Organizzare una sagra o un evento: adempimenti, cassa e rendicontazione

Perché una sagra concentra più adempimenti di quanti sembrino

La sagra di paese, la festa patronale organizzata insieme alla Pro Loco, la cena sociale con raccolta fondi per un progetto: sono fra le attività più frequenti di un'associazione e anche quelle in cui, in pochi giorni, si accavallano discipline diverse fra loro.

Conviene separarle subito, perché seguono logiche opposte. Tutto ciò che riguarda cibo, musica e occupazione di uno spazio pubblico dipende in larga misura dal vostro Comune, che ha margini regolamentari propri: qui non esiste una regola nazionale uniforme da riportare. Tutto ciò che riguarda invece i soldi raccolti durante l'evento è disciplinato in modo preciso dal Codice del Terzo settore, vale ovunque allo stesso modo, e nella pratica è il pezzo che viene dimenticato più spesso — o raccontato male.

Questo articolo tiene insieme le due parti, ma la seconda è quella su cui insiste, perché è l'unica in cui possiamo dirvi con precisione cosa chiede la norma.

Prima dell'evento: cosa si verifica in Comune

Quello che segue è un elenco di controllo, non una lista di regole valide identiche su tutto il territorio. Ogni voce va portata allo sportello SUAP del vostro Comune, possibilmente con settimane di anticipo.

• Somministrazione temporanea di alimenti e bevande. Serve una SCIA presentata al SUAP, insieme alla notifica sanitaria prevista dal Regolamento (CE) 852/2004 sull'igiene dei prodotti alimentari. La regola generale limita la somministrazione temporanea a pochi giorni consecutivi, ma per le manifestazioni organizzate da Pro Loco, organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale e altri enti del Terzo settore molti regolamenti comunali prevedono estensioni e semplificazioni. Quali siano, e a quali condizioni, si legge nel regolamento del vostro Comune: su questo punto l'attuazione pratica varia sensibilmente da territorio a territorio.
• Occupazione di suolo pubblico. Dal 2021 la vecchia TOSAP/COSAP è sostituita dal canone unico patrimoniale (legge 160/2019, art. 1, commi 816-847), che ogni Comune applica con un proprio regolamento. Riduzioni ed esenzioni per le associazioni sono frequenti, ma non sono automatiche: vanno chieste nei modi e nei tempi previsti localmente.
• SIAE. Se durante l'evento si diffonde musica, anche solo registrata, o si esibiscono musicisti, serve il permesso SIAE con il pagamento dei diritti d'autore. L'assenza di scopo di lucro dell'associazione non incide su questo obbligo.
• Sicurezza e pubblico spettacolo. Concerti, spettacoli e affluenze rilevanti possono far scattare ulteriori autorizzazioni legate alla sicurezza e verifiche sulla capienza degli spazi. Le soglie non sono standardizzate a livello nazionale: l'ufficio comunale competente va coinvolto per tempo, non la settimana prima.

La raccolta pubblica di fondi occasionale: la parte che riguarda davvero il Terzo settore

Se durante l'evento raccogliete offerte, vendete beni di modico valore (torte, oggetti, gadget) o incassate contributi legati esplicitamente a una ricorrenza o a una campagna, rientrate quasi sempre nella raccolta pubblica di fondi occasionale dell'art. 79, comma 4, lettera a) del Codice del Terzo settore: un'attività svolta in occasione di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione, anche attraverso la cessione di beni o servizi di modico valore.

È una categoria distinta dalla raccolta fondi svolta in modo abituale, e ha una conseguenza pratica molto concreta: i proventi raccolti così non concorrono alla formazione del reddito dell'ente non commerciale. Non è però un beneficio automatico — è condizionato al rispetto degli obblighi di rendicontazione descritti qui sotto. È questo il motivo per cui il rendiconto non è un adempimento formale da sbrigare: è ciò che tiene in piedi il trattamento fiscale dell'incasso.

Il rendiconto della raccolta: cosa ci va scritto

L'art. 87, comma 6 del Codice impone agli enti del Terzo settore non commerciali di redigere, per ogni singola raccolta, un rendiconto accompagnato da una relazione illustrativa. Non un totale annuale unico, non una riga confusa nella contabilità generale: un documento per ciascuna celebrazione, ricorrenza o campagna.

Nella relazione illustrativa vanno descritte l'iniziativa intrapresa, le modalità di svolgimento, il luogo, le finalità perseguite e i costi sostenuti — per esempio il numero e il costo unitario dei beni di modico valore acquistati, i rimborsi ai volontari, la cancelleria, il noleggio dello stand, le utenze, le assicurazioni.

Nel rendiconto vanno indicate separatamente:

• le entrate: le erogazioni in denaro ricevute, il numero e il prezzo dei beni ceduti, con la distinzione fra le somme ricevute da persone fisiche e quelle ricevute da persone giuridiche;
• le uscite riferite a quella specifica raccolta, e non alla gestione ordinaria dell'associazione.

Le linee guida del Ministero del Lavoro sulla raccolta fondi degli enti del Terzo settore riprendono e dettagliano questo contenuto: è il documento a cui conviene tornare quando si è in dubbio su cosa vada messo dentro e cosa no.

Quando va depositato: qui le fonti non dicono la stessa cosa

Su questo punto la rete è piena di indicazioni discordanti, e vale la pena essere espliciti.

Il testo originario dell'art. 48, comma 3 del Codice fissava un termine fisso: deposito al RUNTS entro il 30 giugno di ogni anno. La legge 104/2024 lo ha trasformato in un termine mobile: 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Per un'associazione il cui esercizio coincide con l'anno solare le due formule quasi coincidono — 180 giorni dal 31 dicembre cadono a fine giugno — ma per chi ha un esercizio diverso dall'anno solare il cambiamento è sostanziale, e le guide che ripetono «entro il 30 giugno» come regola universale non riportano più il testo vigente.

Va corretta anche la formula «entro quattro mesi», che circola in diverse guide online: non corrisponde ad alcun termine previsto dalla norma per questo adempimento.

I rendiconti delle raccolte occasionali svolte nell'anno si allegano al bilancio depositato: alla relazione di missione per gli enti che redigono il bilancio per competenza, al rendiconto per cassa per gli enti che ne hanno facoltà.

E qui c'è un secondo dato che va aggiornato. Molte fonti indicano ancora 220.000 euro come soglia per il rendiconto per cassa: quella soglia è superata. L'art. 13, comma 2 del Codice, come riscritto dalla legge 104/2024, la porta a 300.000 euro — ed è una facoltà riservata agli enti privi di personalità giuridica, non un obbligo e non una possibilità aperta a chiunque stia sotto quella cifra. Chi cerca di capire quale modello di bilancio gli spetta trova ancora, oggi, moltissimo materiale scritto prima di agosto 2024.

Tombola, lotteria, pesca di beneficenza: una disciplina tutta sua

Molte sagre aggiungono una tombola, una lotteria o una pesca di beneficenza. È il punto in cui si crea più confusione, perché non è la stessa cosa della raccolta pubblica di fondi: ha una disciplina propria, il D.P.R. 430/2001, che vieta in generale queste manifestazioni e le ammette come eccezione quando le promuovono enti senza fini di lucro con scopi assistenziali, culturali, ricreativi o sportivi — e a condizione che servano a far fronte a esigenze finanziarie dell'ente.

L'eccezione ha confini stretti, fissati dall'art. 13:

	Dove si vendono i biglietti	Limite economico
Lotteria	nel territorio della provincia	importo complessivo dei biglietti emessi non oltre 51.645,68 €
Tombola	nel comune dell'estrazione e nei comuni limitrofi	premi in palio complessivamente non oltre 12.911,42 €
Pesca o banco di beneficenza	nel comune in cui si svolge	ricavato non oltre 51.645,68 €

I premi possono consistere solo in beni mobili e servizi: sono esclusi denaro, titoli, valori bancari, carte di credito e metalli preziosi in verghe. È vietata la vendita di biglietti e cartelle tramite ruote della fortuna o sistemi analoghi.

L'adempimento è una comunicazione preventiva — non un'autorizzazione da attendere — che il legale rappresentante invia almeno 30 giorni prima al Prefetto competente e al Sindaco del Comune in cui avviene l'estrazione, allegando il regolamento della manifestazione (art. 14).

Attenzione a un dettaglio che viene spesso generalizzato male: la cauzione pari al valore complessivo dei premi, prestata a favore del Comune e con scadenza non inferiore a tre mesi dall'estrazione, il D.P.R. la richiede per le tombole, non per lotterie e pesche di beneficenza, che hanno adempimenti documentali diversi. Sempre per le tombole, entro 30 giorni dall'estrazione va presentata all'incaricato del Sindaco la documentazione che attesta la consegna dei premi ai vincitori: è quello il momento in cui la cauzione viene svincolata.

L'estrazione di lotterie e tombole è pubblica e avviene alla presenza di un incaricato del Sindaco, con verbale di cui una copia va al Prefetto. Chi organizza una tombola dando per scontato che basti il permesso generico per l'evento scopre tardi che questi passaggi hanno tempi e destinatari propri, incompatibili con un'organizzazione decisa all'ultima settimana.

Come tenere la cassa il giorno stesso

Il rendiconto si scrive mesi dopo, ma si vince o si perde il giorno dell'evento: più persone alla cassa, contante che passa di mano in fretta, ricevute che si accumulano in una scatola. Tre accorgimenti fanno la differenza fra un rendiconto credibile e una ricostruzione a memoria:

• separate fisicamente gli incassi. La raccolta fondi occasionale va tenuta distinta dagli altri incassi dell'evento — la somministrazione di alimenti, per esempio, ha una propria disciplina fiscale;
• annotate in tempo reale quantità e prezzo di ciò che vendete, anche su un foglio di carta: è l'unico modo per far tornare le entrate con le uscite dichiarate;
• raccogliete subito le pezze giustificative delle spese — noleggi, utenze, cancelleria, rimborsi ai volontari — invece di cercarle a giugno dell'anno dopo.

Un rendiconto scritto bene, con la relazione illustrativa completa, è anche la prima difesa dell'associazione in caso di controllo: dimostra che i fondi raccolti in occasione dell'evento sono stati destinati alle finalità dichiarate.

Dove questo articolo si ferma

Due avvertenze, per chiudere. La prima: somministrazione temporanea, suolo pubblico e sicurezza dipendono in larga parte dai regolamenti del vostro Comune. Qui ne abbiamo descritto la cornice nazionale, non le varianti locali — che restano da verificare al SUAP prima dell'evento, sempre.

La seconda: l'obbligo di rendiconto dell'art. 87, comma 6 riguarda le raccolte occasionali, collegate a una ricorrenza o a una campagna. Se la vostra associazione raccoglie fondi in modo abituale e continuativo, gli obblighi di rappresentazione in bilancio sono altri e questo articolo non li copre.