Il rendiconto della raccolta fondi occasionale: come si compila, voce per voce

Un rendiconto per ogni raccolta, non uno all'anno

È la prima cosa che va chiarita, perché è l'errore più diffuso e il più facile da evitare.

L'art. 87, comma 6 del Codice del Terzo settore chiede agli enti non commerciali che effettuano raccolte pubbliche di fondi di inserire nel bilancio «un rendiconto specifico», dal quale devono risultare, anche a mezzo di una relazione illustrativa, in modo chiaro e trasparente, «le entrate e le spese relative a ciascuna delle celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione» dell'art. 79, comma 4, lettera a).

Ciascuna. Se nell'anno avete fatto la cena sociale di primavera, il banchetto delle uova di Pasqua e la campagna di Natale, i rendiconti sono tre, non uno con la somma. Un totale unico non soddisfa la norma, perché rende impossibile proprio la verifica che la norma cerca: quanto è costata quella iniziativa e quanto ne è rimasto.

La stessa disposizione si applica anche a chi usa il regime forfetario dell'art. 86 — cioè a molte ODV e APS che pensano di esserne fuori proprio perché forfetarie. Non lo sono. E c'è una ragione pratica per prendere l'adempimento sul serio: i proventi delle raccolte occasionali non concorrono alla formazione del reddito dell'ente non commerciale, ma quel trattamento è legato al rispetto degli obblighi di rendicontazione. Il rendiconto non è un documento decorativo: è ciò che regge l'esenzione.

Il modello esiste, ed è ministeriale

Molte associazioni si costruiscono un prospetto in proprio. Non è necessario: l'Allegato 1 alle Linee guida per la raccolta fondi degli enti del Terzo settore — adottate con D.M. 9 giugno 2022, in Gazzetta Ufficiale n. 170 del 22 luglio 2022 — contiene lo schema di rendiconto e la traccia della relazione illustrativa. Usarlo ha un vantaggio concreto: in caso di controllo il documento è già nel formato che l'ufficio si aspetta.

L'intestazione chiede quattro dati, tutti obbligatori: denominazione dell'ente, codice fiscale, sede, e poi la descrizione della celebrazione, ricorrenza o campagna, l'eventuale nome dell'evento e la durata della raccolta, dal … al …. Quest'ultimo campo è quello che viene compilato peggio: «anno 2026» non è una durata. Servono le date effettive in cui avete raccolto.

Le voci del rendiconto, una per una

Lo schema ministeriale è a due blocchi e un risultato.

a) Proventi ed entrate della raccolta

Voce	Cosa ci va
Liberalità monetarie	Le offerte in denaro ricevute in occasione dell'iniziativa, in contanti, con bonifico o con altri strumenti
Valore di mercato delle liberalità non monetarie	I beni ricevuti in donazione, valorizzati (vedi sotto)
Altri proventi	Ciò che entra ed è riferibile alla raccolta ma non rientra nelle due voci precedenti

Sui beni ricevuti in donazione le linee guida sono precise: nel rendiconto va riportato il corrispondente valore in denaro, stimato secondo il D.M. 28 novembre 2019 sulle erogazioni liberali in natura e, in via ordinaria, secondo l'art. 9 del TUIR; lo stesso decreto ammette in alternativa una perizia giurata di stima o, per un bene strumentale, il residuo valore fiscale al momento del trasferimento. Se qualcuno vi regala cinquanta panettoni per il banchetto, quei panettoni entrano nel rendiconto con un valore: non spariscono perché non li avete pagati.

b) Oneri e uscite per la raccolta

Il modello elenca sette voci, e conviene rispettarle invece di accorparle:

• oneri per acquisto beni (i beni di modico valore che cedete, i materiali di consumo);
• oneri per acquisto servizi;
• oneri per noleggi, affitti o utilizzo attrezzature (lo stand, il gazebo, la sala, il suolo pubblico);
• oneri promozionali per la raccolta (stampa di volantini, passaggi radio, materiale pubblicitario);
• oneri per lavoro dipendente o autonomo;
• oneri per rimborsi ai volontari;
• altri oneri.

La regola per capire cosa ci va: entrano le spese riferibili a quella raccolta, non la gestione ordinaria dell'associazione. L'assicurazione annuale della sede non è un onere della cena sociale; la polizza stipulata per quella serata sì.

Il risultato, e cosa fare se è negativo

Il modello chiude con risultato della singola raccolta (a − b).

Qui c'è un punto che quasi nessuna guida riporta. Le linee guida chiedono che le spese dell'evento siano «congruamente inferiori ai fondi raccolti» e che i costi totali restino entro limiti ragionevoli, così che dedotti i costi resti una quota consistente per i progetti. Non è un limite numerico: è un criterio di ragionevolezza.

Se però l'iniziativa è andata male e le uscite superano le entrate, il documento non diventa inaccettabile. Le linee guida prevedono il caso e chiedono una cosa sola: che l'ente indichi nel rendiconto e nella relazione le motivazioni per cui i costi hanno superato i ricavi. L'Allegato 1 ha un campo apposito, da compilare solo in quell'ipotesi. Una sagra sotto la pioggia si racconta; una sagra sotto la pioggia senza spiegazione, no.

La relazione illustrativa: cosa ci va scritto davvero

La tabella da sola non basta. Le linee guida chiedono che ai rendiconti delle singole raccolte occasionali sia allegata una relazione illustrativa con una breve descrizione di ciascuna iniziativa, della modalità di svolgimento, del luogo, delle finalità perseguite e dei costi sostenuti.

Il punto che fa la differenza fra una relazione utile e una formula vuota è il dettaglio delle voci di costo. Le linee guida lo dicono con esempi:

• se avete comprato beni, indicate numero e tipologia dei beni;
• per le spese di allestimento, precisate se si tratta di noleggio stand, affitto locali, pagamento del suolo pubblico, affidamento a terzi;
• specificate se ci sono state spese di promozione (stampa di brochure, passaggi radiotelevisivi);
• indicate gli eventuali costi ulteriori.

Sul lato delle entrate, la relazione deve esplicitare le macrovoci: numero e prezzo dei beni di modico valore venduti, e la distinzione fra le elargizioni ricevute da persone fisiche e quelle ricevute da persone giuridiche — altre associazioni, società. È il dato che nessuno annota il giorno dell'evento e che nessuno riesce a ricostruire sei mesi dopo.

La traccia ministeriale chiede anche come sono arrivati i soldi (contanti, conto corrente, altro) e a quali attività di interesse generale andranno i fondi netti, usando la nomenclatura dell'art. 5 del Codice. Qui c'è un vincolo sostanziale: l'art. 7 lega la raccolta fondi al finanziamento delle attività di interesse generale, quindi i fondi raccolti non possono essere destinati alle attività diverse dell'art. 6.

Se raccogliete su un conto dedicato e annotate le vendite man mano — cosa che una prima nota tenuta con ordine rende quasi automatica — la relazione si scrive in mezz'ora. Altrimenti si scrive a memoria, che è esattamente ciò che il documento dovrebbe evitare.

Dove si allega, e la parte in cui le linee guida sono rimaste indietro

Il rendiconto della raccolta occasionale non si invia da solo a nessuno: viaggia con il bilancio.

Le linee guida distinguono in modo netto: per la raccolta abituale gli obblighi cambiano con la dimensione dell'ente (macrovoce C del rendiconto gestionale o per cassa, più la descrizione nella relazione di missione), mentre per la raccolta occasionale «non sussiste nessuna differenziazione di regime giuridico». A prescindere dalle dimensioni, i rendiconti delle singole raccolte occasionali si allegano al bilancio d'esercizio — in particolare alla relazione di missione — oppure al rendiconto per cassa per gli enti che ne hanno facoltà.

Fin qui il documento del 2022 regge. Su due punti, però, le linee guida riportano dati non più in vigore, ed è da lì che il dato vecchio si propaga a mezza internet.

Primo: la soglia. Le linee guida ragionano ancora su 220.000 euro come spartiacque fra rendiconto per cassa e bilancio d'esercizio. L'art. 13, comma 2, come riscritto dalla legge 104/2024, porta quella soglia a 300.000 euro e riserva il rendiconto per cassa agli enti privi di personalità giuridica: è una facoltà, non un'opzione aperta a chiunque stia sotto la cifra. Sulla raccolta occasionale l'effetto è nullo — l'obbligo non dipende dalla dimensione — ma se usate le linee guida per capire quale bilancio redigere, quel numero è superato.

Secondo: il termine di deposito. Le linee guida citano l'art. 48, comma 3 nella versione che fissava il 30 giugno. Quella formulazione è stata sostituita: il termine è oggi mobile, 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Per chi chiude il 31 dicembre le due date quasi coincidono, per chi ha un esercizio diverso no. Resta invece in vigore il comma 4: in caso di deposito mancato o incompleto l'ufficio del RUNTS diffida l'ente assegnando un termine non superiore a 180 giorni, decorsi inutilmente i quali l'ente è cancellato dal Registro.

E i «due eventi l'anno» e i 51.645,69 euro?

Questa è la domanda che arriva ogni volta, e la risposta onesta è che le fonti divergono.

Quei due limiti — non più di due raccolte l'anno, non oltre 51.645,69 euro — vengono dall'art. 25, comma 2 della legge 133/1999, una norma scritta per le pro loco e le associazioni sportive dilettantistiche in regime forfetario della legge 398/1991. Non compaiono né nell'art. 79, comma 4, lettera a) del Codice del Terzo settore, né nell'art. 7, che anzi riconosce agli ETS la facoltà di fare raccolta fondi «anche in forma organizzata e continuativa».

Una parte della prassi professionale continua però a proporli come limite prudenziale anche per gli ETS, per prevenire contestazioni sulla natura non commerciale dell'attività: è una posizione cautelativa difendibile, non un obbligo di legge.

Il criterio che il Codice usa davvero è l'occasionalità, e non è un conteggio: la raccolta è occasionale quando avviene «in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione». Se la vendita di gadget diventa continuativa, cambia natura — e a quel punto il problema non è più il rendiconto, è la qualificazione fiscale dell'attività. Su un caso di confine è una valutazione da fare con un professionista, non leggendo un articolo.

Un'ultima distinzione che evita mesi di confusione

Tre documenti diversi vengono chiamati tutti «rendiconto», e non sono la stessa cosa:

• il rendiconto della raccolta occasionale è quello di cui parla questo articolo: uno per iniziativa, art. 87 c. 6 CTS;
• il rendiconto per cassa è un modello di bilancio d'esercizio, art. 13 c. 2 CTS;
• il rendiconto del 5 per mille riguarda una somma specifica ricevuta dallo Stato, con regole e termini propri: ne abbiamo scritto in un articolo dedicato.

C'è poi un quarto termine che circola: i «quattro mesi dalla chiusura dell'esercizio». Non è inventato — è il termine dell'art. 20 del D.P.R. 600/1973, che impone agli enti non commerciali un rendiconto separato delle raccolte pubbliche, e le linee guida stesse lo richiamano come antecedente storico dell'obbligo. Ma per un ETS iscritto al RUNTS il riferimento operativo è oggi l'art. 87, comma 6, che àncora il rendiconto al bilancio e quindi al deposito dell'art. 48, comma 3. Chi vi cita i quattro mesi non sbaglia norma: cita quella di prima.

Se l'iniziativa da rendicontare è una festa o una sagra, il rendiconto è l'ultimo di una serie di passaggi: gli altri — permessi, somministrazione, tombole — sono nell'articolo su come organizzare una sagra o un evento. Se invece il problema è tenere separati gli incassi mentre l'evento è in corso, è un lavoro di contabilità che comincia molto prima del modulo.