Rendiconto di una cena sociale: un esempio compilato, voce per voce

Perché un esempio compilato, se le voci le conoscete già

Lo schema ministeriale del rendiconto della raccolta occasionale è breve: sette voci di spesa, tre di entrata, un risultato. Eppure è il documento che le associazioni rimandano più a lungo, perché al momento di scriverlo ci si accorge di non sapere dove mettere la cifra che si ha in mano: la quota pagata da chi è venuto a cena, le torte portate dai soci, il rimborso al volontario che ha fatto la spesa.

Per questo qui trovate lo schema già riempito. Le voci, una per una, sono spiegate nell'articolo sul rendiconto della raccolta fondi occasionale; in queste pagine si fa il passaggio successivo, dal modello vuoto al documento finito.

Una precisazione che conta. L'associazione, la serata e tutte le cifre di questo articolo sono inventate a scopo di esempio. Non rappresentano nessun ente reale e non indicano quanto costi o renda una cena sociale. Lo schema, invece, è quello vero: l'Allegato 1 alle Linee guida sulla raccolta fondi, adottate con D.M. 9 giugno 2022.

Il caso: la cena di Natale dell'Associazione «Il Girasole»

Immaginiamo una APS di quartiere, «Il Girasole», che il 13 dicembre 2025 organizza una cena di Natale nel salone di un centro civico. Si paga una quota di partecipazione di 18 euro a persona; all'ingresso c'è una cassetta per le offerte libere; una ditta del quartiere e due sostenitori privati fanno un bonifico a sostegno dell'iniziativa; un forno locale regala i dolci. I fondi sono destinati al doposcuola gratuito dell'associazione.

L'intestazione si compila così, con un dettaglio che spesso viene sbagliato: la durata non è «dicembre 2025», sono le date effettive della raccolta.

Campo	Cosa si scrive
Denominazione ETS	Associazione Il Girasole APS
Codice fiscale e sede	i vostri dati
Descrizione della ricorrenza	Cena di Natale solidale
Denominazione dell'evento	«Una sedia in più»
Durata della raccolta	dal 1/12/2025 al 13/12/2025 (dalla prima prenotazione con offerta alla serata)

I proventi: dove finisce ogni euro che entra

Voce dello schema	Cosa ci abbiamo messo	Importo
Liberalità monetarie	Cassetta delle offerte in sala, in contanti (436,00) e tre bonifici (420,00: ditta 300,00, due privati 120,00)	856,00 €
Valore di mercato delle liberalità non monetarie	Dolci donati dal forno, valore desunto dal listino e documentato	90,00 €
Altri proventi	Quote di partecipazione: 74 persone × 18,00 €	1.332,00 €
Totale a)		2.278,00 €

Due annotazioni. Per i beni donati le linee guida chiedono di riportare il valore in denaro, stimato secondo il D.M. 28 novembre 2019 e risultante dal documento previsto dall'art. 4 dello stesso decreto: ecco perché nell'esempio il valore dei dolci è documentato, non buttato lì a occhio. E la divisione fra contanti e conto corrente non è un vezzo: la relazione illustrativa la richiede.

Gli oneri: le sette voci, anche quando alcune sono a zero

Voce dello schema	Cosa ci abbiamo messo	Importo
Acquisto beni	Derrate alimentari (fatture e scontrini)	640,00 €
Acquisto servizi	Pulizia del salone dopo la cena	80,00 €
Noleggi, affitti, attrezzature	Affitto del salone (150,00) e noleggio stoviglie (70,00)	220,00 €
Oneri promozionali	Stampa di locandine e biglietti	65,00 €
Lavoro dipendente o autonomo	Nessuno: cucina e servizio sono stati svolti da volontari	0,00 €
Rimborsi a volontari	Carburante per il trasporto delle derrate, con giustificativi	38,50 €
Altri oneri	Assicurazione dell'evento	45,00 €
Totale b)		1.088,50 €

Lasciare a zero la riga del lavoro retribuito è corretto, e informativo: dice a chi legge che l'evento si regge su volontari. Per il rimborso valgono le regole dell'art. 17 del Codice: spese effettivamente sostenute e documentate, mai un compenso mascherato; nell'articolo sul modulo di rimborso spese dei volontari trovate cosa deve contenere il giustificativo.

Risultato della singola raccolta (a − b): 2.278,00 − 1.088,50 = 1.189,50 €.

Come si legge quel risultato

I costi sono il 47,8% dei proventi: in una cena è normale che pesino molto, perché si compra da mangiare. Le linee guida chiedono che le spese tendano a essere «congruamente inferiori» ai fondi raccolti, ma non fissano alcuna percentuale: è un criterio di ragionevolezza, e la relazione serve a spiegarlo.

Attenzione anche a una differenza che il modello non evidenzia. Il risultato di 1.189,50 euro non è la somma che avete in cassa: dentro ci sono i 90 euro di dolci donati, che non sono mai passati dal conto. In denaro il netto è 1.099,50 euro. Se scrivete nella relazione che «i fondi raccolti al netto delle spese sono pari a…», quale cifra mettete? Meglio dirlo con le due cifre, come nel testo che segue.

La relazione illustrativa, scritta per intero

L'Allegato 1 propone una traccia a campi. Compilata per il nostro caso, diventa questo.

L'Associazione Il Girasole APS, dal 1° al 13 dicembre 2025, ha posto in essere un'iniziativa denominata «Una sedia in più», cena di Natale solidale svolta il 13 dicembre 2025 presso il salone del centro civico di [luogo]. Sono stati raccolti fondi in danaro per un totale di 2.188,00 euro, ricevuti in contanti per 1.768,00 euro (436,00 dalla cassetta delle offerte e 1.332,00 dalle quote di partecipazione) e su conto corrente per 420,00 euro (bonifici di una persona giuridica per 300,00 euro e di due persone fisiche per 120,00 euro). Le quote di partecipazione sono state 74, di 18,00 euro ciascuna. Sono stati raccolti beni non monetari (dolci donati da un'attività commerciale) per un valore complessivo di 90,00 euro, desunto dal listino del donatore. I costi sostenuti sono così dettagliati: derrate alimentari 640,00 euro; pulizia 80,00; affitto del salone 150,00; noleggio di stoviglie 70,00; stampa di locandine e biglietti 65,00; rimborso carburante a volontari 38,50; assicurazione dell'evento 45,00. Nessun compenso è stato corrisposto. I fondi raccolti al netto delle spese, 1.189,50 euro (1.099,50 in denaro), saranno impiegati per l'attività di interesse generale di cui all'art. 5, comma 1, lettera d) del Codice (educazione, istruzione e formazione), nell'ambito del doposcuola gratuito dell'associazione.

La lettera dell'art. 5 va controllata sul vostro statuto: è quella dell'attività che la vostra associazione svolge davvero, non una a caso. E il campo sulle motivazioni dell'eventuale perdita, nell'esempio, resta vuoto perché il risultato è positivo: si compila solo se le spese superano le entrate.

Tre punti in cui il modello non vi risponde

Un esempio onesto deve dire dove le scelte fatte sopra sono letture, non regole.

Dove va la quota di partecipazione. Lo schema ha «liberalità monetarie» e «altri proventi», e non nomina la quota della cena. Noi l'abbiamo messa fra gli altri proventi, perché è una somma versata a fronte di un servizio, mentre le offerte libere sono liberalità. Altri enti la mettono fra le liberalità, quando la quota è presentata come offerta. Le linee guida chiedono di distinguere, nella relazione, il prezzo dei beni di modico valore venduti: se la distinzione è scritta, la scelta è difendibile in entrambi i casi.

Il bene donato e consumato nella serata. Il modello prevede il valore dei beni ricevuti fra le entrate ma non dice se lo stesso valore vada ritrovato fra le uscite quando il bene viene consumato. Nell'esempio non l'abbiamo fatto: perciò il risultato contabile supera il denaro in cassa, e per questo la relazione dà le due cifre. Se il vostro consulente preferisce un'altra impostazione, l'importante è che sia coerente e scritta.

Una cena è sempre una raccolta occasionale? L'art. 79, comma 4, lett. a) esclude dal reddito i fondi delle raccolte «effettuate occasionalmente, anche mediante offerte di beni di modico valore o di servizi ai sovventori, in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione». Una cena di Natale rientra con naturalezza; una cena ogni venerdì a prezzo di listino molto meno. Le linee guida stesse avvertono che sul profilo fiscale interverrà l'Amministrazione finanziaria. Sul caso di confine non basta un articolo: serve un professionista.

Dove si allega e quando

Il rendiconto non si invia a parte: si allega al bilancio, alla relazione di missione o al rendiconto per cassa, secondo il regime dell'ente, e viaggia con il deposito al RUNTS. Il termine di deposito oggi è mobile, 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (art. 48, comma 3, come modificato dalla L. 104/2024): il vecchio «30 giugno» fisso, e la soglia di 220.000 euro che compare ancora nelle linee guida del 2022, sono superati; oggi la soglia per il rendiconto per cassa è di 300.000 euro, riservato agli enti privi di personalità giuridica (art. 13, comma 2). Per l'adempimento nel suo insieme c'è l'articolo sul deposito del bilancio al RUNTS.

Una cena con musica ha un'altra pratica da fare prima, non dopo: se ne parla nell'articolo su musica e diritti connessi.

Cosa conservare durante la serata

Il rendiconto di una cena si scrive in mezz'ora se, mentre l'evento si svolge, tenete a parte quattro cose: un elenco delle quote (nome, importo, contanti o bonifico), il conteggio della cassetta con due persone che firmano, i giustificativi di ogni spesa intestati all'evento, e il documento di stima dei beni donati. Se i movimenti dell'evento finiscono mescolati alla cassa ordinaria, ricostruirli a fine anno è il lavoro più lungo: una prima nota tenuta con ordine li separa fin dal primo giorno, ed è la parte di contabilità in cui un gestionale vi fa risparmiare ore.

Se volete partire dallo schema vuoto, il file Excel con i totali già calcolati è sulla pagina modello di rendiconto della raccolta fondi, gratuito e senza registrazione. E per capire in che guida si colloca tutto questo, c'è la raccolta sulla contabilità e il rendiconto.