Coprire un servizio 24 ore su 24: come si tengono i turni quando la postazione non può restare vuota

Perché una copertura continuata è un problema diverso

Un'associazione che fa quattro servizi al mese li scrive in un elenco, li guarda tutti
insieme e sta a posto. Chi ha una postazione da coprire sempre — un'ambulanza in
convenzione, una squadra di protezione civile in allerta, un presidio, una guardia — non
ha lo stesso problema in versione più grande: ne ha uno di natura diversa.

Tre turni al giorno per trenta giorni sono novanta righe. In un elenco ordinato per data
sono illeggibili, e scriverle a mano una per una è fuori discussione. Ma soprattutto
cambia la domanda quotidiana. Non è più «quali turni abbiamo questa settimana»: è
«quale casella è ancora vuota, e chi ci manca dentro».

In un elenco, il 12 settembre compare con i suoi tre turni e sembra a posto. In una
griglia — fasce in riga, giorni in colonna — è una colonna con tre caselle, e se una è
bianca la vedete senza cercarla. Il metodo generale per raccogliere disponibilità e
distribuire il carico l'abbiamo raccontato in
come organizzare i turni dei volontari;
qui parliamo del caso in cui la postazione non può restare scoperta.

Contate le caselle, non i turni

Il primo passo è smettere di ragionare per eventi e ragionare per fasce ricorrenti.
Una copertura continuata si descrive con pochissimi elementi:

• la postazione: il posto o il mezzo da coprire (l'ambulanza, la sede, il magazzino
  operativo). Se ne avete due, sono due griglie separate — due mezzi hanno buchi diversi
  nello stesso momento, e sommarli produce un numero che non vuol dire niente;
• le fasce orarie: le finestre ricorrenti della giornata. Per le 24 ore la
  suddivisione più usata è tre turni da otto (6-14, 14-22, 22-6), ma non è obbligatorio:
  due da dodici funzionano, e spesso il fine settimana ha fasce diverse dai feriali;
• i giorni in cui la fascia vale: tutti, oppure solo i feriali;
• quante persone servono in ciascuna fascia, distinte per figura.

Da questi quattro elementi il mese si genera da solo. Ed è qui che si vede la prima
convenienza: quando aggiungete una fascia o allungate il periodo, non riscrivete novanta
righe — cambiate la regola.

Non vi serve «qualcuno»: vi serve l'autista

Questo è il punto che distingue una copertura vera da un foglio di presenze, e vale la
pena dirlo in modo brutale: un'ambulanza con tre barellieri e nessun autista non parte,
esattamente come una senza nessuno.

Un conteggio a teste vi dice che quel turno è pieno, e ve ne accorgete quando il mezzo
deve uscire. Perciò il fabbisogno va scritto per figura: un autista e due soccorritori
di giorno, un autista e un soccorritore di notte, o quello che avete deciso voi. Le figure
dipendono dal vostro servizio — un gruppo di protezione civile avrà radio-operatori e
capisquadra dove una pubblica assistenza ha autisti e barellieri.

Ne segue come va letta la griglia: uno stato «incompleto» non basta, servono almeno tre
livelli — coperto, sotto organico con l'indicazione di cosa manca, scoperto —
perché «manca una persona» e «manca l'autista» sono due telefonate diverse.

Il turno che finisce il giorno dopo

Il turno di notte è il caso in cui quasi tutti i fogli di calcolo si rompono, e non è un
caso limite: su una copertura h24 è un turno su tre.

Se un turno lo descrivete con la data più l'ora di inizio e l'ora di fine, un 22:00-06:00
ha durata negativa. Non compare nella giornata in cui è in corso alle tre di notte. E, se
provate a controllare le sovrapposizioni confrontando le date, «notte del 12» e «mattina
del 13» sembrano due giornate diverse — mentre in realtà si scontrano alle 06:00, ed è
l'errore più costoso di tutti, perché mette la stessa persona su due turni consecutivi
senza che nessuno se ne accorga.

La soluzione è concettuale prima che tecnica: un turno ha un istante di inizio e uno di
fine, e la data di fine può essere il giorno dopo. Su un foglio di calcolo vuol dire due
colonne di data, non una; sul foglio in bacheca vuol dire scrivere «22:00-06:00 (+1)», che
sembra un dettaglio finché non capita il turno di Capodanno.

Il buco che non si vede: il turno che nessuno ha creato

C'è una differenza fra un turno vuoto e un turno che non esiste, ed è la trappola tipica
di chi passa da un elenco a una programmazione.

Un turno vuoto lo vedete: è lì, con nessuno dentro. Un turno che la vostra regola prevede
e che nessuno ha mai messo in calendario non lo vedete affatto: la fine del mese sembra
semplicemente più corta. È il buco più pericoloso dei due, perché non genera nessun
segnale.

L'unico modo di accorgersene è confrontare quello che c'è con quello che dovrebbe
esserci: se la regola dice tre fasce al giorno e dal 21 in poi non c'è niente, quelle sono
trenta caselle da creare, non un mese tranquillo. Se tenete i turni su un foglio, il
controllo lo fate voi, con il calendario davanti, una volta a settimana sempre lo stesso
giorno.

Chi può stare in turno, e cosa deve risultare

Qui si entra nella parte che non è organizzativa ma normativa, e conviene averla chiara
prima di riempire la griglia.

Il volontario non deve essere per forza socio. L'articolo 17 comma 2 del Codice del
Terzo settore definisce il volontario come chi «per sua libera scelta, svolge attività in
favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo
settore», e non richiede in nessun punto la qualità di socio. Nelle organizzazioni di
volontariato il volontario non socio è comune, e se il vostro modo di tenere i turni pesca
solo dall'elenco dei soci quelle persone in griglia non ci potete proprio mettere.

Chi presta attività non occasionale va iscritto nel registro dei volontari, come dice
il comma 1 dello stesso articolo. Non è un adempimento separato dai turni: è la loro base.
Chi va in turno con continuità è per definizione un volontario non occasionale, e deve
risultare da lì.

Il registro è anche il presupposto dell'assicurazione. L'articolo 18 impone la
copertura contro infortuni e malattie connessi all'attività e per la responsabilità civile
verso terzi; il D.M. 6 ottobre 2021 ammette le polizze collettive e numeriche e le àncora
alle risultanze del registro. In pratica: una data di iscrizione scritta in ritardo non è
un ritardo burocratico, è un turno coperto da nessuno.

Il volontario non può avere un rapporto di lavoro con lo stesso ente (art. 17 comma 5).
Se in associazione avete anche personale assunto, le due griglie non si mescolano: chi è
dipendente non compare fra i volontari in turno per quella stessa organizzazione.

Quante ore di fila può fare un volontario?

È la domanda che arriva sempre, e la risposta onesta è che il Codice del Terzo settore
non fissa un limite. Non essendoci un rapporto di lavoro, la disciplina dell'orario non
si applica al volontariato, e nessuna norma dice che dopo la notte non si può fare la
mattina.

Non vuol dire che sia una buona idea: vuol dire che la regola la scrivete voi, e che se
non la scrivete non esiste. Chi copre un servizio continuato di solito ne fissa due — un
numero massimo di ore consecutive e un riposo minimo fra due turni della stessa
persona — in un regolamento interno approvato dall'organo di amministrazione: così il
criterio è uguale per tutti ed è dimostrabile. Se il servizio è in convenzione, guardate
anche cosa prevede la convenzione: spesso i requisiti di equipaggio li fissa l'ente
pubblico, e sono più stringenti dei vostri.

Il carico: il rischio che si vede solo dopo sei mesi

C'è una domanda a cui nessuna griglia risponde da sola, e in un'associazione di
volontariato è quella che conta di più: non «chi manca domani», ma su chi state
scaricando tutto.

Chi copre il triplo degli altri per sei mesi a un certo punto smette, e quando smette non
lo annuncia: sparisce da un mese all'altro, e ve ne accorgete quando dovete ricoprire le
sue caselle. Contare ogni mese quanti turni e quante ore ha fatto ciascuno costa cinque
minuti. Non serve un algoritmo: serve un elenco ordinato dal più impegnato al meno
impegnato, guardato con regolarità.

Presenze e rimborsi: cosa resta agli atti

Le ore che contate devono essere quelle effettivamente svolte, non quelle
programmate: è una distinzione che sembra pedante finché non ci si appoggia un rimborso.

Sui rimborsi il perimetro è stretto e conviene conoscerlo: l'articolo 17 comma 3 ammette
soltanto le spese effettivamente sostenute e documentate, entro limiti e condizioni che
l'ente deve aver stabilito preventivamente, e vieta in ogni caso i rimborsi forfetari.
L'unica deroga è al comma 4: l'autocertificazione, entro 10,00 € giornalieri e 150,00 €
mensili, e solo se l'organo sociale competente ha deliberato prima su quali tipologie di
spesa e per quali attività è ammessa. Autocertificato non significa forfetario: la spesa
deve esserci comunque.

Il legame con i turni è diretto: un rimborso che si regge è un rimborso riconducibile a
un'attività documentata — quel volontario, quel giorno, quel servizio. Se chi lo chiede non
compare in nessun turno e in nessun registro, la posizione dell'ente è difficile da
difendere. Sui tempi di conservazione il riferimento è l'articolo 2220 del codice civile:
dieci anni.
Il tema è approfondito in rimborsi spese ai volontari.

Il foglio appeso in sede è ancora il documento che tutti guardano

Per quanto teniate bene la griglia, in moltissime associazioni il turno che conta davvero
è quello in bacheca: chi lo guarda è passato a prendere il mezzo e non ha un computer
davanti. Vale la pena curarlo, con due accortezze che si dimenticano sempre.

La prima: il colore non può essere l'unica informazione. Quel foglio viene
fotocopiato, e in bianco e nero il rosso e il verde diventano due grigi. Accanto al colore
ci vuole il numero (2 su 3) e cosa manca, scritto in lettere.

La seconda: un foglio con troppi giorni non si legge. Oltre le due settimane le colonne
diventano così strette che i nomi non ci stanno. Meglio due fogli.

E una terza, che non è grafica: scriveteci sopra che fa fede quello che risulta a
sistema, e che le correzioni fatte a penna vanno riportate. È il punto preciso in cui
quasi tutte le associazioni perdono il filo: la copia in bacheca vive di vita propria per
tre settimane, e nessuno se ne accorge finché non serve sapere davvero chi c'era.

Le sei decisioni da prendere prima di cominciare

1. Quante postazioni avete davvero, e se hanno griglie separate.
2. Quali fasce coprono la giornata, e quali valgono solo in alcuni giorni.
3. Quali figure servono e quante per fascia, distinguendo giorno e notte.
4. Ore massime consecutive e riposo minimo fra due turni della stessa persona.
5. Chi può entrare in griglia: la corrispondenza con il registro dei volontari e con
   la copertura assicurativa, verificata prima e non dopo.
6. Quali spese si rimborsano, entro quali limiti e con quale procedura, deliberati
   prima di erogare qualsiasi cosa.

Le prime tre riguardano l'organizzazione e le cambierete più volte. Le ultime tre
riguardano la posizione dell'associazione: conviene scriverle una volta bene, con il
vostro consulente, prima che serva dimostrarle.