Il registro di carico e scarico dei materiali: quando serve davvero e come si tiene

Di cosa parliamo quando diciamo "carico e scarico"

Un registro di carico e scarico è, in sostanza, un elenco cronologico di ciò che entra e ciò che esce da un deposito: data, descrizione del bene, quantità, provenienza o destinazione. Si distingue da un inventario — di cui abbiamo parlato nell'articolo dedicato alle attrezzature dell'associazione — perché l'inventario fotografa una situazione (cosa possiedi, oggi), mentre il registro di carico e scarico segue un flusso: materiale di consumo, beni destinati a essere distribuiti o venduti, merci che restano in magazzino solo per un tempo limitato.

La domanda che arriva più spesso in redazione è semplice: "siamo obbligati a tenerlo?". La risposta onesta, per la grandissima maggioranza delle associazioni di volontariato, è no — non esiste nell'ordinamento italiano un obbligo generale di tenuta di un registro di carico e scarico per un ente non commerciale di piccole dimensioni. Esistono però almeno tre situazioni concrete in cui l'obbligo (o qualcosa di molto simile) esiste davvero, ed è bene conoscerle prima di scoprirle per caso.

Primo caso: le donazioni in natura da ridistribuire

È la situazione più frequente per chi fa raccolta e distribuzione di alimenti, farmaci, vestiario o prodotti per l'igiene: banchi alimentari, guardaroba solidali, distribuzioni di farmaci scaduti di poco ma ancora utilizzabili. Qui la norma di riferimento è la legge 19 agosto 2016, n. 166 (conosciuta come "legge Gadda"), che ha semplificato le cessioni gratuite di alimenti, farmaci e altri prodotti a fini di solidarietà sociale.

L'art. 16 della legge prevede che, per ogni cessione, venga emesso un documento di trasporto (o un titolo equivalente) numerato progressivamente, con data, dati identificativi di chi cede il bene, di chi lo riceve e dell'eventuale trasportatore, oltre a qualità, quantità o peso dei beni ceduti. Chi cede i beni — tipicamente l'azienda donatrice, non l'associazione beneficiaria — deve inoltre trasmettere per via telematica all'Amministrazione finanziaria e alla Guardia di Finanza una comunicazione riepilogativa mensile delle cessioni effettuate.

Un punto va chiarito perché genera confusione: l'obbligo di comunicazione mensile è del donatore, non dell'associazione che riceve. Quello che riguarda direttamente chi riceve è più semplice ma non meno importante: conservare i documenti di trasporto ricevuti, e se possibile riportarli in un registro interno che li riepiloghi cronologicamente. Non è imposto dalla legge un formato particolare per questo registro interno, ma è la base con cui, se richiesto, l'associazione dimostra cosa ha ricevuto, da chi e cosa ne ha fatto — utile anche per il proprio bilancio sociale o per rendere conto ai donatori.

Secondo caso: l'attività commerciale con un magazzino importante

Se l'associazione svolge, oltre alle attività istituzionali, anche un'attività commerciale con vendita di beni — un bar, gadget, prodotti di merchandising per l'autofinanziamento — entra in gioco una norma fiscale specifica: l'art. 14, comma 1, lettera d) del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, che impone alle imprese in contabilità ordinaria di tenere "scritture ausiliarie di magazzino […] dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali".

Ma l'obbligo non scatta per chiunque venda qualcosa: l'art. 1, comma 1, del D.P.R. 9 dicembre 1996, n. 695 fissa due soglie che devono essere superate entrambe, e per due esercizi consecutivi: ricavi superiori a 5.164.568,99 euro e rimanenze finali superiori a 1.032.913,80 euro. Solo a partire dal secondo periodo d'imposta successivo al secondo superamento consecutivo l'obbligo diventa effettivo — e cessa, allo stesso modo, dopo due esercizi consecutivi sotto soglia.

Per la stragrande maggioranza delle associazioni, anche quelle con un'attività commerciale vivace, queste cifre sono semplicemente fuori portata: il bar della sagra o la vendita di gadget non arriva a superarle nemmeno lontanamente. Vale la pena conoscerle più per escludersi con certezza dall'obbligo che per applicarle. La norma prevede anche una soglia di esclusione parziale: si possono escludere dalla rilevazione i beni o le categorie il cui costo complessivo, nell'anno precedente, non supera il 20% del totale degli acquisti registrati per tutti i beni soggetti a magazzino.

Terzo caso: un bando o un contributo pubblico che lo richiede

Qui non si tratta di una norma di legge generale, ma di una clausola che compare spesso nei regolamenti di bandi, contributi comunali, regionali o di fondazioni: quando un ente finanzia l'acquisto di materiali — attrezzature per un progetto, beni da distribuire, dotazioni per un servizio — il regolamento del bando può richiedere che l'associazione tracci in modo puntuale entrate e uscite di quei beni specifici, spesso con un registro dedicato al singolo progetto, distinto dalla contabilità generale.

Questo è l'unico dei tre casi in cui non esiste una regola valida in generale: va sempre verificato il regolamento del singolo bando o atto di concessione, perché le clausole cambiano molto da ente a ente. Chi gestisce progetti finanziati fa bene ad abituarsi a tenere, per ciascun progetto, un mini-registro di carico e scarico dei beni acquistati con quei fondi: è la prima cosa che un revisore o un funzionario incaricato dei controlli chiede in caso di verifica a consuntivo.

La differenza con il registro dei beni durevoli

Vale la pena ripeterlo perché è la fonte di confusione più comune: i beni durevoli — attrezzature, arredi, strumentazione che l'associazione possiede e usa nel tempo — vanno nell'inventario dei beni ammortizzabili, disciplinato dall'art. 2214, comma 2, del codice civile (per la parte generale delle scritture contabili "richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa") e, per gli enti del Terzo settore, dall'art. 13 del Codice del Terzo settore. Ne abbiamo parlato nell'articolo sull'inventario delle attrezzature, a cui rinviamo per non ripetere qui la stessa materia.

Il registro di carico e scarico, invece, riguarda i beni che si muovono: materiali di consumo, merci destinate alla vendita o alla distribuzione, prodotti che restano in magazzino solo per il tempo necessario a essere impiegati o cedute. Sono due strumenti diversi, per due esigenze diverse, e in un'associazione che fa entrambe le cose — possiede attrezzature e distribuisce materiali — è normale, e anzi consigliabile, tenerli separati.

Come tenerlo, in pratica, se decidi di farlo comunque

Anche fuori dai tre casi in cui la tenuta è imposta o fortemente raccomandata, un registro semplice ha un valore pratico che va oltre l'obbligo: riduce le contestazioni tra volontari su "chi ha preso cosa", rende più semplice il rendiconto in assemblea e protegge l'associazione se un domani si dovesse discutere di un ammanco o di uno smarrimento.

Per la maggior parte delle piccole associazioni basta un foglio di calcolo condiviso, con queste colonne minime: data, descrizione del materiale, quantità, provenienza (acquisto, donazione, progetto) o destinazione (distribuzione, vendita, utilizzo interno), responsabile del movimento. Non serve un software dedicato, e non serve nemmeno rincorrere una precisione contabile che la legge, per la generalità dei casi, non richiede: serve costanza nell'annotare i movimenti quando avvengono, non a fine mese a memoria.

Dove le fonti non sono nette

Un punto resta aperto: la legge Gadda non specifica in modo esplicito quale documentazione interna debba conservare l'ente beneficiario oltre al documento di trasporto ricevuto — la norma si concentra sugli obblighi del donatore. La prassi diffusa tra le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di donazioni alimentari (banchi alimentari, reti Caritas) è di tenere comunque un registro interno riepilogativo, ma si tratta di una buona pratica consolidata, non di un obbligo scritto in modo puntuale per il beneficiario. Chi gestisce volumi importanti di donazioni in natura farebbe bene a chiedere un parere al proprio commercialista prima di affidarsi solo al buon senso.