Associazioni di protezione civile: registri, mezzi e rimborsi da tenere in ordine

Perché un'associazione di protezione civile ha più carte delle altre

Un'associazione di volontariato «ordinaria» deve rispondere allo statuto, al Codice del Terzo settore e, se iscritta al RUNTS, agli obblighi di iscrizione. Un'associazione che opera anche in protezione civile aggiunge un secondo livello: è inserita in un elenco dedicato, viene attivata da un'autorità (Comune, Regione, Prefettura, Dipartimento), interviene con mezzi e attrezzature proprie o in comodato e, a fine intervento, chiede il rimborso di quello che ha speso.

Ognuno di questi passaggi lascia una traccia. Se la traccia manca, i problemi arrivano tutti insieme: un rimborso negato per un documento che non si trova, un volontario che non riesce a giustificare l'assenza dal lavoro, un mezzo che risulta fermo per la revisione scaduta proprio il giorno dell'allerta. Questo articolo mette in fila cosa dice il Codice della protezione civile (D.Lgs. 1/2018) e, per ciascun punto, cosa conviene avere scritto e a portata di mano.

Qui si riporta cosa prevede la norma, senza consulenza legale: moduli, tempi e documenti di dettaglio li stabilisce la vostra Regione.

Che cosa si intende per «volontariato organizzato di protezione civile»?

Il Codice dedica al tema il Capo V (artt. 31-42). In sintesi: il volontariato organizzato è una componente del Servizio nazionale della protezione civile, e vi rientrano le organizzazioni di volontariato disciplinate dal Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017), i gruppi comunali di protezione civile e le altre forme di volontariato organizzato previste dagli artt. 35 e 36.

Due conseguenze pratiche, spesso confuse:

• Essere un ETS non basta. L'iscrizione al RUNTS vi rende un ente del Terzo settore; per partecipare alle attività di protezione civile serve anche l'inserimento nell'elenco del volontariato di protezione civile.
• Essere in elenco non sostituisce il RUNTS. Sono due registri con scopi diversi, tenuti da soggetti diversi. Un'associazione può essere in entrambi, e la coerenza fra i dati (denominazione, sede, legale rappresentante) è la prima cosa da controllare quando qualcosa non torna.

L'elenco nazionale: centrale e territoriali

L'art. 34 istituisce l'Elenco nazionale del volontariato di protezione civile, gestito dal Dipartimento. Secondo la descrizione pubblicata dal Dipartimento stesso, si articola in un elenco centrale, per le organizzazioni a rilevanza nazionale, e in elenchi territoriali regionali e delle province autonome, dove si iscrive la grande maggioranza delle associazioni locali.

Cosa fare, in pratica:

1. Individuate a quale elenco appartenete e da quale ufficio della vostra Regione è gestito.
2. Tenete una copia dell'atto di iscrizione insieme alla documentazione dell'associazione, non solo nella pratica presentata.
3. Segnate le date di eventuale verifica o aggiornamento richieste dalla Regione: le scadenze e le modalità non sono uniformi e non vanno date per scontate.

Il registro dei volontari: la carta su cui poggia tutto il resto

Tutti i benefici e i rimborsi descritti sotto si fondano su una domanda che qualcuno, prima o poi, vi farà: quel volontario, in quel giorno, era davvero in servizio per l'associazione?

La risposta sta nel registro. Nel Codice del Terzo settore il registro dei volontari è tenuto dagli enti che si avvalgono di volontari non occasionali; per l'associazione che opera in protezione civile ha una funzione in più, perché è la base dell'attestazione di presenza e della copertura assicurativa. Come si tiene, cosa contiene e come si vidima lo trovate in Il registro dei volontari in formato digitale: è valido?.

Per l'attività di protezione civile conviene aggiungere ai dati ordinari, in modo che siano recuperabili:

• il ruolo o la specialità del volontario (logistica, radio, antincendio boschivo, colonna mobile);
• le abilitazioni utili per l'impiego (corsi frequentati, patenti, brevetti) con data;
• le presenze per singolo intervento o esercitazione, con la data e l'autorità che ha attivato l'associazione.

Sono richieste dalla legge? Per la protezione civile le regole di dettaglio sono spesso regionali; ma sono esattamente le informazioni che vi verranno chieste quando dovrete giustificare un rimborso.

I benefici per i volontari: quando l'assenza dal lavoro è tutelata

L'art. 39 è la norma che permette a un volontario di assentarsi dal lavoro per un intervento di protezione civile senza perdere il posto né il trattamento economico e previdenziale. Nella lettura del testo consultato, le regole sono in due tempi, a seconda dell'attività:

Tipo di attività	Limite continuativo	Limite annuo
Soccorso e assistenza (emergenze)	30 giorni	90 giorni
Emergenza di rilievo nazionale	fino a 60 giorni	fino a 180 giorni
Pianificazione, addestramento, formazione, diffusione della cultura di protezione civile	10 giorni	30 giorni

I benefici valgono per i volontari iscritti nell'elenco nazionale e per le attività autorizzate. Il datore di lavoro può chiedere il rimborso di quanto versato al dipendente volontario per il periodo di assenza (oppure, secondo le regole applicabili, ricorrere a un credito). Per i lavoratori autonomi il Codice prevede invece un rimborso giornaliero commisurato al reddito dell'anno precedente, dentro un tetto fissato dalla norma: l'importo aggiornato va verificato sul testo vigente dell'art. 39 e sulle indicazioni della vostra Regione, perché è un valore che in passato è stato rivalutato.

Cosa deve saper fare l'associazione: produrre al volontario un'attestazione che dica che ha partecipato, quando, per quale attività e su attivazione di chi. Per questo il registro e i verbali di attivazione contano.

Su un punto le letture non sono uniformi e conviene dirlo: cosa si intende esattamente per attività «autorizzata» nelle esercitazioni e nella formazione. La risposta dipende dall'autorità che le organizza e, in molti casi, dalla procedura regionale. Prima di un'esercitazione importante, verificate per iscritto che sia stata autorizzata e da chi.

Il rimborso delle spese: art. 40

L'art. 40 riguarda il rimborso delle spese sostenute per attività e interventi autorizzati. Come lo riportano i testi consultati:

• possono chiederlo le organizzazioni di volontariato iscritte negli elenchi (e i datori di lavoro dei volontari, per la parte dell'art. 39);
• la richiesta va rivolta all'autorità che ha attivato o autorizzato l'intervento, entro i limiti delle risorse disponibili;
• le spese devono essere documentate; è ammesso anche il rimborso parziale, se la documentazione è parziale;
• la domanda va presentata entro due anni dalla conclusione dell'attività, con una dichiarazione che attesti che le spese sono riferibili all'evento;
• le procedure di presentazione, istruttoria e pagamento sono definite da una direttiva attuativa.

Due dettagli pratici. Il primo: il termine di due anni sembra lungo, ma la documentazione di un intervento non si ricostruisce a distanza. Il secondo: se i volontari sono stati attivati non dalla Regione ma da un Comune o da un altro ente, la domanda va fatta a quell'ente, non a chi gestisce l'elenco. Sull'esempio della Regione Piemonte, la procedura prevede l'invio tramite PEC o raccomandata con il modello regionale: guardate il modello della vostra Regione, perché cambia.

Cosa si rimborsa, in concreto

Le voci tipiche sono il carburante e i pedaggi dei mezzi, il ripristino di attrezzature danneggiate durante l'intervento, i pasti e il vitto dei volontari in servizio, i materiali di consumo. L'elenco esatto e i limiti unitari li stabilisce la direttiva e, in parte, la Regione. Non date per scontato che una voce sia ammessa perché lo era in un rimborso precedente: controllate ogni volta.

Il rimborso all'associazione per le spese autorizzate è un discorso diverso dal rimborso spese al singolo volontario previsto dal Codice del Terzo settore: le regole (documentazione, autocertificazione, limiti) sono nell'art. 17 CTS e le trovate in Rimborsi spese ai volontari: cosa si può rimborsare e con quali limiti. Tenete i due flussi separati anche in contabilità.

Mezzi e attrezzature: la parte che si nota quando manca

In protezione civile i mezzi sono il cuore operativo, e sono la parte in cui un ritardo amministrativo si trasforma in un mezzo fermo. Tre cose pratiche.

Scadenze dei mezzi. Revisione, bollo e assicurazione hanno date diverse per ogni veicolo; uno scadenzario che avvisa in anticipo evita di scoprire il problema il giorno dell'attivazione. Lo schema è in Lo scadenzario degli automezzi di un'associazione.

Chi guida. Non tutte le patenti abilitano a tutti i mezzi, e alcuni veicoli speciali hanno requisiti propri. Chi può guidare cosa lo trovate in Chi può guidare il mezzo dell'associazione: il punto va documentato per ogni volontario autorizzato alla guida.

Attrezzature e dispositivi di protezione. Motoseghe, idrovore, gruppi elettrogeni, radio, DPI: ciascuno ha un proprietario, una data di acquisto, una manutenzione, un assegnatario. La tutela dei volontari sulla sicurezza passa dall'art. 3, comma 12-bis del D.Lgs. 81/2008, con le particolarità spiegate in Sicurezza dei volontari: attrezzature e DPI. Un inventario aggiornato evita che un rimborso per «ripristino» si scontri con l'impossibilità di provare che il bene era vostro. Un metodo leggero è in L'inventario delle attrezzature.

Un fascicolo per ogni intervento

Il modo più economico per non perdere un rimborso è aprire, a ogni attivazione, un fascicolo (cartaceo o digitale) che si chiude solo quando il rimborso è incassato. Dentro ci vanno:

1. L'atto di attivazione: chi vi ha chiamati, quando, per che cosa.
2. L'elenco dei volontari impiegati, con date e ore, ricavato dal registro.
3. I mezzi usati, con targa, chilometri e responsabile.
4. Le spese documentate: scontrini e fatture intestati all'associazione, con la causale collegata all'evento.
5. Le attestazioni di presenza rilasciate ai volontari-lavoratori, con copia.
6. La domanda di rimborso e la data di invio (PEC o raccomandata).
7. L'esito: importo riconosciuto, data e motivazione di eventuali tagli.

Tutte queste carte si raccolgono meglio sul momento che a distanza di mesi.

Gli errori che si ripetono

• Confondere elenco e RUNTS, presentando come prova dell'uno il documento dell'altro.
• Aspettare la fine per raccogliere le carte, e scoprire che le firme di presenza non ci sono.
• Mescolare in contabilità i rimborsi ricevuti dall'ente pubblico con le quote associative e le erogazioni liberali: sono entrate con natura diversa.
• Dare per valido il vecchio tetto per gli autonomi o per singole voci: sono importi che cambiano.
• Presentare la domanda all'ente sbagliato, quando l'attivazione non è venuta dalla Regione.
• Perdere traccia di chi ha guidato quale mezzo in un intervento lungo.

Come lo si può tenere in ordine

Non serve un software per fare queste cose: serve un metodo e qualcuno che lo mantenga. Chi tiene volontari, mezzi, attrezzature e scadenze in un unico gestionale ha il vantaggio di ritrovare i dati incrociati, per esempio l'elenco dei volontari di un intervento e i mezzi che hanno usato. Se volete vedere come questo si traduce per un'associazione di protezione civile, trovate la descrizione dei moduli nella pagina Gestionale per la protezione civile e il quadro generale in Funzionalità.

In breve

In un'associazione di protezione civile ci sono tre registrazioni da tenere allineate: i volontari (chi c'era), i mezzi (con cosa) e le spese (a che costo). Il Codice della protezione civile lega ai primi due i benefici dell'art. 39 e al terzo il rimborso dell'art. 40, entro due anni e con documentazione. Cosa cambia da Regione a Regione, per moduli e procedure, sta nel regolamento della vostra: controllatelo prima della prossima attivazione, non dopo.