Per quanto tempo si conservano i documenti di un'associazione: ricevute, fatture, rendiconti e libri

C'è una sola regola per tutti i documenti? No

Quando un'associazione si chiede «per quanto tempo dobbiamo tenere queste carte», di solito riceve una risposta secca: dieci anni. È una risposta prudente e quasi sempre sicura, ma non è scritta in un unico articolo valido per ogni documento. Dietro il «dieci anni» ci sono norme diverse, che si applicano a documenti diversi, e un punto in cui la legge semplicemente non dice nulla.

Conviene tenerle separate, perché cambia cosa rischiate se un documento manca: la perdita di un'agevolazione fiscale, un recupero di contributi, oppure solo una difficoltà a dimostrare qualcosa in caso di contestazione interna.

Le scritture contabili e i documenti fiscali: l'articolo 87 e l'articolo 22

Per gli enti del Terzo settore non commerciali che non applicano il regime forfettario, la disposizione di riferimento è l'articolo 87 del Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017), intitolato alla tenuta e conservazione delle scritture contabili. Il comma 1, lettera a), chiede di tenere scritture cronologiche e sistematiche dell'attività complessiva, con un bilancio che distingua le attività di interesse generale da quelle secondarie, e di conservarle per almeno il periodo previsto dall'articolo 22 del D.P.R. 600/1973.

L'articolo 22 del D.P.R. 600/1973 fissa il criterio in questo modo: le scritture contabili vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al periodo d'imposta corrispondente, anche oltre il termine che il codice civile indica in via ordinaria. Lo stesso vale per gli originali di lettere, fatture ricevute e per le copie di quelle emesse.

Il comma 6 dell'articolo 87 aggiunge un dettaglio che molte associazioni ignorano: il rendiconto specifico di una raccolta pubblica di fondi (quello della festa, della campagna, della ricorrenza) va inserito nel bilancio e conservato con lo stesso criterio dell'articolo 22. Vale anche per chi è in regime forfettario. Ne parliamo nel pezzo sul rendiconto della raccolta fondi occasionale.

Tre cose da notare:

• l'articolo 87 parla di conservazione «per almeno» quel periodo: il minimo lo dà la norma fiscale, ma niente vi vieta di tenere più a lungo;
• il mancato rispetto degli obblighi dell'articolo 87 comporta, secondo il testo, la decadenza dai benefici fiscali previsti per gli enti non commerciali;
• l'articolo 87 non si applica come tale a ODV e APS in regime forfettario (articolo 86), che sono esonerate dalla tenuta delle scritture ma, secondo la lettura di Informazione Fiscale, devono comunque conservare i documenti ricevuti ed emessi. Questo punto l'abbiamo letto solo su una fonte di commento, non sul testo dell'articolo 86: se rientrate in quel regime, fatevelo confermare dal vostro commercialista.

E il codice civile? Dieci anni, ma per chi?

L'articolo 2220 del codice civile stabilisce che le scritture contabili vanno conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, insieme alle copie di quelli spediti. Consente anche di conservare scritture e documenti come registrazioni su supporti di immagini, purché corrispondano agli originali e siano sempre leggibili.

La norma, però, è collocata fra quelle sulle imprese commerciali. Per un'associazione non commerciale il suo richiamo diretto è meno immediato: l'articolo 87 rinvia al D.P.R. 600/1973, non all'articolo 2220. Nella pratica le due strade portano allo stesso punto, perché il termine del codice civile è la base su cui si costruisce il criterio fiscale, e il riferimento ai dieci anni è quello adottato da quasi tutti i commentatori. Ma se qualcuno vi dice che «lo dice l'articolo 2220 per le associazioni», sta semplificando: per voi la strada passa dal Codice del Terzo settore e dall'articolo 22.

Quando i dieci anni diventano più lunghi

Il criterio dell'articolo 22 è «fino a definizione degli accertamenti», quindi non coincide per forza con una data fissa. In presenza di un accertamento in corso, di un contenzioso o di un periodo d'imposta ancora aperto, i documenti di quell'anno non si buttano, anche se è passato un decennio. La regola pratica è semplice: non eliminate nulla di un anno su cui ci sia una pendenza, e in caso di dubbio chiedete conferma prima di distruggere.

Il 5 per mille: qui il termine è scritto

Per il rendiconto del 5 per mille la norma è esplicita. L'articolo 16 del D.P.C.M. 23 luglio 2020 prevede che gli enti che hanno ricevuto meno di 20.000 euro, pur non dovendo inviare il rendiconto, lo redigano e lo conservino per dieci anni. Le Linee guida del Ministero del Lavoro del 2022 precisano il decorso: dieci anni dalla data di redazione del rendiconto, con giustificativi di spesa da esibire in originale in caso di verifica. Trovate il quadro completo nell'articolo sul rendiconto del 5 per mille.

È uno dei pochi casi in cui il termine non va ricavato per via interpretativa. E non coincide con l'articolo 2220: qui i dieci anni partono dalla redazione del rendiconto, non dall'ultima registrazione contabile.

I libri sociali: la legge tace

Qui il punto è scomodo e conviene dirlo senza giri. L'articolo 15 del Codice del Terzo settore impone di tenere i libri sociali (associati, assemblee, organi di amministrazione e controllo), ma, per quello che abbiamo potuto verificare, non indica per quanto tempo vadano conservati. Ne abbiamo parlato in libri sociali obbligatori per un ETS.

Sono documenti diversi dalle scritture contabili: non servono a dimostrare un'imposta, servono a dimostrare chi era socio, chi ha votato, chi era in carica, cosa è stato deliberato. La loro utilità non scade dopo dieci anni; scade quando l'associazione si estingue, e a volte nemmeno allora (si pensi a una controversia sulla devoluzione del patrimonio). La raccomandazione che ne deriva è di prassi, non di legge: conservateli per tutta la vita dell'ente, e passateli al consiglio successivo come si passa un patrimonio.

Lo stesso ragionamento vale per atto costitutivo, statuto e relative modifiche, e per i verbali.

Ricevute delle quote, fatture e rimborsi: cosa tenere

Per i documenti di tutti i giorni, la regola più semplice è mettere insieme ciò che ha rilievo fiscale o di rendicontazione e trattarlo con il criterio dei dieci anni:

Documento	Come regolarsi	Base
Fatture, ricevute e scontrini di spesa	Almeno dieci anni, di più se c'è un accertamento aperto	Art. 87 CTS, art. 22 D.P.R. 600/1973
Ricevute rilasciate per quote e donazioni (copia)	Stesso criterio delle scritture contabili	Prassi, per coerenza con l'art. 22
Moduli di rimborso spese ai volontari e allegati	Con i giustificativi di spesa: dieci anni	Prassi prudente, vedi sotto
Rendiconto di una raccolta fondi occasionale	Con il criterio dell'art. 22	Art. 87, comma 6 CTS
Rendiconto del 5 per mille e giustificativi	Dieci anni dalla redazione	D.P.C.M. 23/7/2020, Linee guida 2022
Libri sociali, statuto, verbali	Per tutta la vita dell'ente	Nessun termine di legge: prassi

Per la numerazione e la forma delle ricevute rimandiamo a la ricevuta della quota associativa, e per la tenuta quotidiana delle entrate e uscite a la prima nota. Sui moduli di rimborso la legge non indica un termine proprio: la scelta di conservarli come giustificativi di spese è nostra raccomandazione, motivata dal fatto che sono la prova dei costi sostenuti.

Carta o digitale?

L'articolo 2220 consente la conservazione su supporti di immagini, purché le copie corrispondano agli originali e restino leggibili. Quindi scansionare è ammesso, a condizioni precise: la copia deve essere fedele e consultabile nel tempo. Alcune situazioni però non si risolvono con la scansione: dove una norma prevede l'esibizione dell'originale (come per i giustificativi del 5 per mille, secondo le Linee guida) conviene tenere anche la carta.

Il problema più concreto del digitale non è giuridico, è pratico: cartelle senza criterio, file con nomi come «scansione12.pdf», supporti che si guastano. Un archivio per anno, con una cartella per tipo di documento e una copia su un secondo supporto, risolve la gran parte dei casi. Un gestionale come SempliCo può tenere insieme registrazioni e documenti allegati per anno (la sezione contabilità), ma la responsabilità della conservazione resta dell'associazione.

Prima di buttare qualcosa

1. Controllate l'anno: sono passati almeno dieci anni dall'ultima registrazione o, per il 5 per mille, dalla redazione del rendiconto?
2. Verificate che per quell'anno non ci siano accertamenti, richieste o contenziosi aperti.
3. Separate i documenti con un termine dai libri e dagli atti che vanno conservati per tutta la vita dell'ente.
4. Se avete dubbi sul regime fiscale in cui siete (forfettario o ordinario), chiedete conferma al vostro commercialista prima di eliminare.
5. Annotate in un elenco ciò che avete eliminato e quando: se in futuro vi viene chiesto un documento, saprete spiegare che non c'è più perché era scaduto il termine.

Le regole qui sopra sono quelle che abbiamo potuto leggere nelle fonti indicate. I testi degli articoli 87 del Codice e 22 del D.P.R. 600/1973 sono stati consultati su una raccolta online e vanno riverificati sul testo ufficiale in vigore prima di fare affidamento su un singolo comma. La valutazione sul vostro caso concreto resta del vostro commercialista.