La tessera socio dell'associazione: è obbligatoria, cosa scriverci e che valore ha

La tessera è obbligatoria? No, e non è lei a fare il socio

Molte associazioni vivono con la convinzione che «senza tessera non si è soci». Non è così, e la differenza conta il giorno in cui qualcuno contesta un voto in assemblea o un diritto di esame dei libri.

Il Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017) non parla mai di tessera. Parla di altre due cose. La prima è l'ammissione: all'articolo 23, comma 1, stabilisce che, se l'atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente, l'ammissione di un nuovo associato è fatta con deliberazione dell'organo di amministrazione su domanda dell'interessato, e che la deliberazione è comunicata all'interessato ed annotata nel libro degli associati. La seconda è il libro degli associati o aderenti, che l'articolo 15, comma 1, lettera a) include fra i libri sociali obbligatori degli enti del Terzo settore.

Messa in fila, la sequenza che fa un socio è questa: domanda, delibera, comunicazione, annotazione nel libro. La tessera non compare. È un oggetto che l'associazione sceglie di produrre, utile e diffuso, ma privo di valore costitutivo: se manca la delibera o manca l'annotazione, una tessera stampata non rende nessuno socio; se la tessera non è mai stata consegnata, ma la persona è stata ammessa e annotata, è socia.

Se volete ripassare i singoli passaggi, li trovate in come si tiene il libro soci e in cosa chiedere e cosa non serve nella domanda di ammissione.

A cosa serve, allora, una tessera?

Serve a tre cose pratiche, nessuna delle quali è un obbligo di legge.

• Riconoscere il socio all'ingresso di una sede, di un evento riservato o di un'iniziativa in cui il vostro statuto riserva l'accesso ai soci.
• Dare al socio una prova leggera della sua appartenenza, utile quando deve mostrarla a un terzo (un ente convenzionato, un altro soggetto con cui l'associazione ha un accordo).
• Dare ordine alla segreteria: il numero di tessera, se coincide con il numero progressivo del libro soci, è il modo più semplice per ritrovare una persona nel libro senza cercarla per cognome.

Quello che la tessera non può fare è sostituire il libro. Se un controllo, un socio o un consigliere chiedono di verificare chi è socio e da quando, la risposta sta nel libro degli associati, non in una pila di tessere o in un elenco di chi ha ritirato il cartoncino.

Cosa conta davvero: la data di annotazione, non quella della tessera

C'è un punto in cui la tessera può creare un danno vero, e riguarda il voto. L'articolo 24, comma 1, del Codice dice che nell'assemblea delle associazioni del Terzo settore hanno diritto di voto tutti coloro che sono iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo che l'atto costitutivo o lo statuto non dispongano diversamente.

Il conteggio parte quindi dall'iscrizione nel libro, non dal giorno in cui è stata stampata o consegnata la tessera. Capita, ad esempio, che la tessera sia datata alla serata di tesseramento e che la delibera del direttivo arrivi due settimane dopo: per il diritto di voto vale la data dell'annotazione, ed è quella che va riportata con cura. Per questo conviene che sulla tessera non compaia nulla che dica una data diversa da quella del libro, oppure che la data indicata sia proprio quella di ammissione.

Se il vostro statuto prevede un termine diverso dai tre mesi, vale lo statuto. Ne parliamo anche in categorie di soci e diritti di voto.

Cosa scriverci sopra

Non esiste un contenuto minimo fissato dalla legge. La regola utile è la stessa che vale per la domanda di ammissione: mettete solo quello che vi serve a riconoscere la persona e a collegarla al libro. Una tessera ben fatta contiene di solito:

1. la denominazione completa dell'associazione, con l'indicazione di ODV, APS o ETS secondo la vostra qualifica (per le ODV e per le APS la denominazione deve contenere l'acronimo, come prevedono gli articoli 32, comma 3, e 35, comma 5, del Codice);
2. il nome e cognome del socio;
3. il numero progressivo, coerente con il libro degli associati;
4. la data di ammissione, o l'anno di riferimento se la tessera si rinnova;
5. la firma o il timbro del presidente o di chi lo statuto indica.

Tutto il resto è facoltativo e va pesato. Il codice fiscale, l'indirizzo, il telefono e soprattutto la fotografia non servono a riconoscere un socio all'ingresso di una serata, e ogni dato in più è un dato che può essere perso, fotografato o letto da chi non dovrebbe.

Privacy: quali dati sulla tessera sono troppi

Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), all'articolo 5, paragrafo 1, lettera c), chiede che i dati trattati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità. Applicato a una tessera, significa che ciò che stampate deve avere una ragione: se il badge serve all'ingresso, bastano nome e numero; se serve una prova di identità, il socio mostra un documento, non lo copiate sul cartoncino.

Un'attenzione in più per le tessere digitali: un codice a barre o un QR code che rimanda a un archivio completo dei soci non è un dettaglio grafico. Prima di adottarlo chiedetevi chi può leggere cosa, con quale dispositivo e per quanto tempo il collegamento resta valido. Il tema non si esaurisce in queste righe: per le scelte di dettaglio sul trattamento dei dati degli associati, il riferimento è chi segue la privacy dell'ente.

La tessera «annuale»: quando scade, il socio resta socio?

È la domanda che arriva più spesso, ed è qui che le interpretazioni divergono più che altrove.

Il fatto è questo. Moltissime associazioni emettono una tessera con l'anno stampato («2026») e chiedono la quota ogni anno. Sul piano pratico è normale. Sul piano giuridico bisogna tenere separate due cose: la validità del cartoncino e la durata della qualità di socio.

Per gli enti non commerciali che accedono alle agevolazioni dell'articolo 148 del TUIR, il comma 8, lettera c), richiede nello statuto una disciplina uniforme del rapporto associativo che escluda espressamente la temporaneità della partecipazione alla vita associativa. In pratica, il legislatore fiscale non vuole associazioni in cui si è soci «per una sera» o «per una stagione» come formula per aggirare le regole. Una tessera che «scade» a fine anno non fa di per sé un socio temporaneo, purché lo statuto tratti la qualità di socio come un rapporto senza scadenza, con rinnovo annuale della quota e possibilità di recesso o esclusione secondo le regole.

Quello che né il Codice del Terzo settore né l'articolo 148 dicono è cosa succede a chi non rinnova. Se dopo il 31 dicembre il socio smette di esserlo automaticamente, se decade dopo una diffida, se resta socio ma perde il voto finché non paga: sono tutte soluzioni che si incontrano nella pratica, e la legge non sceglie per voi. La scelta sta nello statuto. Sul punto non c'è una lettura unanime, ed è per questo che vi consigliamo di non lasciare la decisione a un'abitudine di segreteria: scrivetela nello statuto o nel regolamento, e fate in modo che tessera e libro dicano la stessa cosa. Per chi invece vuole uscire, la procedura è un'altra e la trovate in recesso del socio e dimissioni.

Un'avvertenza sullo stesso articolo 148: Normattiva indica il testo del comma 8 letto per questo pezzo come vigente fino al 31 dicembre 2026, quindi è prevedibile una versione successiva. Se il vostro statuto richiama quel comma, riverificate la formulazione prima di una modifica statutaria.

Tessera, ricevuta e quota: tre cose diverse

La tessera non è la ricevuta della quota. La ricevuta è un documento contabile: ha un numero progressivo, un importo, una data e un causale, e finisce nella prima nota. La tessera è un segno di appartenenza e non prova che la quota sia stata versata, a meno che non lo scriviate voi. Un errore comune è emettere un solo foglio che fa da entrambe le cose, con il risultato che la numerazione dell'una rovina quella dell'altra. Come numerare le ricevute è spiegato in ricevuta della quota associativa: numerazione ed errori; su cosa conta come quota e cosa no, in come si decide la quota associativa.

Anche il prezzo della tessera merita una riga. Se la tessera ha un costo, quella somma è in genere la quota (o una parte di essa), non un acquisto di merce: è un'impostazione da riportare nello statuto o nel regolamento. Per le associazioni di promozione sociale ricordate poi che l'articolo 35, comma 2, esclude dalle APS le associazioni che dispongono limitazioni con riferimento alle condizioni economiche in relazione all'ammissione degli associati: una tessera dal costo simbolico non pone il problema, un importo di ingresso pensato per selezionare chi può entrare è un altro discorso e va valutato con attenzione.

Tessera dell'associazione o tessera dell'ente nazionale?

Se la vostra associazione aderisce a un ente nazionale o a una rete, può capitare che il socio riceva due tessere: una locale e una dell'ente di riferimento. Sono due rapporti diversi. Quella locale prova l'appartenenza alla vostra associazione e quindi il vostro libro soci; quella nazionale discende da accordi fra voi e l'ente, e le sue regole sono nel suo statuto e nelle sue circolari. Non è la legge a decidere chi deve consegnare cosa: è bene che sia scritto, e che il socio sappia sempre quale delle due gli dà diritto al voto nella vostra assemblea. Per le reti si veda anche reti associative e federazioni: cosa cambia.

Una procedura semplice, in cinque passi

1. Domanda scritta dell'interessato, con i soli dati necessari.
2. Delibera dell'organo di amministrazione (o dell'organo che lo statuto indica) e comunicazione all'interessato.
3. Annotazione nel libro degli associati, con data e numero progressivo.
4. Tessera con il numero del libro e la data di ammissione, consegnata al socio.
5. Rinnovo: ogni anno, alla scadenza stabilita dallo statuto, si registra il versamento della quota nel libro o nella contabilità, e si aggiorna la tessera o il bollino secondo il vostro regolamento.

Chi tiene i soci su un gestionale ha il vantaggio che numero, data di ammissione e stato della quota stanno nello stesso posto e non si disallineano; le funzioni sono in /funzionalita. Per i modelli pronti di domanda e di registro, la raccolta è in /modelli.

In sintesi

La tessera è facoltativa, utile e senza valore costitutivo: socio si diventa con domanda, delibera e annotazione nel libro. Per il voto conta la data di iscrizione nel libro (articolo 24, comma 1), non quella della tessera. Sulla tessera mettete il minimo che serve. E la scadenza annuale va scritta nello statuto: perché il rapporto associativo non sia temporaneo, ma anche perché la legge non vi dice cosa succede a chi non rinnova.