Gestionale per una piccola associazione di volontariato: da cosa dipende, non da quanti soci siete

"Siamo in dodici, non ci serve un gestionale": è vero?

È la frase che si sente più spesso in una piccola ODV o APS, ed è quasi sempre detta in buona fede: se il consiglio direttivo si conosce a memoria e i soci si contano su due mani, un programma sembra uno sforzo sproporzionato. A volte è vero. Ma il numero di soci, da solo, non dice quasi niente su quello che l'associazione è davvero tenuta a fare.

Vale la pena separare due domande che vengono spesso confuse: "quanti siamo" e "cosa siamo obbligati a tenere in ordine". Sono indipendenti, e la seconda pesa molto di più della prima.

Cosa dipende dal numero di soci (poco) e cosa no (molto)

Dal numero di soci dipende in pratica una cosa sola: quanto tempo ci vuole per aggiornare un elenco a mano. Con dieci soci, un foglio di calcolo tenuto bene può bastare per anni.

Non dipende invece dal numero di soci:

• l'obbligo del registro dei volontari. L'articolo 17 del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017) impone agli enti che si avvalgono di volontari di iscrivere chi opera in modo non occasionale, con il contenuto minimo fissato dal decreto ministeriale del 6 ottobre 2021. La norma non pone nessuna soglia dimensionale: anche un'associazione con un solo volontario non occasionale ha lo stesso obbligo di una con cento. È forse l'equivoco più diffuso in assoluto: si pensa che gli adempimenti "seri" comincino sopra una certa dimensione, e per il registro dei volontari non è così.
• l'obbligo del rendiconto. L'articolo 13 del Codice impone a ogni ETS di redigere annualmente il rendiconto o il bilancio, secondo la modulistica del D.M. 5 marzo 2020. Anche qui la soglia che conta è l'ammontare delle entrate dell'esercizio, non il numero di soci: un'associazione con quindici soci ma con una raccolta fondi annuale importante ha obblighi di rendicontazione più severi di una con cento soci e un bilancio minimo.
• l'obbligo assicurativo dei volontari, previsto dall'articolo 18 del Codice e disciplinato nel dettaglio dallo stesso decreto del 6 ottobre 2021: riguarda ogni volontario, occasionale o meno, indipendentemente da quanti sono.

In altre parole: la dimensione dell'associazione decide quanto è faticoso fare le cose a mano, non se vanno fatte.

La soglia che conta davvero non è il numero di soci

Se il numero di soci non è la misura giusta, cosa lo è? Tre segnali contano molto di più, e sono indipendenti fra loro:

Avete volontari non occasionali, oltre ai soci? Molte piccole associazioni hanno pochissimi soci "di carta" ma un nucleo di persone che ogni settimana fanno qualcosa di concreto — un turno, una consegna, un servizio. Se è così, il registro dei volontari va tenuto, punto primo indipendentemente da tutto il resto.

Movimentate soldi oltre alla quota associativa? Una raccolta fondi, un contributo pubblico, il 5 per mille, un bando: ognuno di questi porta con sé un obbligo di rendicontazione specifico, spesso da tenere distinto dalla contabilità generale. Un'associazione piccola che vince un bando si trova da un giorno all'altro con un adempimento che prima non aveva, a prescindere dal numero di soci.

Più di una persona deve poter vedere o aggiornare i dati? Finché una sola persona tiene tutto — l'elenco soci, la cassa, il registro — un foglio condiviso può reggere. Nel momento in cui il tesoriere, il presidente e il responsabile dei volontari devono lavorare sugli stessi dati senza spedirsi file per email, la questione non è più "quanti siamo" ma "quante mani servono contemporaneamente".

Quando basta davvero un foglio Excel

Detto senza ambiguità, perché non è sempre necessario cambiare strumento: se la vostra associazione ha solo soci che pagano una quota, nessun volontario da iscrivere in un registro (nessuno che presta un'attività sistematica e continuativa), nessun mezzo, nessun magazzino e nessuna cassa evento separata, un foglio Excel ben tenuto — con le colonne giuste e aggiornato con regolarità — può bastare per molto tempo. È un caso più comune di quanto si pensi fra le piccole associazioni culturali o ricreative con un'attività di sola iscrizione annuale.

Il discorso cambia in fretta appena compare anche uno solo dei tre segnali del paragrafo precedente. Ed è frequente che compaia proprio nelle associazioni piccole: una ODV con dodici soci ma sei volontari attivi ogni settimana ha, sul fronte registro e assicurazione, esattamente gli stessi obblighi di un'associazione dieci volte più grande.

I tre momenti in cui una piccola associazione si accorge di aver bisogno di uno strumento

Nella pratica, il passaggio da "il foglio Excel basta" a "ci serve altro" arriva quasi sempre in uno di questi momenti:

1. Il primo volontario non occasionale che non è anche socio. Finché volontari e soci coincidevano, un solo elenco bastava per tutto. Quando smettono di coincidere, servono due registri distinti, aggiornati con logiche diverse (date di iscrizione al libro soci da un lato, date di inizio e cessazione dell'attività di volontariato dall'altro).
2. Il primo contributo, bando o raccolta fondi da rendicontare separatamente. È il momento in cui "un foglio con entrate e uscite" smette di bastare, perché qualcuno — l'ente erogatore, un revisore, gli stessi soci in assemblea — chiederà di vedere quella cifra isolata dal resto.
3. Il primo cambio di persona alla guida. Un presidente o un tesoriere che lascia porta via, quasi sempre, la conoscenza informale di "dove sta scritto cosa". È il momento in cui si scopre se le informazioni erano nella testa di una persona o in un sistema che chiunque altro può continuare a usare.

Nessuno di questi tre eventi dipende dal numero di soci: possono capitare a un'associazione di otto persone tanto quanto a una di ottanta.

Cosa cambia, in concreto, con un gestionale pensato per piccole associazioni

Per una piccola ODV o APS, il valore di un gestionale non sta nel gestire grandi numeri — che quasi mai ha — ma in tre cose puntuali: tenere il registro dei volontari con la struttura richiesta dalla norma senza doverla ricostruire a memoria ogni volta; separare in automatico un contributo o una raccolta fondi dal resto della cassa, invece di isolarlo a mano a fine anno; e permettere a due o tre persone di lavorare sugli stessi dati senza spedirsi file. È esattamente il motivo per cui SempliCo include il registro dei volontari e gli utenti multipli in ogni piano, compreso quello base, invece di riservarli a un livello superiore: per una piccola associazione, sono proprio le prime due cose che servono, non l'ultima.

In sintesi: le domande giuste da farsi

Prima di decidere se vi serve un gestionale, provate a rispondere a queste domande — non a "quanti soci siamo":

• Abbiamo volontari che operano in modo sistematico, anche se non sono molti?
• Riceviamo o gestiamo soldi diversi dalla semplice quota associativa (bandi, raccolte fondi, 5 per mille)?
• Più di una persona deve lavorare sugli stessi dati, oggi o nei prossimi mesi?
• Se chi tiene i conti oggi smettesse domani, chi altro saprebbe dove trovare tutto?

Se avete risposto sì anche a una sola di queste domande, la vostra associazione — a prescindere da quanti soci conta — ha già superato la soglia in cui un foglio Excel comincia a essere un rischio più che un risparmio.