsi.

Per i volontari non occasionali, le garanzie assicurative decorrono dalle ore 24 del giorno di iscrizione al registro e perdono efficacia dalle ore 24 del giorno della cancellazione. La data che scrivete in quella colonna non è un dato statistico: è il momento da cui la persona è coperta.

Le conseguenze pratiche sono due, e sono entrambe spiacevoli. Un volontario che comincia il servizio prima di essere iscritto lavora scoperto. Un volontario che ha smesso da due anni ma è ancora nel registro senza data di cessazione risulta, sulla carta, ancora in attività — con tutto ciò che ne consegue nel rapporto con l'assicuratore.

Il decreto chiede anche di aggiornare il registro tempestivamente e di comunicare i dati alla compagnia secondo modalità e tempi concordati con essa. Il modello deve quindi essere facile da aggiornare il giorno stesso, non a fine anno. Il resto del quadro assicurativo è nell'articolo sull'assicurazione obbligatoria dei volontari.

Prima di portarlo a vidimare: consegnatelo in bianco

Il registro cartaceo, prima di essere usato, va numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che nell'ultima pagina dichiara il numero complessivo dei fogli.

Da qui una conseguenza che sorprende molte associazioni: il registro si porta a vidimare vuoto. I Comuni che offrono il servizio lo scrivono esplicitamente — il Comune di Arezzo, per esempio, chiede che il registro sia consegnato «in bianco e non compilato», con la sola denominazione dell'ente sulla prima pagina. Stampare il modello già pieno dei nomi e poi portarlo allo sportello è il modo più rapido per doverlo rifare.

Quindi, nell'ordine: si costruisce il modello, si stampa in un numero di fogli sufficiente per qualche anno, si fa vidimare, poi si comincia a scrivere.

Sui costi: l'Agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello n. 333 del 2023, ha confermato che per un ETS sia la richiesta di vidimazione sia la vidimazione stessa sono esenti da imposta di bollo. Restano fuori da quel chiarimento eventuali diritti di segreteria comunali e l'onorario del notaio: vanno chiesti prima, perché variano.

Se lo tenete al computer, il modello cambia forma

Il decreto ammette il registro tenuto con sistemi elettronici o telematici, purché assicurino l'inalterabilità delle scritture e la data in cui sono state effettuate. In quel caso non c'è nessuna bollatura da fare: le colonne restano le stesse, ma il «modello» diventa il tracciato del file o del gestionale.

Qui va detto chiaramente dove le fonti divergono. Il decreto si ferma alla formula appena citata e non descrive nessuna procedura di vidimazione digitale. Diverse fonti di settore — e diversi consulenti — ne traggono che si debba applicare la disciplina della documentazione informatica dell'articolo 2215-bis del codice civile, con firma digitale e marca temporale apposte almeno una volta l'anno; altre si fermano al testo del decreto e considerano sufficiente un sistema che dimostri, di per sé, inalterabilità e data certa. Non esiste una pronuncia che chiuda la questione. Chi vi presenta una delle due letture come l'unica strada certificata sta semplificando.

In pratica, la strada prudente è quella che soddisfa entrambe le letture: un sistema che tenga la numerazione progressiva e tracci le date, e un'estrazione periodica in PDF firmata digitalmente e marcata temporalmente dal legale rappresentante. È il modo in cui lavorano i gestionali associativi — SempliCo compreso — ed è una scelta dell'ente, non un obbligo tipizzato.

Un vantaggio concreto del formato elettronico riguarda proprio il modello: se sbagliate una colonna, la correggete. Su un registro cartaceo già vidimato, no.

Se l'associazione ha più sedi

Il Ministero del Lavoro, con la nota n. 809 del 20 gennaio 2025, ha ammesso che un ente tenga più registri presso sedi diverse, anche in regioni diverse da quella della sede legale. Servono però alcune condizioni: una delibera dell'organo di amministrazione che li istituisca, modalità che impediscano di iscrivere la stessa persona in due registri, un responsabile designato per ciascuno, la comunicazione delle modalità di tenuta alla compagnia assicuratrice e verifiche periodiche dell'organo amministrativo.

E un punto che non va perso: anche i registri di sede vanno regolarmente vidimati, altrimenti — sono parole della nota — restano mere scritture interne prive di valore probatorio.

Sul modello, questo significa una cosa sola ma importante: l'intestazione deve indicare a quale sede il registro si riferisce, e la numerazione delle persone non deve ripartire da 1 in ogni sede se volete poter fare un elenco unico senza ambiguità. Un prefisso di sede risolve il problema.

Cinque errori che rendono il modello inservibile

• Compilarlo prima della vidimazione. Va consegnato in bianco.
• Cancellare la riga di chi ha smesso. Si scrive la data di cessazione: il registro è una storia, non una fotografia.
• Mescolare occasionali e non occasionali. Sezione separata, sempre.
• Aggiungere colonne che invecchiano. Telefoni ed email cambiano; un registro vidimato no.
• Aggiornarlo a fine anno. La copertura assicurativa decorre dall'iscrizione: il ritardo non è un problema burocratico, è un buco di copertura.

Cosa resta aperto

Tre punti, per onestà. Il primo: l'obbligo di vidimazione non è scritto in modo esplicito nel Codice del Terzo settore — deriva dal decreto del 2021 e dalle note ministeriali che lo hanno preceduto e seguito. Il secondo: nessuna norma obbliga un Comune a vidimare; il Ministero ha chiarito che il segretario comunale è fra i pubblici ufficiali abilitati, non che il servizio sia dovuto. Il terzo: come si è visto, la vidimazione del registro elettronico non ha una procedura tipizzata.

Su tutti e tre, la difesa pratica è la stessa e non costa nulla: mettere per iscritto in una delibera come l'associazione ha deciso di tenere il registro. Se un domani vi chiedono conto di una scelta, quella delibera è la differenza fra una decisione motivata e una dimenticanza.

Contenuti aggiornati a settembre 2026. Questo articolo descrive il quadro normativo e non sostituisce il parere del consulente dell'associazione.